Qu'est-ce qu'une modification des statuts ?
Il y a modification des statuts lorsque le contenu modifié figure ou doit figurer dans les statuts de la société. Pour la SA, cela concerne en particulier la raison sociale, le siège, le but, le capital-actions, la structure de l'actionnariat et la forme des communications aux actionnaires (art. 626 CO). Pour la Sàrl, la raison sociale, le siège, le but, le capital social, les parts sociales et la forme des communications font notamment partie du contenu obligatoire des statuts (art. 776 CO).
La règle générale est donc très simple : si un élément statutaire fondamental de la société est modifié, une modification des statuts est généralement nécessaire.
Cependant, tout changement au sein de l'entreprise n'entraîne pas automatiquement une modification des statuts. Par exemple, l'arrivée de nouveaux membres du conseil d'administration, de nouveaux gérants, de personnes autorisées à signer ou le changement de l'organe de révision figurent certes au registre du commerce, mais ne sont pas obligatoirement inscrits dans les statuts. De telles modifications peuvent donc souvent être effectuées sans révision des statuts, même s'il faut les déclarer au registre du commerce. Pour la SA, l'ordonnance sur le registre du commerce indique quelles données sont inscrites au registre du commerce, notamment le conseil d'administration, les personnes habilitées à représenter la société et l'organe de révision (art. 45, al. 1, ORC). Pour la Sàrl, il en va de même pour les gérants, les personnes ayant le droit de signer et l'organe de révision (art. 73, al. 1, ORC).
Quand une modification des statuts est-elle généralement nécessaire ?
Une modification des statuts est particulièrement fréquente lorsque la raison sociale, le siège, le but ou la structure du capital de la société changent. Ce sont les cas classiques où les statuts ne correspondent plus à l'organisation réelle ou planifiée de l'entreprise.
Une modification de la raison sociale a lieu lorsque la société change de nom. Comme la raison sociale fait partie des mentions obligatoires dans les statuts pour la SA et la Sàrl, le nouveau nom doit figurer dans les statuts (art. 626, al. 1, ch. 1, CO, art. 776, ch. 1, CO).
Un transfert de siège a également, en principe, une incidence sur les statuts. Les statuts mentionnent le siège de la société, à savoir la commune politique. Si le siège est transféré dans une autre commune, les statuts doivent être adaptés. En revanche, un simple changement d'adresse au sein de la même commune ne concerne généralement que le domicile légal. Bien qu'il soit inscrit au registre du commerce, le domicile légal n'est pas identique au siège statutaire (art. 45, al. 1, let. c, ORC, art. 776, ch. 1, let. c, ORC). En cas de transfert de siège dans un autre arrondissement d'enregistrement, l'ordonnance sur le registre du commerce exige une déclaration au nouveau siège et, si les statuts doivent être modifiés, la décision de modification ainsi qu'un exemplaire légalisé des nouveaux statuts (art. 123, al. 1, ORC, art. 123, al. 2, let. b, ORC).
Une modification du but social est également un élément déclencheur classique. Lorsqu'une entreprise étend, déplace ou réoriente de manière significative son activité, une décision interne ne suffit pas. Le but doit obligatoirement figurer dans les statuts (art. 626, al. 1, ch. 2, CO, art. 776, ch. 2, CO).
Les modifications du capital entraînent également régulièrement une modification des statuts. Pour la SA, cela concerne par exemple le montant et la monnaie du capital-actions, les apports effectués ainsi que le nombre, la valeur nominale et la nature des actions (art. 626, al. 1, ch. 3, CO, art. 626, al. 1, ch. 4, CO). Le fractionnement ou le regroupement d'actions s'effectue également par le biais d'une modification des statuts (art. 623, al. 1, CO). Pour la Sàrl, le montant du capital social ainsi que le nombre et la valeur nominale des parts sociales sont fixés par les statuts (art. 776, ch. 3, CO). Une augmentation du capital social doit être déclarée au registre du commerce dans un délai de six mois, sous peine de caducité de la décision (art. 781, al. 4, CO).
Quelles règles sociétaires modernes peuvent déclencher une adaptation ?
Depuis la révision du droit de la SA, de nombreuses sociétés ont entrepris de moderniser leurs statuts. Une modification des statuts peut s'avérer nécessaire, par exemple, lorsqu'une SA souhaite tenir son assemblée générale à l'étranger. La loi exige pour cela une décision importante de l'assemblée générale (art. 704, al. 1, ch. 11, CO).
Les assemblées générales virtuelles peuvent également soulever des questions statutaires. Pour les sociétés non cotées en bourse, la renonciation à un représentant indépendant des droits de vote pour la tenue d'une assemblée générale virtuelle requiert une majorité qualifiée (art. 704, al. 1, ch. 15, CO).
D'autres exemples incluent l'introduction d'une marge de fluctuation du capital, la restriction de la transmissibilité des actions nominatives, la création d'actions à droit de vote privilégié, le changement de monnaie du capital-actions ou une clause compromissoire statutaire (art. 704, al. 1, CO). Pour la Sàrl, les décisions importantes comparables sont par exemple l'introduction de parts sociales à droit de vote privilégié, les modifications concernant la transmissibilité des parts sociales, l'augmentation du capital social, le changement de monnaie du capital social ou une clause compromissoire statutaire (art. 808b, al. 1, CO).
Qui décide de la modification des statuts ?
Dans la SA, l'assemblée générale est en principe compétente pour adopter et modifier les statuts. Cette compétence est intransférable (art. 698, al. 2, ch. 1, CO). Dans la Sàrl, la modification des statuts relève principalement de l'assemblée des associés (art. 804, al. 2, ch. 1, CO).
Pour certaines décisions particulièrement importantes, la loi exige une majorité qualifiée. Pour la SA, il faut au moins les deux tiers des voix attribuées aux actions représentées et la majorité absolue des valeurs nominales représentées, notamment pour la modification du but social, le transfert de siège, certaines mesures relatives au capital et l'introduction d'une clause compromissoire statutaire (art. 704, al. 1, CO). Pour la Sàrl, il faut au moins les deux tiers des voix représentées ainsi que la majorité absolue du capital social total pouvant exercer le droit de vote, par exemple pour la modification du but social, l'augmentation du capital social, le transfert de siège ou les modifications de la transmissibilité des parts sociales (art. 808b, al. 1, CO).
Il est également important de noter que si les statuts existants exigent des majorités plus élevées pour certaines décisions, ces règles de majorité ne peuvent pas être simplement abrogées par une majorité plus faible. Pour la SA, cela découle de l'art. 704, al. 2, CO, et pour la Sàrl, de l'art. 808b, al. 2, CO.
Quelle est la forme requise pour une modification des statuts ?
Une modification des statuts n'est pas un document purement interne. Dans la SA, la décision de l'assemblée générale ou du conseil d'administration portant sur une modification des statuts doit être constatée par acte authentique et inscrite au registre du commerce (art. 647 CO). Pour la Sàrl, il en va de même pour la décision de l'assemblée des associés ou des gérants (art. 780 CO).
Après la modification, une nouvelle version complète des statuts doit être déposée auprès de l'office du registre du commerce (art. 22, al. 3, ORC). Pour la SA et la Sàrl, les statuts doivent en outre être légalisés par un officier public (art. 22, al. 4, let. a, ORC).
En pratique, cela signifie que l'on prépare d'abord le nouveau texte des statuts. Ensuite, l'organe compétent prend la décision, qui est constatée par acte authentique. Enfin, l'acte authentique, les nouveaux statuts et la réquisition d'inscription sont déposés auprès de l'office du registre du commerce compétent.
Quand une modification du registre du commerce sans modification des statuts suffit-elle ?
Une simple modification au registre du commerce suffit lorsqu'un fait inscrit est modifié, mais qu'aucun contenu des statuts n'est concerné. Des exemples typiques sont les changements au sein du conseil d'administration, les nouveaux gérants, les modifications du droit de signature ou un nouvel organe de révision, à condition que ces points ne soient pas également réglés dans les statuts.
De même, un simple changement d'adresse au sein de la même commune ne nécessite généralement pas de modification des statuts, car le siège statutaire reste inchangé. Le registre du commerce mentionne toutefois aussi bien le siège que le domicile légal. C'est pourquoi la nouvelle adresse doit tout de même être déclarée au registre du commerce (art. 45, al. 1, let. c, ORC, art. 73, al. 1, let. c, ORC).
Cette distinction est importante en pratique. Une modification des statuts est plus complexe, car elle exige une décision, un acte authentique, une nouvelle version des statuts et une inscription au registre du commerce. Une simple modification du registre du commerce est généralement plus simple. Si vous avez besoin d'aide pour une modification du registre du commerce, Jurata se fera un plaisir de vous aider à tout moment.
L'office du registre du commerce examine-t-il le contenu de la modification des statuts ?
L'office du registre du commerce examine les documents soumis. Son pouvoir d'examen n'est toutefois pas illimité. Le Tribunal fédéral précise que l'office du registre du commerce examine de manière approfondie les conditions formelles prévues par le droit du registre du commerce. En revanche, son examen est limité pour les questions de droit matériel. Une inscription ne doit être refusée que si elle est manifestement et indubitablement contraire au droit (TF 6B_520/2020 consid. 2.2.2).
Pour les entreprises, cela signifie que l'inscription au registre du commerce ne remplace pas un examen juridique rigoureux des statuts. Il convient de préparer le texte des statuts avec soin, notamment en ce qui concerne les mesures relatives au capital, les droits préférentiels, les restrictions de transfert ou les droits particuliers des associés.
Conclusion : quand la modification des statuts est-elle nécessaire ?
Une modification des statuts est toujours nécessaire lorsqu'un point qui y figure ou qui doit obligatoirement y être réglé change. Pour la SA et la Sàrl, cela concerne en particulier la raison sociale, le siège, le but, le capital, les actions ou les parts sociales, ainsi que les règles statutaires particulières.
En principe, aucune modification des statuts n'est nécessaire lorsqu'on adapte uniquement un fait pertinent pour le registre du commerce qui ne fait pas partie des statuts. Cela comprend souvent les mutations de personnel, les droits de signature ou un simple changement d'adresse dans la même commune.
Le conseil pratique le plus important est le suivant : vérifiez d'abord si la modification touche au texte des statuts. Si oui, vous aurez besoin d'une décision en bonne et due forme, d'un acte authentique, de nouveaux statuts et de l'inscription au registre du commerce.
Questions fréquentes sur la modification des statuts
Chaque modification au registre du commerce nécessite-t-elle de nouveaux statuts ?
Non. Une modification des statuts n'est nécessaire que si le texte des statuts est concerné. De nombreuses modifications au registre du commerce, comme de nouveaux droits de signature ou des mutations d'organes, peuvent être effectuées sans nouveaux statuts.
Un transfert de siège doit-il toujours faire l'objet d'un acte authentique ?
Si le siège statutaire est transféré dans une autre commune, une modification des statuts est en principe nécessaire. Celle-ci doit faire l'objet d'un acte authentique pour la SA et la Sàrl et être inscrite au registre du commerce (art. 647 CO, art. 780 CO).
Une déclaration au registre du commerce suffit-elle en cas de changement d'adresse ?
Le plus souvent oui, pour autant que la société déménage dans la même commune et que son siège statutaire reste inchangé. Le domicile légal figure au registre du commerce, mais il n'est pas obligatoirement identique au texte des statuts (art. 45, al. 1, let. c, ORC, art. 73, al. 1, let. c, ORC).
Qui doit déposer les nouveaux statuts ?
Après une modification des statuts, une nouvelle version complète des statuts doit être déposée auprès de l'office du registre du commerce (art. 22, al. 3, ORC). En pratique, cela se fait en même temps que le dépôt de l'acte authentique et de la réquisition d'inscription au registre du commerce.
