L'inscription au registre du commerce en Suisse expliquée : quand vous en avez besoin, comment elle fonctionne et quels documents sont nécessaires

Quiconque crée une entreprise en Suisse finit tôt ou tard par tomber sur le registre du commerce. Pour certains, l'inscription n'est qu'une étape administrative. Pour d'autres, c'est le moment où l'entreprise naît juridiquement.

Justement pour les fondatrices et fondateurs, il est donc important de savoir quand l'inscription au registre du commerce est obligatoire, comment fonctionne l'inscription et quels documents doivent être préparés. Car des signatures manquantes, des statuts incomplets ou un domicile juridique mal prouvé peuvent retarder rapidement l'inscription.

Qu'est-ce que le registre du commerce ?

Le registre du commerce est un registre public des faits juridiquement pertinents concernant les entreprises et autres entités juridiques. Il indique par exemple comment une entreprise s'appelle, où elle a son siège, quel but elle poursuit et qui peut la représenter valablement. Juridiquement, le registre du commerce a pour objectif l'enregistrement et la publication de tels faits. Il sert à la sécurité du droit et à la protection des tiers (Art. 927 Abs. 1 OR).

Cela paraît aride, mais c'est en pratique très important. Quiconque conclut des contrats avec votre entreprise doit pouvoir vérifier si cette entreprise existe et qui peut signer pour elle. Le Tribunal fédéral décrit donc le registre du commerce comme un instrument qui crée de la transparence dans les relations économiques et rend publics des faits juridiquement pertinents (BGer 4A_64/2024 E. 3.3.7).

Quand une inscription au registre du commerce est-elle nécessaire ?

Le fait de devoir ou non vous faire inscrire au registre du commerce dépend avant tout de la forme juridique.

Dans le cas d'une entreprise individuelle, un seuil de chiffre d'affaires s'applique. Si une personne physique exerce une activité commerciale et a réalisé au cours du dernier exercice un chiffre d'affaires d'au moins CHF 100'000, elle doit faire inscrire son entreprise individuelle au registre du commerce au lieu de l'établissement. Sont exemptées les professions libérales et les agriculteurs, pour autant qu'ils n'exercent pas une activité exercée selon les usages commerciaux (Art. 931 Abs. 1 OR). Quiconque reste en dessous de ce seuil peut demander une inscription facultative (Art. 931 Abs. 3 OR).

Dans le cas d'une société en nom collectif, l'inscription est obligatoire. Les associés doivent faire inscrire la société au registre du commerce (Art. 552 Abs. 2 OR). Il en va de même pour la société en commandite (Art. 594 Abs. 3 OR).

Dans le cas d'une SA ou d'une Sàrl, l'inscription au registre du commerce est encore plus importante. La SA acquiert la personnalité juridique uniquement par son inscription au registre du commerce (Art. 643 Abs. 1 OR). Pour la Sàrl, il en va de même : elle n'existe en tant que personne morale distincte qu'à compter de son inscription au registre du commerce (Art. 779 Abs. 1 OR).

En bref : une entreprise individuelle en croissance doit au plus tard, à partir du seuil de chiffre d'affaires, y prêter attention. Une Sàrl ou une SA n'existe pas encore juridiquement en tant que société propre sans inscription.

Pourquoi l'inscription au registre du commerce est plus qu'une simple formalité administrative

Une inscription au registre du commerce crée la confiance. Lorsqu'elle est inscrite, une entreprise paraît plus tangible dans les relations commerciales. Les banques, partenaires contractuels, autorités et clientes peuvent vérifier des informations importantes.

S'y ajoute un effet juridique souvent sous-estimé. Lorsqu'un fait a été inscrit au registre du commerce, personne ne peut en principe prétendre ne pas l'avoir connu (Art. 936b Abs. 1 OR). Inversement, un fait soumis à inscription qui n'a pas été inscrit ne peut en principe être opposé à des tiers que s'il est prouvé qu'ils en avaient connaissance (Art. 936b Abs. 2 OR).

Pour les fondatrices et fondateurs, cela signifie : l'inscription au registre n'est pas simplement une vitrine. Elle influence ce à quoi des tiers peuvent se fier et ce que votre entreprise communique valablement vers l'extérieur.

Comment fonctionne l'inscription au registre du commerce ?

L'inscription repose en principe sur une réquisition. Les faits à inscrire doivent être prouvés (Art. 929 Abs. 2 OR). L'ordonnance sur le registre du commerce règle à cet égard la procédure, la réquisition, les pièces justificatives, les échanges électroniques et la consultation (Art. 1 HRegV).

La réquisition doit identifier clairement l'entité juridique et indiquer les faits à inscrire ou renvoyer aux pièces justificatives correspondantes (Art. 16 Abs. 1 HRegV). Elle peut être déposée sur papier ou par voie électronique (Art. 16 Abs. 2 HRegV). En pratique, la réquisition se fait auprès de l'office du registre du commerce du canton où l'entreprise a son siège ou son établissement.

Dans des situations simples, comme pour l'entreprise individuelle, la réquisition peut souvent être préparée directement. Pour une SA et une Sàrl, un acte constitutif notarié est également nécessaire. L'inscription au registre du commerce n'intervient donc pour ces sociétés qu'après la constitution authentique.

Signatures et légalisations : l'obstacle fréquent

Lors des réquisitions au registre du commerce, il ne s'agit pas seulement de remplir un formulaire. La réquisition doit être signée correctement. Si elle est déposée sur papier, elle doit être soit signée à l'office du registre du commerce, soit déposée avec des signatures légalisées (Art. 18 Abs. 2 HRegV). Quiconque signe directement à l'office doit prouver son identité au moyen d'une pièce d'identité valable (Art. 18 Abs. 3 HRegV).

Pour les réquisitions électroniques, une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié est nécessaire (Art. 18 Abs. 4 HRegV).

Lorsqu'une personne autorisée à signer est inscrite, elle doit en outre déposer sa signature manuscrite auprès de l'office du registre du commerce. Cela peut se faire directement à l'office, au moyen d'un document papier légalisé ou, sous certaines conditions, par voie électronique (Art. 21 Abs. 1 HRegV).

Pour les fondatrices et fondateurs, c'est un point pratique : si les signatures ne sont pas légalisées correctement ou ne sont pas déposées correctement, la réquisition reste souvent en suspens.

Quels documents faut-il pour une entreprise individuelle ?

Pour l'entreprise individuelle, la charge documentaire est relativement limitée. Juridiquement, la réquisition doit identifier clairement l'entité juridique et indiquer les faits à inscrire ou renvoyer aux pièces justificatives (Art. 16 Abs. 1 HRegV). Les signatures doivent satisfaire aux exigences formelles (Art. 18 HRegV). Lorsqu'une personne autorisée à signer est inscrite, sa signature doit être déposée (Art. 21 HRegV).

En pratique, il vous faut généralement un formulaire de réquisition, une preuve d'identité et un spécimen de signature dûment légalisé. Le canton de Zurich mentionne par exemple, pour la première inscription d'une entreprise individuelle, la réquisition, une preuve d'identité et un spécimen de signature comme documents requis.

Quels documents faut-il pour une Sàrl ?

Pour la Sàrl, la constitution est plus formelle. Avec la réquisition d'inscription de la constitution, il faut notamment remettre l'acte authentique relatif à l'acte constitutif et les statuts (Art. 71 Abs. 1 lit. a HRegV, Art. 71 Abs. 1 lit. b HRegV). Si des gérantes ou gérants ont été nommés, il faut, selon la configuration, une preuve qu'ils ont accepté leur nomination (Art. 71 Abs. 1 lit. c HRegV).

S'il existe un organe de révision prévu par la loi, la preuve de l'acceptation de sa nomination doit être produite (Art. 71 Abs. 1 lit. d HRegV). En cas d'apports en espèces, une attestation bancaire peut être nécessaire, indiquant auprès de quelle banque les apports ont été déposés, pour autant que cette banque ne soit pas déjà mentionnée dans l'acte authentique (Art. 71 Abs. 1 lit. g HRegV).

Le domicile juridique est également important. Si la société a son domicile chez une titulaire ou un titulaire de domicile, il faut une déclaration indiquant qu'un domicile juridique est accordé à la société au lieu de son siège (Art. 71 Abs. 1 lit. h HRegV).

En cas d'apports en nature, de compensations ou d'avantages particuliers, des exigences supplémentaires s'appliquent (Art. 71 Abs. 3 HRegV). La constitution devient alors nettement plus complexe et doit être préparée avec soin.

Quels documents faut-il pour une SA ?

Pour la SA, les documents sont similaires, mais adaptés à la structure du droit des sociétés anonymes. Avec la réquisition d'inscription de la constitution, l'acte authentique relatif à l'acte constitutif et les statuts doivent être remis (Art. 43 Abs. 1 lit. a HRegV, Art. 43 Abs. 1 lit. b HRegV). En outre, il faut une preuve que les membres du conseil d'administration ont accepté leur élection (Art. 43 Abs. 1 lit. c HRegV).

S'il existe un organe de révision prévu par la loi, l'acceptation de son élection doit également être prouvée (Art. 43 Abs. 1 lit. d HRegV). Il faut aussi le procès-verbal du conseil d'administration sur sa constitution, la présidence et les pouvoirs de signature (Art. 43 Abs. 1 lit. e HRegV).

En cas d'apports en espèces, une attestation bancaire peut être exigée, pour autant que la banque ne soit pas déjà mentionnée dans l'acte authentique (Art. 43 Abs. 1 lit. f HRegV). En cas de domicile auprès d'un titulaire de domicile, une déclaration de domicile correspondante doit être produite (Art. 43 Abs. 1 lit. g HRegV).

Pour la SA aussi, des obligations documentaires supplémentaires s'appliquent en cas d'apports en nature, de compensations ou d'avantages particuliers (Art. 43 Abs. 3 HRegV).

Qu'est-ce qui figure ensuite au registre du commerce ?

L'inscription au registre du commerce contient, selon la forme juridique, des informations différentes.

Pour une SA, sont notamment inscrits la raison de commerce, le numéro d'identification des entreprises, le siège, le domicile juridique, la forme juridique, la date des statuts, le but, le capital-actions, les membres du conseil d'administration, les personnes habilitées à représenter, l'organe de révision ou la mention de la dispense de révision et l'organe de publication (Art. 45 Abs. 1 HRegV).

Pour une Sàrl, sont notamment inscrits la raison de commerce, le numéro d'identification des entreprises, le siège, le domicile juridique, la forme juridique, la date des statuts, le but, le capital social, les associées et associés, les gérantes et gérants, les personnes habilitées à représenter, l'organe de révision ou la mention de la dispense de révision et l'organe de publication (Art. 73 Abs. 1 HRegV).

Ces indications ne sont ensuite plus simplement internes. Elles deviennent publiques et pertinentes dans les relations économiques.

Quand l'inscription est-elle publique ?

Les inscriptions sont publiées électroniquement dans la Feuille officielle suisse du commerce (Art. 35 Abs. 1 HRegV). C'est le moment où l'inscription devient particulièrement visible pour les relations juridiques.

Justement pour la SA et la Sàrl, cette étape est décisive, car la société n'existe en tant que personne morale distincte qu'à compter de son inscription au registre du commerce (Art. 643 Abs. 1 OR, Art. 779 Abs. 1 OR).

Que se passe-t-il après l'inscription au registre du commerce ?

Après l'inscription, la constitution n'est pas encore administrativement terminée. Selon la situation, d'autres étapes suivent, comme le compte bancaire, la comptabilité, les assurances sociales, la vérification de la TVA, les assurances, les contrats de travail et les registres internes.

Il est aussi important de tenir une comptabilité. L'obligation complète de tenir une comptabilité et d'établir des comptes s'applique notamment aux personnes morales ainsi qu'aux entreprises individuelles et aux sociétés de personnes réalisant au moins CHF 500'000 de chiffre d'affaires au cours du dernier exercice (Art. 957 Abs. 1 OR). Les petites entreprises individuelles et sociétés de personnes doivent au moins tenir une comptabilité des recettes, des dépenses et de la situation patrimoniale (Art. 957 Abs. 2 OR).

Autrement dit : l'inscription au registre du commerce et les obligations comptables sont liées, mais ne sont pas identiques. Surtout pour l'entreprise individuelle, il vaut la peine de garder un œil sur les deux seuils.

Résumé

L'inscription au registre du commerce est une étape centrale pour les fondatrices et fondateurs. Pour l'entreprise individuelle, elle devient en principe obligatoire à partir de CHF 100'000 de chiffre d'affaires (Art. 931 Abs. 1 OR). Les sociétés en nom collectif et les sociétés en commandite doivent être inscrites (Art. 552 Abs. 2 OR, Art. 594 Abs. 3 OR). Les SA et les Sàrl naissent en tant que personnes morales distinctes seulement avec l'inscription (Art. 643 Abs. 1 OR, Art. 779 Abs. 1 OR).

Le processus suit un schéma clair : préparer les documents, légaliser correctement les signatures ou signer électroniquement, déposer la réquisition, attendre l'examen par l'office du registre du commerce et la publication dans la FOSC. Les documents nécessaires dépendent fortement de la forme juridique. Les entreprises individuelles nécessitent généralement peu de documents. En revanche, les Sàrl et les SA ont besoin d'un acte authentique, des statuts, de preuves relatives aux organes, au capital, à l'organe de révision, aux pouvoirs de signature et au domicile juridique.

Bien préparer les choses fait gagner du temps. En cas d'incertitude, il est conseillé de faire vérifier les documents avant le dépôt, en particulier pour une Sàrl, une SA, des apports en nature, plusieurs fondatrices et fondateurs ou une adresse de domicile.