Quand y a-t-il juridiquement un rapport de travail ?
Il y a rapport de travail lorsqu'une personne s'engage à travailler au service de l'employeur et reçoit un salaire en contrepartie. Cela vaut également pour le travail à temps partiel, lorsque quelqu'un travaille régulièrement pour l'entreprise à l'heure, à la demi-journée ou à la journée (art. 319, al. 1, CO, art. 319, al. 2, CO).
Pour les PME, il est important de noter que le contrat de travail n'est en principe pas soumis à la forme écrite. Il peut également naître oralement ou même tacitement, lorsqu'une entreprise accepte un travail qui, selon les circonstances, ne doit être fourni que contre salaire (art. 320, al. 1, CO, art. 320, al. 2, CO). C'est précisément pour cela qu'un contrat écrit est presque toujours utile dans la pratique. Il évite les malentendus sur la fonction, le taux d'activité, le salaire, les vacances, la période d'essai, les délais de congé et les frais.
Même s'il n'existe pas de contrat écrit détaillé, l'employeur doit informer le travailleur par écrit des points essentiels au plus tard un mois après le début des rapports de travail s'il s'agit d'un rapport de travail de durée indéterminée ou de plus d'un mois. Ces points comprennent les noms des parties, la date du début, la fonction, le salaire et la durée hebdomadaire du travail (art. 330b, al. 1, CO).
Que doit contenir le contrat de travail ?
Un bon contrat de travail permet de planifier la collaboration. Sur le plan juridique, chaque point du contrat n'est pas impératif, mais dans la pratique, il l'est. Quiconque souhaite embaucher du personnel en Suisse devrait au moins régler l'identité de la personne engagée, la date de début du rapport de travail, la fonction occupée, le taux d'activité, le salaire versé, l'échéance de ce dernier, le nombre de jours de vacances accordés et le délai de congé applicable.
En ce qui concerne le salaire, l'employeur doit payer le salaire convenu, usuel ou fixé par un contrat-type de travail ou une convention collective de travail (art. 322, al. 1, CO). De plus, l'employeur doit remettre au travailleur un décompte de salaire écrit (art. 323b, al. 1, CO). En principe, les vacances ne peuvent pas être remplacées par des prestations en argent tant que durent les rapports de travail (art. 329d, al. 2, CO). Le droit légal minimal est de quatre semaines de vacances par année de service, et de cinq semaines pour les travailleurs jusqu'à l'âge de 20 ans révolus (art. 329a, al. 1, CO).
Il est également important de noter que tout n'est pas librement négociable. Certaines règles du droit du travail sont impératives. On ne peut déroger aux dispositions mentionnées à l'art. 361 CO au détriment de l'une des parties. On ne peut déroger aux dispositions mentionnées à l'art. 362 CO au détriment de la travailleuse ou du travailleur. Un contrat n'est donc réellement utile que s'il respecte les normes légales minimales.
Quelles assurances sociales une PME doit-elle organiser ?
Dès qu'une PME verse un salaire, elle est soumise au droit des assurances sociales. Est employeur quiconque verse des rémunérations à des personnes assurées à titre obligatoire (art. 12, al. 1, LAVS). Les employeurs ayant un établissement stable en Suisse sont en principe tenus de cotiser (art. 12, al. 2, LAVS).
Dans la pratique, cela signifie que l'entreprise doit s'affilier à la caisse de compensation compétente, déclarer correctement les salaires, déduire les cotisations des salariés du salaire et les décompter avec ses propres cotisations. La LAVS stipule expressément que l'employeur doit déduire la cotisation du salarié de chaque salaire déterminant et décompter périodiquement avec la caisse de compensation les cotisations déduites et celles qu'il doit lui-même (art. 51, al. 1, LAVS, art. 51, al. 3, LAVS).
L'assurance-chômage est également liée aux rapports de travail. Les salariés assurés conformément à la LAVS et soumis à l'obligation de cotiser pour un revenu provenant d'une activité dépendante, ainsi que les employeurs tenus de cotiser selon l'art. 12 LAVS, ont l'obligation de payer des cotisations (art. 2, al. 1, LACI). L'employeur déduit la part du salarié lors de chaque paiement de salaire et la verse, avec sa propre part, à la caisse de compensation AVS compétente (art. 5, al. 1, LACI).
Quand la caisse de pension est-elle obligatoire ?
La prévoyance professionnelle devient pertinente lorsque certaines conditions sont remplies. Les salariés ayant dépassé l'âge de 17 ans révolus qui perçoivent d'un même employeur un salaire annuel supérieur à CHF 22'680 sont soumis à l'assurance obligatoire (art. 2, al. 1, LPP, art. 7, al. 1, LPP). Pour les personnes occupées pendant moins d'un an, le salaire est calculé sur une base annuelle (art. 2, al. 2, LPP).
Il est particulièrement important pour les PME que l'assurance obligatoire commence dès l'entrée en fonction dans les rapports de travail (art. 10, al. 1, LPP). Quiconque occupe des salariés soumis à l'assurance obligatoire doit s'affilier à une institution de prévoyance enregistrée ou en créer une (art. 11, al. 1, LPP). L'employeur doit annoncer à l'institution de prévoyance tous les salariés soumis à l'assurance et lui fournir les indications nécessaires à la tenue des comptes individuels et au prélèvement des cotisations (art. 10 OPP 2).
De quelle assurance-accidents a-t-on besoin ?
L'assurance-accidents fait partie des obligations qui doivent être réglées avant le premier jour de travail. Les accidents professionnels sont ceux que les salariés subissent lors de travaux exécutés sur ordre de l'employeur ou dans son intérêt. Sont également couverts les accidents survenant pendant les pauses ainsi qu'avant et après le travail, pour autant que la personne se trouve de plein droit sur le lieu de travail ou dans la zone de danger liée à son activité professionnelle (art. 7, al. 1, LAA).
Les primes de l'assurance obligatoire des accidents professionnels et des maladies professionnelles sont à la charge de l'employeur (art. 91, al. 1, LAA). Les primes de l'assurance obligatoire des accidents non professionnels sont en principe à la charge du salarié, l'employeur devant toutefois la totalité du montant des primes et retenant la part du salarié sur le salaire (art. 91, al. 2, LAA, art. 91, al. 3, LAA).
Outre l'assurance, il existe également des devoirs de prévention. L'employeur doit prendre, pour prévenir les accidents professionnels et les maladies professionnelles, toutes les mesures dont l'expérience a démontré la nécessité, que l'état de la technique permet d'appliquer et qui sont adaptées aux conditions données (art. 82, al. 1, LAA). Si l'employeur a connaissance d'un accident qui entraîne un traitement médical, une incapacité de travail ou le décès, il doit en informer l'assureur sans retard (art. 45, al. 2, LAA).
Qu'en est-il du temps de travail, de la protection de la santé et de la protection des données ?
Quiconque envisage d'embaucher des collaborateurs en Suisse ne doit pas s'intéresser uniquement au salaire. Le temps de travail, la protection de la santé et les données de personnel doivent également être organisés dès le départ.
La loi sur le travail s'applique en principe aux entreprises publiques et privées qui emploient des travailleurs (art. 1, al. 1, LTr, art. 1, al. 2, LTr). Les employeurs doivent tenir à disposition les documents nécessaires à l'exécution de la loi (art. 46 LTr). L'ordonnance exige en particulier des indications relatives à l'identité, à l'entrée et à la sortie de l'entreprise, à la durée quotidienne et hebdomadaire du travail accompli, au travail compensatoire et au travail supplémentaire, aux pauses ainsi qu'aux jours de repos et de repos compensatoire (art. 73, al. 1, OLT 1). Ces documents doivent être conservés pendant au moins cinq ans (art. 73, al. 2, OLT 1).
En matière de protection de la santé, les employeurs ont des obligations étendues. Ils doivent respecter la personnalité des travailleurs, protéger leur santé et prendre les mesures nécessaires pour protéger leur vie, leur santé et leur intégrité personnelle (art. 328, al. 1, CO, art. 328, al. 2, CO). De plus, la loi sur le travail oblige les employeurs à prendre toutes les mesures nécessaires, techniquement réalisables et adaptées aux conditions de l'exploitation pour protéger la santé (art. 6, al. 1, LTr).
Concernant la protection des données, un principe particulier s'applique aux rapports de travail : l'employeur ne peut traiter des données concernant le travailleur que dans la mesure où ces données portent sur l'aptitude de ce dernier à occuper son poste ou sont nécessaires à l'exécution du contrat de travail (art. 328b CO).
Qu'en est-il des collaborateurs étrangers ?
S'agissant des collaborateurs étrangers, l'employeur doit vérifier avant l'entrée en fonction si la personne a le droit de travailler en Suisse. La LEI exige expressément de l'employeur qu'il s'assure, avant l'entrée en fonction, en consultant les documents d'identité ou en s'informant auprès des autorités compétentes, que l'autorisation d'exercer une activité lucrative existe (art. 91, al. 1, LEI).
En principe, les étrangers qui souhaitent exercer une activité lucrative en Suisse ont besoin d'une autorisation. En cas d'activité lucrative dépendante, cette autorisation doit être demandée par l'employeur (art. 11, al. 1, LEI, art. 11, al. 3, LEI). Des règles particulières s'appliquent aux ressortissants de l'UE et de l'AELE. En cas de prise d'emploi de trois mois au plus par année civile, une procédure de déclaration s'applique par analogie, la déclaration devant être effectuée au plus tard le jour précédant le début de l'activité (art. 9, al. 1bis, OLCP).
C'est un domaine dans lequel les PME doivent se montrer particulièrement minutieuses. Selon la nationalité, le statut de séjour, la durée de la mission et le lieu de travail, différentes procédures peuvent s'appliquer.
Quand l'impôt à la source s'applique-t-il ?
L'impôt à la source concerne notamment les personnes de nationalité étrangère qui n'ont pas d'autorisation d'établissement et qui ont leur domicile ou leur séjour fiscal en Suisse (art. 83, al. 1, LIFD). Les employeurs doivent annoncer à l'autorité fiscale compétente l'engagement de personnes soumises à l'impôt à la source dans un délai de huit jours à compter du début des rapports de travail (art. 5, al. 1, OIS).
L'employeur est tenu de retenir l'impôt dû au moment du paiement de la prestation en argent, de délivrer au travailleur une attestation de la retenue fiscale et de remettre l'impôt périodiquement à l'autorité fiscale compétente (art. 88, al. 1, LIFD). La retenue de l'impôt à la source doit également être effectuée si la personne concernée a son domicile ou son séjour dans un autre canton (art. 88, al. 2, LIFD).
Quelles autres obligations sont souvent oubliées ?
Les allocations familiales sont facilement oubliées dans l'agitation d'une nouvelle embauche. Les employeurs tenus de cotiser selon l'art. 12 LAVS sont soumis à la loi sur les allocations familiales (art. 11, al. 1, LAFam). Le régime d'allocations familiales applicable est en principe celui du canton dans lequel l'entreprise a son siège légal. Les succursales sont soumises au régime du canton où elles se situent (art. 12, al. 2, LAFam). Les allocations familiales sont généralement versées par l'employeur aux travailleurs qui y ont droit (art. 15, al. 2, LAFam).
Une administration rigoureuse des salaires est également importante. Cela comprend des données personnelles complètes, des décomptes de salaires mensuels, des déductions correctes, la réglementation des frais, la saisie des vacances et du temps de travail ainsi que la communication en temps utile des modifications.
Conclusion
Quiconque souhaite embaucher du personnel en Suisse ne devrait pas commencer le processus au moment de la signature du contrat. Sur le plan juridique, une embauche n'est en ordre que si le contrat de travail, le décompte de salaire, les assurances sociales, l'assurance-accidents, la caisse de pension, la saisie du temps de travail, la protection de la santé, le contrôle du droit des étrangers et l'impôt à la source s'articulent correctement.
Pour les PME, une règle simple s'impose : les bases juridiques les plus importantes doivent être posées avant le premier jour de travail. Ensuite, une administration continue et rigoureuse est nécessaire. Ainsi, la première embauche ne se transforme pas en risque de responsabilité, mais constitue une nouvelle étape professionnelle dans la croissance de l'entreprise.
Questions fréquentes sur l'embauche de collaborateurs
Un contrat de travail doit-il être rédigé par écrit en Suisse ?
Non. Le contrat individuel de travail n'est en principe soumis à aucune forme particulière et peut également être conclu oralement ou tacitement (art. 320, al. 1, CO, art. 320, al. 2, CO). Néanmoins, un contrat écrit est vivement recommandé car il permet de consigner les points essentiels à titre de preuve.
À partir de quand une PME doit-elle disposer d'une caisse de pension ?
Dès qu'une PME occupe des salariés soumis à l'assurance obligatoire, elle doit s'affilier à une institution de prévoyance enregistrée (art. 11, al. 1, LPP). Les salariés ayant un salaire annuel supérieur à CHF 22'680 sont assurés à titre obligatoire, pour autant qu'ils remplissent également les conditions d'âge (art. 2, al. 1, LPP, art. 7, al. 1, LPP).
Qui paie l'assurance-accidents ?
Les primes de l'assurance des accidents professionnels et des maladies professionnelles sont prises en charge par l'employeur (art. 91, al. 1, LAA). Les primes de l'assurance des accidents non professionnels sont en principe à la charge du salarié, sauf convention plus favorable (art. 91, al. 2, LAA).
Que dois-je vérifier en premier concernant les collaborateurs étrangers ?
Avant l'entrée en fonction, l'employeur doit vérifier si la personne a le droit de travailler en Suisse (art. 91, al. 1, LEI). Selon la nationalité, le statut de séjour et la durée de l'activité, une autorisation ou une déclaration est nécessaire.
