Que signifie le droit de signature au registre du commerce ?
Le droit de signature détermine qui est habilité à représenter une entité juridique vis-à-vis de tiers par sa signature, ainsi que la forme sous laquelle cette représentation s'exerce.
Les variantes types sont la signature individuelle, la signature collective à deux, la procuration collective ou la procuration individuelle. En cas de signature individuelle, la personne concernée peut signer seule pour la société. En cas de signature collective à deux, l'intervention d'une seconde personne disposant du droit de signature est requise. Le registre du commerce rend cette information publique.
Pour les personnes physiques, l'inscription au registre du commerce mentionne notamment le nom, le domicile, la fonction et le genre d'autorisation de signer, ou l'indication que la personne n'est pas autorisée à signer (art. 119, al. 1, ORC). C'est pourquoi une modification du droit de signature n'est pas une simple note interne, mais un fait pertinent au regard du droit du registre.
En ce qui concerne les sociétés anonymes, le code des obligations prévoit en outre que les personnes habilitées à représenter la société signent en ajoutant leur signature à la raison sociale (art. 719 CO). Pour la Sàrl, il est également prévu que les personnes habilitées à représenter la société signent en ajoutant leur signature à la raison sociale de la Sàrl (art. 814, al. 5, CO).
Quand devez-vous faire modifier le droit de signature ?
Tout changement de fait inscrit au registre du commerce doit faire l'objet d'une réquisition d'inscription.
La règle de base est limpide. Si un fait est inscrit au registre du commerce, toute modification de ce fait doit également y être inscrite (art. 933, al. 1, CO). Si le registre indique qu'une personne dispose d'une signature individuelle, mais que cette personne ne peut désormais plus signer que collectivement à deux, l'inscription doit être adaptée. Il en va de même lorsqu'une nouvelle personne obtient le droit de signature ou qu'une personne qui en disposait jusqu'alors doit être radiée.
Les cas fréquents sont l'entrée en fonction d'une nouvelle gérante, la sortie d'un membre du conseil d'administration, le passage d'une signature individuelle à une signature collective, l'octroi d'une procuration ou la radiation du droit de signature consécutive à la fin d'un contrat de travail ou d'un mandat d'organe.
La rapidité d'exécution revêt ici une importance majeure. Le changement ne doit pas être reporté inutilement, car les tiers se fient aux inscriptions du registre du commerce. Une inscription obsolète peut être source d'incertitudes dans les relations d'affaires, par exemple pour les procurations bancaires, la signature de contrats ou les contacts avec les autorités.
Qui prend la décision de modification en interne ?
L'organe compétent dépend de la forme juridique et de la fonction concernée.
Dans une SA, c'est généralement le conseil d'administration qui statue sur les droits de signature, à moins que les statuts ou des configurations particulières n'en disposent autrement. Dans le cas d'une Sàrl, la décision relève souvent des gérants ou de l'assemblée des associés. Pour une entreprise individuelle, une société en nom collectif ou une association, d'autres règles peuvent s'appliquer.
Pour la procédure auprès du registre du commerce, il est primordial que la modification puisse être attestée par une décision appropriée ou une autre base contractuelle adéquate. Lorsqu'un fait à inscrire repose sur des décisions ou des élections d'organes d'une personne morale, il convient en principe de produire un procès-verbal, un extrait de procès-verbal ou une décision prise par voie de circulaire (art. 23, al. 1, ORC). Les procès-verbaux ou extraits de procès-verbaux doivent être signés par le secrétaire et le président de l'organe ayant pris la décision (art. 23, al. 2, ORC).
Bien que formaliste, cette exigence s'avère déterminante dans la pratique. L'office du registre du commerce vérifie si la modification requise est justifiée par les pièces justificatives produites. Si la décision fait défaut ou ne correspond pas à la réquisition, l'inscription s'en trouve retardée.
Comment se déroule la modification du droit de signature ?
La procédure débute en interne par la prise de décision et s'achève par l'inscription au registre du commerce.
Tout d'abord, on définit quelle personne disposera de quel type de signature à l'avenir. À cette fin, la formulation doit être d'une grande précision. Il y a une différence essentielle selon qu'une personne doit être inscrite « avec signature individuelle », « avec signature collective à deux » ou « avec signature collective à deux limitée à certaines personnes ».
Ensuite, la décision est consignée par écrit. Selon la forme juridique et l'organisation, il s'agira d'un procès-verbal du conseil d'administration, d'une décision des associés, d'une décision de la gérance ou d'une décision prise par voie de circulaire. La réquisition destinée à l'office du registre du commerce est alors préparée. La réquisition doit identifier clairement l'entité juridique et indiquer les faits à inscrire ou renvoyer individuellement aux pièces justificatives correspondantes (art. 16, al. 1, ORC).
La réquisition peut être déposée sous forme écrite ou électronique (art. 16, al. 2, ORC). Les réquisitions électroniques doivent en outre satisfaire aux exigences techniques applicables (art. 16, al. 3, ORC). En pratique, les offices du registre du commerce exigent régulièrement pour les transmissions électroniques certains formats de fichiers, des signatures électroniques qualifiées et un dépôt par le biais de canaux de transmission reconnus.
L'office du registre du commerce procède ensuite à l'examen des documents. Si la réquisition et les pièces justificatives sont complètes, la modification est inscrite et publiée. S'il manque des éléments, l'office du registre du commerce demande un complément ou une correction.
De quels documents avez-vous besoin ?
Pour modifier le droit de signature, vous devez généralement disposer d'une réquisition d'inscription au registre du commerce, de la décision correspondante et, pour les personnes nouvellement inscrites, d'un justificatif de signature.
La réquisition est le document central. Elle est adressée à l'office du registre du commerce et demande la modification de l'inscription. Elle doit indiquer clairement quelle personne doit faire l'objet d'une nouvelle inscription, d'une modification ou d'une radiation, ainsi que le type de droit de signature applicable à l'avenir.
Si la modification repose sur la décision d'un organe, il faut produire en sus un procès-verbal, un extrait de procès-verbal ou une décision prise par voie de circulaire (art. 23, al. 1, ORC). Lorsqu'une nouvelle personne habilitée à signer est inscrite, celle-ci doit déposer sa signature manuscrite auprès de l'office du registre du commerce (art. 21, al. 1, ORC). Cela peut s'effectuer directement auprès de l'office du registre du commerce ou par la production d'une signature légalisée ou d'une signature confirmée par voie électronique (art. 21, al. 1, ORC).
La personne qui appose sa signature auprès de l'office du registre du commerce doit justifier de son identité par la présentation d'un passeport valable, d'une carte d'identité valable ou d'un titre de séjour valable pour la Suisse (art. 21, al. 2, ORC). Dans le cas d'une signature scannée et confirmée par l'intéressé lui-même par voie électronique, une déclaration par laquelle la personne reconnaît la signature comme s'agissant de la sienne, ainsi qu'une signature électronique qualifiée avec horodatage électronique qualifié sont requises (art. 21, al. 3, ORC).
Toutes les modifications n'impliquent pas les mêmes pièces justificatives. Lorsqu'une nouvelle personne obtient le droit de signature, le justificatif de signature est l'élément central. S'il s'agit simplement de radier un droit existant, la décision ou la réquisition de radiation est prépondérante. De plus, une personne qui a quitté ses fonctions est en droit de requérir elle-même la radiation de sa propre inscription (art. 933, al. 2, CO, art. 17, al. 2, let. a, ORC).
Qui a le droit de signer la réquisition?
En règle générale, une ou plusieurs personnes habilitées à représenter l'entité juridique signent la réquisition conformément à leur droit de signature.
L'ordonnance sur le registre du commerce régit les personnes habilitées à faire la réquisition. Sauf disposition contraire de la loi, la réquisition est faite par une ou plusieurs personnes habilitées à représenter l'entité juridique concernée, par un tiers muni d'une procuration ou, dans des cas particuliers, par d'autres personnes expressément désignées (art. 17, al. 1, ORC).
Ainsi, si deux personnes ne peuvent signer au registre du commerce que collectivement à deux, elles doivent signer la réquisition conjointement. Si une personne dispose de la signature individuelle, elle peut en principe signer seule la réquisition. Un tiers mandaté peut également procéder à la réquisition, à condition de joindre une procuration correspondante. Cette procuration doit être signée par un ou plusieurs membres habilités à représenter l'organe supérieur de direction ou d'administration conformément à leur droit de signature (art. 17, al. 3, ORC).
La réquisition d'inscription doit elle-même être signée par les requérants (art. 18, al. 1, ORC). Sous forme papier, elle doit être signée soit auprès de l'office du registre du commerce, soit faire l'objet d'un dépôt avec des signatures légalisées (art. 18, al. 2, ORC). Aucune légitimation n'est requise, notamment pour les signatures qui ont déjà été produites sous forme légalisée pour la même entité juridique (art. 18, al. 2, ORC).
Est-il également possible d'inscrire des signatures collectives spécifiques ?
Oui. Des signatures collectives précisées peuvent être inscrites au registre du commerce lorsque les personnes habilitées à signer conjointement sont clairement désignées.
Cette possibilité présente un grand intérêt pratique. Une société souhaite parfois ne pas se contenter d'inscrire une simple « signature collective à deux », mais plutôt préciser qu'une personne ne peut signer que conjointement avec certaines autres personnes définies. Le Tribunal fédéral a confirmé l'admissibilité de l'inscription de telles combinaisons précisées. Il a notamment motivé cette décision par le fait qu'à défaut, le pouvoir de représentation réellement en vigueur serait dissimulé au public (ATF 142 III 204 consid. 2.3.1). L'ordonnance sur le registre du commerce prévoit en outre que le genre d'autorisation de signer doit être inscrit (art. 119, al. 1, let. h, ORC), ce qui, selon le Tribunal fédéral, correspond au mode d'exercice de la représentation (ATF 142 III 204 consid. 2.3.2).
En pratique, cela signifie que si vous souhaitez modifier un droit de signature tout en y associant des combinaisons spécifiques, la formulation adoptée doit faire l'objet d'un soin rigoureux. Des formulations ambiguës ou contradictoires entraînent inévitablement des demandes de précisions.
Que vérifie l'office du registre du commerce ?
L'office du registre du commerce vérifie principalement si les conditions formelles sont remplies et si les pièces justificatives produites corroborent la modification requise.
Selon la jurisprudence, l'office du registre du commerce dispose d'un pouvoir d'examen complet s'agissant des conditions formelles du droit du registre. Pour les questions de droit matériel, l'examen s'avère plus restreint. Une inscription doit notamment être refusée lorsqu'elle est manifestement et sans ambiguïté contraire au droit (ATF 132 III 668 consid. 3.1).
Dans le cadre d'une modification du droit de signature, cela se traduit en pratique de la manière suivante : l'office du registre du commerce veille à ce que la réquisition soit correctement signée, que l'entité juridique soit clairement identifiée, que la décision soit formellement valable, que l'identité des personnes soit complète et que la signature des nouveaux signataires ait été valablement déposée.
Par conséquent, lorsque vous faites modifier le droit de signature, il convient de confronter minutieusement l'ensemble des documents avant leur dépôt. La réquisition, le procès-verbal et les justificatifs de signature doivent refléter la même modification de manière parfaitement cohérente.
Combien de temps prend la modification et quel en est le coût ?
La durée de la procédure dépend de l'office du registre du commerce compétent, de sa charge de travail ainsi que de la qualité des documents fournis.
Du point de vue légal, l'élément déterminant est que la modification n'est inscrite qu'après vérification. En pratique, si les documents sont complets, la procédure prend souvent de quelques jours ouvrables à quelques semaines. S'il manque des pièces, si les signatures ne sont pas correctement légalisées ou s'il existe une divergence entre la réquisition et la décision originale, le traitement s'en trouve prolongé.
Les émoluments sont régis par l'ordonnance sur les émoluments en matière de registre du commerce. Les tarifs applicables figurent en annexe de ladite ordonnance. Des émoluments supplémentaires peuvent être perçus en cas de volume exceptionnel, de complexité particulière ou d'urgence.
Si vous avez besoin d'aide pour procéder à une modification au registre du commerce, Jurata se tient à votre entière disposition à tout moment, notamment par le biais de son service dédié aux modifications.
Questions fréquentes sur la modification du droit de signature
Toute modification du droit de signature doit-elle être inscrite au registre du commerce ?
Oui. Dès lors que le droit de signature figure au registre du commerce, toute modification doit également y être inscrite (art. 933, al. 1, CO). Cela concerne l'octroi de nouveaux droits, la modification de droits existants ainsi que les radiations.
Une nouvelle personne habilitée à signer doit-elle fournir une signature légalisée ?
Toute personne nouvellement inscrite avec droit de signature doit déposer sa signature manuscrite auprès de l'office du registre du commerce (art. 21, al. 1, ORC). Selon le mode de dépôt, cela peut se faire directement auprès de l'office, au moyen d'un justificatif de signature légalisé ou par confirmation électronique.
Une personne ayant quitté ses fonctions peut-elle requérir elle-même sa radiation ?
Oui. Une personne qui n'est plus en fonction a le droit de requérir elle-même la radiation de son inscription (art. 933, al. 2, CO). L'ordonnance sur le registre du commerce confirme que les personnes concernées peuvent requérir elles-mêmes la radiation de membres d'organes ou de pouvoirs de représentation (art. 17, al. 2, let. a, ORC).
Une signature collective peut-elle être limitée à des personnes désignées ?
Oui. Le Tribunal fédéral a confirmé que des signatures collectives limitées à des combinaisons de personnes nommément désignées peuvent être inscrites au registre du commerce (ATF 142 III 204 consid. 2.3.2). Il est indispensable de veiller à une formulation claire et dénuée de toute contradiction tant dans la décision que dans la réquisition.
