Que signifie le « transfert de siège » pour une Sàrl ?
Il y a transfert de siège lorsque la Sàrl transfère son siège dans une autre commune politique. Le siège n'est pas simplement la rue ou le numéro de maison, mais la commune politique inscrite au registre du commerce. Cela découle de l'art. 117, al. 1 ORC.
Il convient de distinguer cela du domicile légal. Le domicile légal est l'adresse concrète à laquelle la société peut être atteinte à son siège. Cela comprend la rue, le numéro de maison, le code postal et la localité. Il peut s'agir de l'adresse professionnelle propre de la Sàrl ou d'une adresse c/o chez une autre personne ou société (art. 117, al. 2 ORC).
En pratique, cela signifie que si une Sàrl déménage au sein de la même commune politique, seul le domicile légal change normalement. En revanche, si elle déménage dans une autre commune, il s'agit d'un transfert de siège. C'est précisément cette distinction qui détermine si une simple réquisition d'inscription au registre du commerce suffit ou s'il faut en plus modifier les statuts.
Qu'est-ce qui doit être modifié au registre du commerce ?
Lors d'un transfert de siège d'une Sàrl, le nouveau siège et le nouveau domicile légal sont notamment inscrits au registre du commerce. Si les statuts ont été adaptés, la nouvelle date des statuts est également inscrite. Lors d'un transfert de siège dans un autre arrondissement d'enregistrement, l'art. 123, al. 5 ORC prescrit que soient notamment inscrits au nouveau siège la raison de commerce ou le nom et le numéro d'identification des entreprises, le fait du transfert de siège avec l'ancien et le nouveau siège, le domicile légal au nouveau siège et, le cas échéant, la nouvelle date des statuts.
Pour la Sàrl, le siège est particulièrement important car les statuts doivent obligatoirement contenir des dispositions sur la raison de commerce et le siège de la société (art. 776, ch. 1 CO). Si le siège est transféré dans une autre commune, la disposition statutaire relative au siège doit donc régulièrement être adaptée. Cette modification des statuts n'est pas seulement un document interne, elle doit faire l'objet d'un acte authentique et être inscrite au registre du commerce (art. 780 CO).
Ainsi, lorsque vous déménagez de Zurich à Winterthour, de Berne à Köniz ou de Lausanne à Genève, il ne s'agit pas seulement d'une nouvelle adresse. La Sàrl transfère son siège statutaire. Le registre du commerce doit pouvoir suivre cette modification.
Quand une modification des statuts est-elle nécessaire ?
Une modification des statuts est nécessaire lorsque le siège de la Sàrl mentionné dans les statuts change. Le siège faisant légalement partie du contenu obligatoire des statuts d'une Sàrl, un véritable transfert de siège dans une autre commune politique entraîne généralement une modification des statuts (art. 776, ch. 1 CO).
Cette modification nécessite une décision de l'assemblée des associés. Pour le transfert du siège, la loi exige une majorité qualifiée : la décision doit réunir au moins les deux tiers des voix représentées ainsi que la majorité absolue du capital social total pour lequel un droit de vote peut être exercé (art. 808b, al. 1, ch. 10 CO). Le transfert de siège n'est donc pas traité comme un acte courant de la vie quotidienne, mais comme une décision importante de la Sàrl, qui sert également à protéger les minorités.
La décision de modification des statuts doit être constatée par acte authentique (art. 780 CO). De plus, une version complète et nouvelle des statuts doit être déposée auprès de l'office du registre du commerce lorsque les statuts sont modifiés ou adaptés (art. 22, al. 3 ORC). Pour les statuts de Sàrl, une légitimation par l'officier public est en outre prévue (art. 22, al. 4, let. a, ch. 3 ORC).
Quand une simple modification de domicile suffit-elle ?
Une simple modification de domicile suffit si la Sàrl déménage au sein de la même commune politique et que le siège statutaire reste le même. Dans ce cas, seule l'adresse concrète, c'est-à-dire le domicile légal, change. Le siège en tant que commune politique reste inchangé.
Exemple : Une Sàrl a son siège dans la ville de Zurich et déménage de la Badenerstrasse à la Seefeldstrasse. Le siège reste Zurich. Dans ce cas, il n'est généralement pas nécessaire de modifier la disposition relative au siège dans les statuts. Le registre du commerce doit toutefois enregistrer la nouvelle adresse de notification, car le domicile légal est inscrit au registre du commerce (art. 117, al. 2 ORC).
La situation est différente si la Sàrl déménage de Zurich à Zollikon. Même si le déménagement est proche géographiquement, la commune politique change. Il s'agit donc d'un transfert de siège. Pour une Sàrl, cela entraîne régulièrement l'adaptation des statuts et l'authentification officielle de la décision correspondante.
Quels sont les documents requis par le registre du commerce ?
En cas de transfert de siège d'une Sàrl, le registre du commerce exige avant tout une réquisition d'inscription formellement correcte et les pièces justificatives relatives à la modification des statuts. En cas de transfert de siège dans un autre arrondissement d'enregistrement, l'entité juridique doit requérir son inscription auprès du nouveau siège (art. 123, al. 1 ORC). La réquisition d'inscription doit être accompagnée, dans la mesure où les statuts doivent être modifiés, de la décision de modification et d'un exemplaire légalisé des nouveaux statuts (art. 123, al. 2, let. b ORC). De plus, les signatures légalisées des personnes requérantes doivent être jointes (art. 123, al. 2, let. c ORC).
La réquisition est en principe faite par une ou plusieurs personnes habilitées à signer conformément à leur pouvoir de signature, ou par un tiers muni d'une procuration (art. 17, al. 1 ORC). En pratique, il convient donc de vérifier qui, selon l'inscription actuelle au registre du commerce, peut valablement signer pour la Sàrl. En cas de signature collective, le nombre de signatures correspondant est requis.
Si la Sàrl n'utilise pas de propre adresse au nouveau lieu, mais une adresse c/o, une déclaration du fournisseur de domicile doit également être déposée (art. 117, al. 3 ORC). L'office du registre du commerce peut également exiger des justificatifs de l'existence d'une adresse propre, par exemple s'il a l'impression qu'il s'agit en fait d'une adresse c/o qui n'a pas été déclarée comme telle (art. 117, al. 4 ORC).
Que se passe-t-il en cas de transfert de siège dans un autre canton ?
En cas de transfert de siège dans un autre canton, la Sàrl est déclarée auprès de l'office du registre du commerce du nouveau siège. L'office du registre du commerce du nouveau siège décide de l'inscription. Il en informe ensuite l'office du registre du commerce de l'ancien siège et lui ordonne de radier l'ancienne inscription (art. 123, al. 3 ORC).
La radiation à l'ancien siège ne se fait pas de manière isolée plus tard. Le transfert de siège et la radiation à l'ancien siège doivent être inscrits le même jour dans le registre journalier, et les offices du registre du commerce concernés doivent coordonner leurs inscriptions (art. 124, al. 1 ORC). À l'ancien siège, il est inscrit que la société a été inscrite, par suite de transfert de siège, au registre du commerce du nouveau siège et qu'elle est radiée d'office dans l'ancien registre (art. 124, al. 3 ORC).
Il est important pour les fondatrices, gérants et associés de savoir qu'un transfert de siège au-delà des frontières cantonales n'est pas un nouveau départ pour la Sàrl. La société reste la même entité juridique. Son IDE demeure inchangé. Seuls le siège, le domicile légal et, le cas échéant, la date des statuts sont modifiés.
Quelles sont les erreurs les plus fréquentes lors d'un transfert de siège ?
L'erreur la plus fréquente consiste à confondre le siège et l'adresse. Si l'on change uniquement de rue tout en restant dans la même commune, une modification des statuts n'est normalement pas nécessaire. En revanche, un déménagement dans une autre commune politique entraîne généralement une modification des statuts pour une Sàrl.
Une deuxième erreur fréquente concerne le quorum. Le transfert de siège d'une Sàrl ne requiert pas simplement n'importe quelle décision majoritaire. La loi exige expressément la majorité qualifiée selon l'art. 808b, al. 1, ch. 10 CO. Les statuts peuvent même prévoir des exigences plus strictes. Il convient donc de vérifier les statuts avant l'assemblée des associés.
Une troisième erreur pratique concerne les signatures. La réquisition d'inscription doit être signée par des personnes habilitées selon l'inscription au registre du commerce, ou par un tiers dûment mandaté (art. 17, al. 1 ORC). Si les règles de signature ne sont pas respectées, l'office du registre du commerce peut rejeter la réquisition.
Enfin, on oublie souvent que lors d'une modification des statuts, la version complète et nouvelle des statuts doit être déposée (art. 22, al. 3 ORC). Il ne suffit pas de soumettre l'article des statuts modifié de manière isolée.
Comment se déroule concrètement le transfert de siège ?
Le déroulement pratique commence par la clarification de la question de savoir s'il s'agit d'un véritable transfert de siège ou d'une simple modification de domicile. Ensuite, le nouvel article statutaire relatif au siège est préparé et l'assemblée des associés est convoquée. L'assemblée des associés décide du transfert de siège à la majorité qualifiée requise selon l'art. 808b, al. 1, ch. 10 CO. La décision de modification des statuts est constatée par acte authentique (art. 780 CO).
Ensuite, les nouveaux statuts complets sont rédigés et déposés avec la réquisition d'inscription au registre du commerce. En cas de transfert de siège dans un autre arrondissement d'enregistrement, la réquisition d'inscription se fait au nouveau siège (art. 123, al. 1 ORC). Le nouvel office du registre du commerce coordonne ensuite l'inscription avec l'ancien office du registre du commerce (art. 123, al. 3 ORC).
Si vous avez besoin d'aide pour une modification au registre du commerce, Jurata se tient à votre entière disposition à tout moment : Modifications.
Questions fréquentes sur le transfert de siège d'une Sàrl
Chaque nouvelle adresse de Sàrl doit-elle faire l'objet d'un acte authentique ?
Non. Si la Sàrl déménage au sein de la même commune politique, seul le domicile légal change en principe. Un acte authentique n'est généralement requis que si les statuts doivent être modifiés en raison d'un véritable transfert de siège (art. 780 CO).
Qui doit signer la réquisition d'inscription au registre du commerce ?
La réquisition est en principe effectuée par une ou plusieurs personnes habilitées à signer conformément à leur pouvoir de signature, ou par un tiers muni d'une procuration (art. 17, al. 1 ORC). Les règles de signature inscrites au registre du commerce sont déterminantes.
L'IDE reste-t-il le même lors d'un transfert de siège ?
Oui. Lors d'un transfert de siège, la Sàrl reste la même entité juridique. Au registre du commerce du nouveau siège sont notamment inscrits la raison de commerce ou le nom ainsi que le numéro d'identification des entreprises (art. 123, al. 5, let. a ORC).
Où doit être déposée la réquisition en cas de changement de canton ?
En cas d'un transfert de siège dans un autre arrondissement d'enregistrement, la Sàrl doit requérir son inscription au nouveau siège (art. 123, al. 1 ORC). Le nouvel office du registre du commerce informe ensuite l'ancien office du registre du commerce et procède à la radiation à l'ancien siège (art. 123, al. 3 ORC).
