Établir des contrats : de quoi une startup a-t-elle réellement besoin ?
Une startup n'a pas besoin d'accumuler un maximum de documents, mais d'avoir les bons documents au bon moment. L'essentiel est de savoir si vous êtes en train de créer l'entreprise, si vous collaborez avec des cofondateurs, si vous embauchez vos premiers collaborateurs, si vous acquérez des clients, si vous mandatez des développeurs externes ou si vous traitez des données personnelles.
Pour presque toutes les startups, cinq groupes de documents figurent sur la liste préliminaire. Premièrement, il faut les documents de fondation tels que les statuts, l'acte constitutif et les justificatifs du registre du commerce. Deuxièmement, il faut des règles claires entre les fondatrices et fondateurs. Troisièmement, il convient d'avoir des contrats de vente ou des CGV. Quatrièmement, il faut des contrats de travail ou des contrats de freelance. Cinquièmement, des documents relatifs à la protection des données sont nécessaires, en particulier une déclaration de confidentialité en Suisse si des données personnelles sont traitées.
Le principe est simple : les contrats pour startups ne doivent pas servir à produire de la paperasse, mais à réduire les risques. Ils définissent à qui appartient quoi, qui doit fournir quoi, comment l'argent circule, comment les données sont traitées et ce qui se passe si quelqu'un quitte l'aventure.
Quels documents font partie du dossier de fondation ?
Pour une SA ou une Sàrl, les documents de fondation sont prescrits par la loi. Ils constituent le point de départ juridique de l'entreprise et ne sont pas une simple formalité pour le registre du commerce.
Dans le cas d'une SA, la société est constituée par un acte authentique. Dans cet acte, les fondatrices et fondateurs déclarent fonder une société anonyme, en adoptent les statuts, désignent les organes et souscrivent les actions (art. 629 CO). Les statuts doivent notamment mentionner la raison sociale, le siège, le but, le capital-actions, le nombre, la valeur nominale et la nature des actions, ainsi que la forme de communication aux actionnaires (art. 626, al. 1, CO).
Pour une Sàrl, la procédure est similaire. Elle est également constituée par acte authentique. Les fondateurs déclarent créer la société, définissent les statuts, désignent les organes et souscrivent les parts sociales (art. 777 CO). Les statuts doivent contenir la raison sociale, le siège, le but, le capital social, le nombre et la valeur nominale des parts sociales, ainsi que la forme des communications (art. 776 CO).
Pour l'inscription au registre du commerce, d'autres justificatifs s'ajoutent selon la forme juridique. Pour la SA, l'ordonnance sur le registre du commerce exige notamment l'acte authentique, les statuts, les déclarations d'acceptation des personnes élues, le cas échéant des documents relatifs à l'organe de révision et l'attestation du dépôt des apports en espèces (art. 43 ORC). Des exigences comparables s'appliquent à la Sàrl (art. 71 ORC).
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Pourquoi l'inscription au registre du commerce ne suffit-elle pas entre fondateurs ?
L'inscription au registre du commerce atteste de l'existence de la société. Elle ne règle toutefois pas tout ce qui deviendra important par la suite entre les fondatrices et fondateurs.
C'est précisément au début d'une startup que surgissent les questions typiques. Qui travaille combien d'heures ? Que se passe-t-il si un founder s'en va après six mois ? Les parts sociales peuvent-elles être vendues librement ? Prévoit-on un mécanisme de vesting ? Qui décide d'un tour de financement ? Comment résoudre les conflits ?
Ces questions n'ont généralement pas vocation à figurer intégralement dans les statuts, mais plutôt dans une convention d'actionnaires pour la SA ou dans une convention d'associés pour la Sàrl. De tels contrats sont particulièrement importants lorsque plusieurs fondateurs sont impliqués ou si des investisseurs doivent entrer au capital prochainement. Sans règles claires, un cofondateur passif peut conserver durablement ses parts alors qu'il ne contribue pratiquement plus au projet. Pour une jeune entreprise, cela peut poser de réels problèmes en cas de financement, de vente ou de gestion d'équipe.
Quand une startup a-t-elle besoin de CGV ou de contrats de vente ?
Vous aurez besoin de CGV ou de contrats clients au plus tard lorsque vous proposerez vos prestations de manière répétée à vos clients, et non plus de façon ponctuelle et individuelle. C'est particulièrement vrai pour les produits SaaS, les boutiques en ligne, les prestations de conseil, les plateformes numériques et les services récurrents.
Juridiquement, un contrat prend naissance par la manifestation de volonté réciproque et concordante des parties (art. 1 CO). Les CGV ne sont donc utiles que si elles sont réellement intégrées au contrat. Il ne suffit pas de cacher un fichier quelque part sur le site web. Les clients doivent pouvoir prendre connaissance des CGV avant ou au moment de la conclusion du contrat.
De bonnes CGV règlent les prestations, les prix, les délais de paiement, la durée, la résiliation, les droits d'utilisation, la responsabilité, le support, la disponibilité et le for juridique. Elles ne doivent toutefois pas être abusives. Vis-à-vis des consommateurs, l'utilisation de CGV peut être déloyale si elles créent, de manière contraire aux règles de la bonne foi, un déséquilibre notable et injustifié entre les droits et les obligations (art. 8 LCD).
En clair : les CGV ne sont pas un bouclier contre tout. Elles sont un outil pour régir de manière claire, compréhensible et évolutive des relations contractuelles récurrentes.
Que faut-il spécifier pour les collaborateurs et les freelances ?
Dès qu'une personne travaille régulièrement pour votre startup, vous devez clairement distinguer s'il s'agit d'un salarié ou d'un intervenant externe. Le contrat de travail individuel existe dès lors qu'une personne s'engage à travailler au service d'un employeur pour une durée déterminée ou indéterminée et que l'employeur s'engage à lui payer un salaire (art. 319, al. 1, CO).
Les contrats de travail doivent définir la fonction, le taux d'activité, le salaire, le lieu de travail, les vacances, les frais professionnels, l'obligation de discrétion, les activités accessoires, les délais de congé et les droits sur les résultats du travail. Il est particulièrement important de noter que les dispositions de protection du droit du travail ne peuvent pas être modifiées à volonté. Il n'est pas possible de déroger à certaines prescriptions, ou du moins pas au détriment du travailleur (art. 361 CO, art. 362 CO).
Pour les contrats de freelance, d'autres aspects passent au premier plan. Il s'agit avant tout du volume de prestations, de la réception, de la rémunération, des délais, de la confidentialité, de la responsabilité et des droits d'utilisation. Précisément avec des développeurs, des designers, des agences de marketing ou des chefs de produit, il est décisif que les droits sur les résultats de leur travail soient clairement transférés.
Pour les salariés, les inventions et les designs qu'ils créent dans l'exercice de leur activité professionnelle et conformément à leurs obligations contractuelles appartiennent en principe à l'employeur (art. 332, al. 1, CO). Pour les programmes d'ordinateur créés dans le cadre de rapports de travail, l'employeur est seul autorisé à exercer les droits exclusifs d'usage si le programme a été conçu dans l'exercice d'activités de service et en exécution d'obligations contractuelles (art. 17 LDA). Avec des prestataires externes, vous ne pouvez pas vous baser sur ces règles par défaut et devez régler expressément le transfert de droits.
Pourquoi la déclaration de confidentialité est-elle si importante en Suisse ?
La déclaration de confidentialité en Suisse est, pour de nombreuses startups, l'un des premiers documents juridiques visibles par le public. Elle explique quelles données personnelles vous collectez, pourquoi vous les traitez, à qui vous les transmettez et quels sont les droits des personnes concernées.
La loi sur la protection des données exige que le responsable informe de manière appropriée la personne concernée par la collecte de données personnelles (art. 19, al. 1, LPD). Doivent au minimum être communiqués l'identité et les coordonnées du responsable, le but du traitement ainsi que, le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires (art. 19, al. 2, LPD). Si des données sont communiquées à l'étranger, il faut également mentionner l'État ou l'organisme international concerné ainsi que, le cas échéant, les garanties prévues (art. 19, al. 4, LPD).
La déclaration de confidentialité en Suisse doit correspondre à la réalité du traitement des données. Le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence souligne que les déclarations de protection des données doivent être compréhensibles et indiquer quelles données personnelles sont traitées, à quelles fins, et si ces données sont transmises à des tiers. Des formulations génériques sans rapport avec la réalité n'apportent pas grand-chose. La déclaration de protection des données doit en outre être facilement accessible depuis chaque page d'un site web, comme l'explique le PFPDT sur sa page dédiée aux déclarations de protection des données sur Internet.
C'est d'autant plus pertinent pour les startups que d'authentiques outils mêmes très simples peuvent déjà traiter des données personnelles : formulaires de contact, newsletters, outils d'analyse, systèmes CRM, prestataires de paiement, hébergement, formulaires de candidature ou outils d'assistance.
De quels autres documents de protection des données une startup a-t-elle besoin ?
La déclaration de confidentialité en Suisse n'est que la partie visible de l'iceberg. En coulisses, d'autres documents relatifs à la protection des données sont souvent requis.
Lorsqu'une startup fait appel à des prestataires qui traitent des données pour son compte, un accord sur le traitement des données sous contrat (sous-traitance) est requis. Le traitement par un sous-traitant est autorisé si les données sont traitées uniquement de la manière dont la startup elle-même serait en droit de le faire, et qu'aucune obligation légale ou contractuelle de garder le secret ne s'y oppose (art. 9, al. 1, LPD). La startup doit en outre s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données (art. 9, al. 2, LPD). Les sous-traitants ultérieurs ne peuvent être recrutés qu'avec l'approbation préalable de l'entreprise (art. 9, al. 3, LPD).
Des mesures techniques et organisationnelles sont également requises. Le responsable et le sous-traitant doivent garantir une sécurité des données adaptée au risque (art. 8, al. 1, LPD). Les données personnelles doivent par ailleurs être traitées de manière licite, conformément aux règles de la bonne foi, de façon proportionnée et pour des finalités déterminées (art. 6, al. 1, LPD, art. 6, al. 2, LPD, art. 6, al. 3, LPD).
La tenue d'un registre des activités de traitement peut aussi s'avérer requise. En principe, les responsables de traitement et les sous-traitants tiennent un tel registre (art. 12, al. 1, LPD). Les entreprises de moins de 250 collaborateurs en sont toutefois dispensées, sauf si elles traitent des données personnelles particulièrement sensibles à grande échelle ou si elles effectuent un profilage à haut risque (art. 24 OPDo).
Dans quel ordre devez-vous rédiger ces documents ?
En premier lieu viennent les documents de fondation. Sans statuts, acte constitutif et inscription au registre du commerce, une SA ou une Sàrl ne disposent pas d'une assise juridique d'entreprise solide.
Tout de suite après, les fondatrices et fondateurs doivent définir leurs relations internes. Le bon moment pour le faire n'est pas lors du premier désaccord, mais dans la phase où tout le monde est encore animé d'un optimisme commun. Suivent ensuite les contrats clients ou les CGV, dès que le démarrage de la commercialisation est planifié. Les contrats de travail ou de freelance s'avèrent indispensables dès que des personnes commencent à travailler pour la startup. Enfin, la déclaration de confidentialité en Suisse doit être mise à disposition au plus tard lorsque votre site web, votre produit ou votre réseau de distribution collecte des données personnelles.
L'ordre chronologique ne répond donc pas seulement à une logique juridique, mais aussi pratique. Ce que votre startup déploie en premier vers l'extérieur doit être le premier élément proprement documenté.
Questions fréquentes sur les contrats pour les startups
Chaque startup a-t-elle besoin immédiatement de CGV ?
Non. Si vous ne concluez que quelques contrats négociés individuellement, un bon contrat spécifique peut suffire. Les CGV deviennent indispensables dès que vous commercialisez de manière répétée des prestations standardisées, comme pour des modèles SaaS, des boutiques en ligne ou des services récurrents.
Une déclaration de confidentialité est-elle obligatoire en Suisse ?
Une déclaration de protection des données s'impose en pratique dès lors que vous collectez des données personnelles et devez en informer les personnes concernées. Le devoir d'information selon l'art. 19 LPD exige de fournir des informations transparentes sur le traitement des données. Pour un site web, des apps, des newsletters ou des formulaires de contact, une déclaration de confidentialité en Suisse est donc systématiquement requise.
Un modèle standard suffit-il pour tous les contrats d'une startup ?
Un modèle type peut constituer une bonne base de départ, mais il ne remplace pas une adaptation personnalisée. Les contrats doivent correspondre au modèle d'affaires, à la forme juridique, à l'équipe, aux clients et au traitement des données réalisé. En particulier pour les droits de propriété intellectuelle, les règles entre fondeurs et la protection des données, un modèle standard est souvent trop imprécis.
Qu'est-ce qui est le plus important : la convention d'actionnaires ou les CGV ?
Cela dépend de la phase de développement. Dès lors qu'il y a plusieurs fondatrices et fondateurs, la convention d'actionnaires est très vite indispensable, car elle règle la détention des parts, les scénarios de sortie et le processus décisionnel. Les CGV quant à elles prennent toute leur importance dès le début de vos ventes standardisées à vos clients.
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