u00c9tablir des contrats : de quoi une startup a-t-elle ru00e9ellement besoin ?
Une startup n'a pas besoin d'accumuler un maximum de documents, mais d'avoir les bons documents au bon moment. L'essentiel est de savoir si vous u00eates en train de cru00e9er l'entreprise, si vous collaborez avec des cofondateurs, si vous embauchez vos premiers collaborateurs, si vous acquu00e9rez des clients, si vous mandatez des du00e9veloppeurs externes ou si vous traitez des donnu00e9es personnelles.
Pour presque toutes les startups, cinq groupes de documents figurent sur la liste pru00e9liminaire. Premiu00e8rement, il faut les documents de fondation tels que les statuts, l'acte constitutif et les justificatifs du registre du commerce. Deuxiu00e8mement, il faut des ru00e8gles claires entre les fondatrices et fondateurs. Troisiu00e8mement, il convient d'avoir des contrats de vente ou des CGV. Quatriu00e8mement, il faut des contrats de travail ou des contrats de freelance. Cinquiu00e8mement, des documents relatifs u00e0 la protection des donnu00e9es sont nu00e9cessaires, en particulier une du00e9claration de confidentialitu00e9 en Suisse si des donnu00e9es personnelles sont traitu00e9es.
Le principe est simple : les contrats pour startups ne doivent pas servir u00e0 produire de la paperasse, mais u00e0 ru00e9duire les risques. Ils du00e9finissent u00e0 qui appartient quoi, qui doit fournir quoi, comment l'argent circule, comment les donnu00e9es sont traitu00e9es et ce qui se passe si quelqu'un quitte l'aventure.
Quels documents font partie du dossier de fondation ?
Pour une SA ou une Su00e0rl, les documents de fondation sont prescrits par la loi. Ils constituent le point de du00e9part juridique de l'entreprise et ne sont pas une simple formalitu00e9 pour le registre du commerce.
Dans le cas d'une SA, la sociu00e9tu00e9 est constituu00e9e par un acte authentique. Dans cet acte, les fondatrices et fondateurs du00e9clarent fonder une sociu00e9tu00e9 anonyme, en adoptent les statuts, du00e9signent les organes et souscrivent les actions (art. 629 CO). Les statuts doivent notamment mentionner la raison sociale, le siu00e8ge, le but, le capital-actions, le nombre, la valeur nominale et la nature des actions, ainsi que la forme de communication aux actionnaires (art. 626, al. 1, CO).
Pour une Su00e0rl, la procu00e9dure est similaire. Elle est u00e9galement constituu00e9e par acte authentique. Les fondateurs du00e9clarent cru00e9er la sociu00e9tu00e9, du00e9finissent les statuts, du00e9signent les organes et souscrivent les parts sociales (art. 777 CO). Les statuts doivent contenir la raison sociale, le siu00e8ge, le but, le capital social, le nombre et la valeur nominale des parts sociales, ainsi que la forme des communications (art. 776 CO).
Pour l'inscription au registre du commerce, d'autres justificatifs s'ajoutent selon la forme juridique. Pour la SA, l'ordonnance sur le registre du commerce exige notamment l'acte authentique, les statuts, les du00e9clarations d'acceptation des personnes u00e9lues, le cas u00e9chu00e9ant des documents relatifs u00e0 l'organe de ru00e9vision et l'attestation du du00e9pu00f4t des apports en espu00e8ces (art. 43 ORC). Des exigences comparables s'appliquent u00e0 la Su00e0rl (art. 71 ORC).
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Pourquoi l'inscription au registre du commerce ne suffit-elle pas entre fondateurs ?
L'inscription au registre du commerce atteste de l'existence de la sociu00e9tu00e9. Elle ne ru00e8gle toutefois pas tout ce qui deviendra important par la suite entre les fondatrices et fondateurs.
C'est pru00e9cisu00e9ment au du00e9but d'une startup que surgissent les questions typiques. Qui travaille combien d'heures ? Que se passe-t-il si un founder s'en va apru00e8s six mois ? Les parts sociales peuvent-elles u00eatre vendues librement ? Pru00e9voit-on un mu00e9canisme de vesting ? Qui du00e9cide d'un tour de financement ? Comment ru00e9soudre les conflits ?
Ces questions n'ont gu00e9nu00e9ralement pas vocation u00e0 figurer intu00e9gralement dans les statuts, mais plutu00f4t dans une convention d'actionnaires pour la SA ou dans une convention d'associu00e9s pour la Su00e0rl. De tels contrats sont particuliu00e8rement importants lorsque plusieurs fondateurs sont impliquu00e9s ou si des investisseurs doivent entrer au capital prochainement. Sans ru00e8gles claires, un cofondateur passif peut conserver durablement ses parts alors qu'il ne contribue pratiquement plus au projet. Pour une jeune entreprise, cela peut poser de ru00e9els problu00e8mes en cas de financement, de vente ou de gestion d'u00e9quipe.
Quand une startup a-t-elle besoin de CGV ou de contrats de vente ?
Vous aurez besoin de CGV ou de contrats clients au plus tard lorsque vous proposerez vos prestations de maniu00e8re ru00e9pu00e9tu00e9e u00e0 vos clients, et non plus de fau00e7on ponctuelle et individuelle. C'est particuliu00e8rement vrai pour les produits SaaS, les boutiques en ligne, les prestations de conseil, les plateformes numu00e9riques et les services ru00e9currents.
Juridiquement, un contrat prend naissance par la manifestation de volontu00e9 ru00e9ciproque et concordante des parties (art. 1 CO). Les CGV ne sont donc utiles que si elles sont ru00e9ellement intu00e9gru00e9es au contrat. Il ne suffit pas de cacher un fichier quelque part sur le site web. Les clients doivent pouvoir prendre connaissance des CGV avant ou au moment de la conclusion du contrat.
De bonnes CGV ru00e8glent les prestations, les prix, les du00e9lais de paiement, la duru00e9e, la ru00e9siliation, les droits d'utilisation, la responsabilitu00e9, le support, la disponibilitu00e9 et le for juridique. Elles ne doivent toutefois pas u00eatre abusives. Vis-u00e0-vis des consommateurs, l'utilisation de CGV peut u00eatre du00e9loyale si elles cru00e9ent, de maniu00e8re contraire aux ru00e8gles de la bonne foi, un du00e9su00e9quilibre notable et injustifiu00e9 entre les droits et les obligations (art. 8 LCD).
En clair : les CGV ne sont pas un bouclier contre tout. Elles sont un outil pour ru00e9gir de maniu00e8re claire, compréhensible et u00e9volutive des relations contractuelles ru00e9currentes.
Que faut-il spu00e9cifier pour les collaborateurs et les freelances ?
Du00e8s qu'une personne travaille ru00e9guliu00e8rement pour votre startup, vous devez clairement distinguer s'il s'agit d'un salariu00e9 ou d'un intervenant externe. Le contrat de travail individuel existe du00e8s lors qu'une personne s'engage u00e0 travailler au service d'un employeur pour une duru00e9e du00e9terminu00e9e ou indu00e9terminu00e9e et que l'employeur s'engage u00e0 lui payer un salaire (art. 319, al. 1, CO).
Les contrats de travail doivent du00e9finir la fonction, le taux d'activitu00e9, le salaire, le lieu de travail, les vacances, les frais professionnels, l'obligation de discru00e9tion, les activitu00e9s accessoires, les du00e9lais de congu00e9 et les droits sur les ru00e9sultats du travail. Il est particuliu00e8rement important de noter que les dispositions de protection du droit du travail ne peuvent pas u00eatre modifiu00e9es u00e0 volontu00e9. Il n'est pas possible de du00e9roger u00e0 certaines prescriptions, ou du moins pas au du00e9triment du travailleur (art. 361 CO, art. 362 CO).
Pour les contrats de freelance, d'autres aspects passent au premier plan. Il s'agit avant tout du volume de prestations, de la ru00e9ception, de la ru00e9munu00e9ration, des du00e9lais, de la confidentialitu00e9, de la responsabilitu00e9 et des droits d'utilisation. Pru00e9cisu00e9ment avec des du00e9veloppeurs, des designers, des agences de marketing ou des chefs de produit, il est du00e9cisif que les droits sur les ru00e9sultats de leur travail soient clairement transfu00e9ru00e9s.
Pour les salariu00e9s, les inventions et les designs qu'ils cru00e9ent dans l'exercice de leur activitu00e9 professionnelle et conformu00e9ment u00e0 leurs obligations contractuelles appartiennent en principe u00e0 l'employeur (art. 332, al. 1, CO). Pour les programmes d'ordinateur cru00e9u00e9s dans le cadre de rapports de travail, l'employeur est seul autorisu00e9 u00e0 exercer les droits exclusifs d'usage si le programme a u00e9tu00e9 conu00e7u dans l'exercice d'activitu00e9s de service et en exu00e9cution d'obligations contractuelles (art. 17 LDA). Avec des prestataires externes, vous ne pouvez pas vous baser sur ces ru00e8gles par du00e9faut et devez ru00e9gler expressu00e9ment le transfert de droits.
Pourquoi la du00e9claration de confidentialitu00e9 est-elle si importante en Suisse ?
La du00e9claration de confidentialitu00e9 en Suisse est, pour de nombreuses startups, l'un des premiers documents juridiques visibles par le public. Elle explique quelles donnu00e9es personnelles vous collectez, pourquoi vous les traitez, u00e0 qui vous les transmettez et quels sont les droits des personnes concernu00e9es.
La loi sur la protection des donnu00e9es exige que le responsable informe de maniu00e8re appropriu00e9e la personne concernu00e9e par la collecte de donnu00e9es personnelles (art. 19, al. 1, LPD). Doivent au minimum u00eatre communiquu00e9s l'identitu00e9 et les coordonnu00e9es du responsable, le but du traitement ainsi que, le cas u00e9chu00e9ant, les destinataires ou les catu00e9gories de destinataires (art. 19, al. 2, LPD). Si des donnu00e9es sont communiquu00e9es u00e0 l'u00e9tranger, il faut u00e9galement mentionner l'u00c9tat ou l'organisme international concernu00e9 ainsi que, le cas u00e9chu00e9ant, les garanties pru00e9vues (art. 19, al. 4, LPD).
La du00e9claration de confidentialitu00e9 en Suisse doit correspondre u00e0 la ru00e9alitu00e9 du traitement des donnu00e9es. Le Pru00e9posu00e9 fu00e9du00e9ral u00e0 la protection des donnu00e9es et u00e0 la transparence souligne que les du00e9clarations de protection des donnu00e9es doivent u00eatre compru00e9hensibles et indiquer quelles donnu00e9es personnelles sont traitu00e9es, u00e0 quelles fins, et si ces donnu00e9es sont transmises u00e0 des tiers. Des formulations gu00e9nu00e9riques sans rapport avec la ru00e9alitu00e9 n'apportent pas grand-chose. La du00e9claration de protection des donnu00e9es doit en outre u00eatre facilement accessible depuis chaque page d'un site web, comme l'explique le PFPDT sur sa page du00e9diu00e9e aux du00e9clarations de protection des donnu00e9es sur Internet.
C'est d'autant plus pertinent pour les startups que d'authentiques outils mu00eames tru00e8s simples peuvent du00e9ju00e0 traiter des donnu00e9es personnelles : formulaires de contact, newsletters, outils d'analyse, systu00e8mes CRM, prestataires de paiement, hu00e9bergement, formulaires de candidature ou outils d'assistance.
De quels autres documents de protection des donnu00e9es une startup a-t-elle besoin ?
La du00e9claration de confidentialitu00e9 en Suisse n'est que la partie visible de l'iceberg. En coulisses, d'autres documents relatifs u00e0 la protection des donnu00e9es sont souvent requis.
Lorsqu'une startup fait appel u00e0 des prestataires qui traitent des donnu00e9es pour son compte, un accord sur le traitement des donnu00e9es sous contrat (sous-traitance) est requis. Le traitement par un sous-traitant est autorisu00e9 si les donnu00e9es sont traitu00e9es uniquement de la maniu00e8re dont la startup elle-mu00eame serait en droit de le faire, et qu'aucune obligation lu00e9gale ou contractuelle de garder le secret ne s'y oppose (art. 9, al. 1, LPD). La startup doit en outre s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la su00e9curitu00e9 des donnu00e9es (art. 9, al. 2, LPD). Les sous-traitants ultu00e9rieurs ne peuvent u00eatre recrutu00e9s qu'avec l'approbation pru00e9alable de l'entreprise (art. 9, al. 3, LPD).
Des mesures techniques et organisationnelles sont u00e9galement requises. Le responsable et le sous-traitant doivent garantir une su00e9curitu00e9 des donnu00e9es adaptu00e9e au risque (art. 8, al. 1, LPD). Les donnu00e9es personnelles doivent par ailleurs u00eatre traitu00e9es de maniu00e8re licite, conformu00e9ment aux ru00e8gles de la bonne foi, de fau00e7on proportionnu00e9e et pour des finalitu00e9s du00e9terminu00e9es (art. 6, al. 1, LPD, art. 6, al. 2, LPD, art. 6, al. 3, LPD).
La tenue d'un registre des activitu00e9s de traitement peut aussi s'avu00e9rer requise. En principe, les responsables de traitement et les sous-traitants tiennent un tel registre (art. 12, al. 1, LPD). Les entreprises de moins de 250 collaborateurs en sont toutefois dispensu00e9es, sauf si elles traitent des donnu00e9es personnelles particuliu00e8rement sensibles u00e0 grande u00e9chelle ou si elles effectuent un profilage u00e0 haut risque (art. 24 OPDo).
Dans quel ordre devez-vous ru00e9diger ces documents ?
En premier lieu viennent les documents de fondation. Sans statuts, acte constitutif et inscription au registre du commerce, une SA ou une Su00e0rl ne disposent pas d'une assise juridique d'entreprise solide.
Tout de suite apru00e8s, les fondatrices et fondateurs doivent du00e9finir leurs relations internes. Le bon moment pour le faire n'est pas lors du premier du00e9saccord, mais dans la phase ou00f9 tout le monde est encore animu00e9 d'un optimisme commun. Suivent ensuite les contrats clients ou les CGV, du00e8s que le du00e9marrage de la commercialisation est planifiu00e9. Les contrats de travail ou de freelance s'avu00e8rent indispensables du00e8s que des personnes commencent u00e0 travailler pour la startup. Enfin, la du00e9claration de confidentialitu00e9 en Suisse doit u00eatre mise u00e0 disposition au plus tard lorsque votre site web, votre produit ou votre ru00e9seau de distribution collecte des donnu00e9es personnelles.
L'ordre chronologique ne ru00e9pond donc pas seulement u00e0 une logique juridique, mais aussi pratique. Ce que votre startup du00e9ploie en premier vers l'extu00e9rieur doit u00eatre le premier u00e9lu00e9ment proprement documentu00e9.
Questions fru00e9quentes sur les contrats pour les startups
Chaque startup a-t-elle besoin immu00e9diatement de CGV ?
Non. Si vous ne concluez que quelques contrats nu00e9gociu00e9s individuellement, un bon contrat spu00e9cifique peut suffire. Les CGV deviennent indispensables du00e8s que vous commercialisez de maniu00e8re ru00e9pu00e9tu00e9e des prestations standardisu00e9es, comme pour des modu00e8les SaaS, des boutiques en ligne ou des services ru00e9currents.
Une du00e9claration de confidentialitu00e9 est-elle obligatoire en Suisse ?
Une du00e9claration de protection des donnu00e9es s'impose en pratique du00e8s lors que vous collectez des donnu00e9es personnelles et devez en informer les personnes concernu00e9es. Le devoir d'information selon l'art. 19 LPD exige de fournir des informations transparentes sur le traitement des donnu00e9es. Pour un site web, des apps, des newsletters ou des formulaires de contact, une du00e9claration de confidentialitu00e9 en Suisse est donc systu00e9matiquement requise.
Un modu00e8le standard suffit-il pour tous les contrats d'une startup ?
Un modu00e8le type peut constituer une bonne base de du00e9part, mais il ne remplace pas une adaptation personnalisu00e9e. Les contrats doivent correspondre au modu00e8le d'affaires, u00e0 la forme juridique, u00e0 l'u00e9quipe, aux clients et au traitement des donnu00e9es ru00e9alisu00e9. En particulier pour les droits de propriu00e9tu00e9 intellectuelle, les ru00e8gles entre fondeurs et la protection des donnu00e9es, un modu00e8le standard est souvent trop impru00e9cis.
Qu'est-ce qui est le plus important : la convention d'actionnaires ou les CGV ?
Cela du00e9pend de la phase de du00e9veloppement. Du00e8s lors qu'il y a plusieurs fondatrices et fondateurs, la convention d'actionnaires est tru00e8s vite indispensable, car elle ru00e8gle la du00e9tention des parts, les scu00e9narios de sortie et le processus du00e9cisionnel. Les CGV quant u00e0 elles prennent toute leur importance du00e8s le du00e9but de vos ventes standardisu00e9es u00e0 vos clients.
clients.
