Quelle forme juridique convient à une entreprise informatique en Suisse ?
La forme juridique appropriée dépend principalement de votre niveau de risque, de votre décision de fonder l'entreprise seul ou en équipe, ainsi que de votre souhait d'apparaître plus ou moins professionnel face aux clients, investisseurs et partenaires.
Pour démarrer, trois variantes entrent généralement en ligne de compte : l'entreprise individuelle, la Sàrl ou la SA. Une entreprise individuelle est simple et peu coûteuse. Elle est créée pour ainsi dire dès le début de l'activité indépendante. L'inscription au registre du commerce est toutefois obligatoire pour les entreprises individuelles si le chiffre d'affaires réalisé au cours du dernier exercice a atteint au moins CHF 100'000 (art. 931, al. 1, CO). En dessous de ce seuil, l'inscription est facultative (art. 931, al. 3, CO).
L'inconvénient de l'entreprise individuelle réside dans la responsabilité personnelle. Si, avec votre entreprise informatique, vous assumez la responsabilité de projets, gérez des systèmes de clients, traitez des données sensibles ou réalisez des projets logiciels de grande envergure, ce risque peut devenir significatif. C'est pourquoi de nombreux fondateurs dans le secteur informatique choisissent une Sàrl.
La Sàrl est une personne morale à part entière. Elle n'existe qu'à partir de son inscription au registre du commerce (art. 779, al. 1, CO). Sa création nécessite un acte authentique, des statuts et la désignation des organes (art. 777, al. 1, CO). Le capital social s'élève au moins à CHF 20'000 (art. 773, al. 1, CO). Pour de nombreux prestataires de services informatiques, éditeurs de SaaS et agences, la Sàrl constitue donc un bon compromis entre un besoin de capital modéré et une structure professionnelle.
La SA est également une personne morale à part entière et prend naissance avec son inscription au registre du commerce (art. 643, al. 1, CO). Le capital-actions s'élève au moins à CHF 100'000 (art. 621, al. 1, CO), dont au moins CHF 50'000 doivent être libérés lors de la constitution (art. 632, al. 2, CO). Elle est particulièrement adaptée si vous souhaitez accueillir des investisseurs, structurer clairement des participations ou envisager une croissance plus forte à terme.
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Quels contrats une entreprise informatique doit-elle avoir dès le départ ?
Une entreprise de services informatiques doit clarifier ses bases contractuelles les plus importantes dès le départ, car de nombreux litiges ne proviennent pas d'une mauvaise volonté, mais d'attentes mal définies.
Au départ se trouve le principe selon lequel un contrat se conclut par une manifestation de volonté concordante et réciproque (art. 1, al. 1, CO). Cela peut se faire de manière expresse ou tacite (art. 1, al. 2, CO). C'est précisément pour cela que, dans les projets informatiques, vous ne devez pas présumer qu'il est « évident » de comprendre ce qui était prévu. Plus un projet est technique, plus les prestations, les délais, la recette, la rémunération et les responsabilités doivent être décrits avec précision.
Pour les entreprises informatiques, il est particulièrement important de disposer d'un contrat de prestation de services ou contrat de projet, de conditions générales de vente (CGV), d'un contrat de développement logiciel, d'un contrat de maintenance ou de support, d'un contrat SaaS, d'un contrat de sous-traitance de données pour les questions de protection des données, et, en cas de fondation à plusieurs, d'une convention d'associés ou convention d'actionnaires.
Pour les contrats de projet, vous devez définir clairement si vous travaillez uniquement en régie (au temps passé) ou si vous devez garantir un résultat précis. Un prix fixe sans description détaillée des prestations est risqué. Si le client s'attend par la suite à des fonctionnalités supplémentaires, un différend sur l'étendue peut rapidement survenir. C'est pourquoi le contrat doit inclure les demandes de modification (change requests), les processus de recette et les obligations de collaboration du client.
Pour les contrats de support et de maintenance, il s'agit principalement de régler les temps de réaction, la disponibilité, l'escalade, les exclusions et la responsabilité. Quiconque propose une plateforme cloud ou un produit SaaS doit également régler la gestion des pannes, des sauvegardes, ainsi que les droits d'utilisation accordés au client et les cas permettant de bloquer ou de résilier un compte.
À qui appartient le code ?
Pour une entreprise informatique en Suisse, la question de la propriété du code est souvent plus importante que celle de l'ordinateur portable sur lequel il a été écrit. Les programmes d'ordinateur sont expressément considérés comme des œuvres au sens de la loi sur le droit d'auteur (art. 2, al. 3, LDA). Cela signifie que les logiciels peuvent être protégés par le droit d'auteur, à condition qu'ils remplissent les exigences légales.
Il est particulièrement important de noter que le transfert de droits d'auteur spécifiques n'inclut pas automatiquement d'autres droits partiels. Selon la loi, la cession d'un droit compris dans le droit d'auteur ne comprend la cession d'autres droits partiels que si cela a été convenu (art. 16, al. 2, LDA). En pratique, cela signifie que si un client doit pouvoir utiliser, modifier, revendre ou obtenir l'exclusivité de votre logiciel, cela doit figurer clairement dans le contrat.
Un cas particulier s'applique aux employés. Lorsqu'un programme d'ordinateur est créé par un employé dans l'exercice de son activité de service et conformément à ses obligations contractuelles, l'employeur est seul habilité à exercer les droits d'usage exclusifs (art. 17, LDA). C'est un point essentiel concernant vos propres collaborateurs.
En revanche, vous ne devez pas simplement vous fier à cette règle pour les indépendants (freelances), les développeurs externes et les agences partenaires. Dans leur cas, ce qui est stipulé dans le contrat s'avère déterminant. Si vous travaillez avec des développeurs externes, le contrat doit donc régler expressément quels droits sur le code, la documentation, les designs, les bases de données, les interfaces et les composants réutilisables sont transférés à votre entreprise ou restent la propriété du développeur.
Que signifie la protection des données pour les entreprises informatiques ?
La protection des données n'est pas un sujet secondaire pour les entreprises informatiques. Dès que vous traitez des données personnelles, vous devez respecter les principes de la loi sur la protection des données. Tout traitement de données personnelles doit être licite (art. 6, al. 1, LPD). Le traitement doit être effectué conformément aux règles de la bonne foi et doit être proportionné (art. 6, al. 2, LPD). De plus, les données ne peuvent être collectées que pour des finalités déterminées et reconnaissables par la personne concernée (art. 6, al. 3, LPD).
En pratique, cela concerne presque toutes les entreprises informatiques. Les formulaires de contact, les newsletters, les systèmes CRM, les tickets de support, les fichiers journaux, les outils d'analyse ou les comptes d'utilisateurs peuvent déjà contenir des données personnelles. Si vous hébergez en plus des données clients, gérez des systèmes ou avez accès aux bases de données de vos clients, la protection des données devient encore plus cruciale.
Une obligation centrale est celle de la transparence. Quiconque collecte des données personnelles doit en informer la personne concernée de manière appropriée (art. 19, al. 1, LPD). Les informations minimales à communiquer sont l'identité et les coordonnées du responsable du traitement, la finalité du traitement, ainsi que, le cas échéant, les destinataires ou les catégories de destinataires (art. 19, al. 2, LPD). C'est pourquoi une entreprise informatique a généralement besoin d'une déclaration de confidentialité claire.
La sécurité des données est tout aussi importante. Le responsable du traitement et le sous-traitant doivent garantir, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, une sécurité des données adaptée au risque (art. 8, al. 1, LPD). Pour une entreprise informatique, cela ne signifie pas seulement utiliser de bons mots de passe. Il s'agit de concepts d'accès, de droits de rôle, de chiffrement, de sauvegardes, de journalisation, de processus de mise à jour et de responsabilités internes bien définies.
Quand une entreprise informatique a-t-elle besoin d'un contrat de sous-traitance de données ?
Un contrat de sous-traitance de données est généralement nécessaire lorsqu'une entreprise informatique traite des données personnelles pour le compte d'un client. C'est le cas, par exemple, si vous exploitez une plateforme SaaS, hébergez des données clients, avez un accès de support à des données personnelles ou gérez des systèmes dans le cadre d'un outsourcing informatique.
La loi sur la protection des données autorise le traitement par un sous-traitant si les données sont traitées de la même manière que le responsable du traitement pourrait le faire lui-même, et si aucune obligation légale ou contractuelle de secret ne s'y oppose (art. 9, al. 1, LPD). Le responsable du traitement doit en outre s'assurer que le sous-traitant est en mesure de garantir la sécurité des données (art. 9, al. 2, LPD). Une sous-traitance ultérieure à des tiers n'est autorisée qu'avec l'autorisation préalable du responsable du traitement (art. 9, al. 3, LPD).
En pratique, cela signifie que s'il vous incombe de traiter des données clients pour le compte d'un tiers, vous ne devez pas simplement mentionner la « protection des données » dans vos CGV. Vous avez besoin de règles claires concernant les finalités, les instructions reçues, les mesures de sécurité, les sous-traitants ultérieurs, l'effacement, la restitution des données et les droits de contrôle.
Quels impôts et taxes une entreprise informatique doit-elle prendre en compte ?
Sur le plan fiscal, l'entreprise individuelle, la Sàrl et la SA diffèrent nettement. Pour une entreprise individuelle, le bénéfice est imposé en tant que revenu provenant d'une activité lucrative indépendante. Sont imposables tous les revenus provenant de l'exploitation d'une entreprise commerciale, industrielle, artisanale, ou d'autres activités lucratives indépendantes (art. 18, al. 1, LIFD).
Pour une Sàrl ou une SA, la société elle-même est imposée en tant que personne morale. Les sociétés de capitaux (telles que les sociétés anonymes et les sociétés à responsabilité limitée) comptent parmi les personnes morales assujetties à l'impôt (art. 49, al. 1, let. a, LIFD). Cela a des conséquences sur l'impôt sur le bénéfice, l'impôt sur le capital ainsi que sur l'imposition privée du salaire ou des dividendes. La charge fiscale effective dépend en outre fortement du canton et de la commune.
La comptabilité est également un aspect important. Les personnes morales sont tenues de tenir une comptabilité et de présenter des comptes (art. 957, al. 1, ch. 2, CO). Les entreprises individuelles doivent tenir une comptabilité complète et présenter des comptes conformément aux dispositions du CO si elles ont réalisé un chiffre d'affaires d'au moins CHF 500'000 lors du dernier exercice (art. 957, al. 1, ch. 1, CO). En deçà, elles doivent au moins tenir un enregistrement des recettes, des dépenses ainsi que de leur patrimoine (art. 957, al. 2, ch. 1, CO).
À partir de quel seuil une entreprise informatique est-elle assujettie à la TVA ?
La TVA devient souvent très vite un enjeu majeur pour les entreprises informatiques, car les prestations de services, le développement de logiciels, les licences, les abonnements SaaS et le conseil peuvent rapidement générer un chiffre d'affaires important. En principe, est assujetti quiconque exploite une entreprise indépendamment de sa forme juridique, de son but et de son but lucratif, et fournit des prestations sur le territoire suisse ou a son siège, son domicile ou un établissement stable sur le territoire suisse (art. 10, al. 1, LTVA).
Sont notamment libérés de l'assujettissement les assujettis qui réalisent, en Suisse et à l'étranger, un chiffre d'affaires inférieur à CHF 100'000 sur des prestations qui ne sont pas exclues du champ de l'impôt (art. 10, al. 2, let. a, LTVA). Dès que l'assujettissement commence, la personne ou l'entreprise doit s'annoncer d'elle-même auprès de l'AFC dans un délai de 30 jours (art. 66, al. 1, LTVA).
Si vous êtes assujetti à la TVA, vos factures doivent comporter des mentions obligatoires. Il s'agit notamment du nom et de l'adresse du prestataire, d'une mention de son inscription au registre des assujettis, de son numéro de TVA, du nom et de l'adresse du destinataire de la prestation, de la date ou période de la prestation, de la nature et de l'étendue de la prestation, de la contre-prestation, du taux d'imposition et du montant de l'impôt dû (art. 26, al. 2, LTVA).
Que devez-vous régler avant votre premier projet client ?
Avant d'accepter votre premier mandat d'envergure avec votre entreprise informatique en Suisse, il convient d'établir des bases juridiques saines. Cela implique le choix de la forme juridique adéquate, la définition d'un nom d'entreprise approprié, le traitement de la question du registre du commerce, l'ouverture d'un compte professionnel distinct, la mise en place de la comptabilité, les démarches relatives aux impôts et à la TVA, la rédaction de modèles de contrats types, de politiques de confidentialité et la mise au clair des droits d'utilisation.
Pour les projets informatiques, cette préparation s'avère particulièrement rentable. Un seul contrat ambigu peut coûter plus cher que l'ensemble du processus de création. Si, par exemple, vous ne précisez pas si le client obtient uniquement un droit d'utilisation ou si l'intégralité du code source lui est transférée, cela peut nuire à votre modèle d'affaires par la suite. De même, si vous hébergez des données clients sans avoir établi de contrat de sous-traitance de données, vous vous exposez à un risque juridique lié à la protection des données. Et si vous identifiez votre assujettissement à la TVA trop tardivement, les démarches administratives de correction peuvent se révéler fastidieuses.
Conclusion : Une bonne informatique commence par une bonne structure
Quiconque souhaite créer une entreprise informatique en Suisse doit démarrer d'un point de vue non seulement technique, mais aussi juridique, sur des bases propres. Les décisions phares concernent la forme juridique, les contrats, la protection des données, les droits sur le code, la comptabilité et les impôts.
Pour de petites activités à faible risque, une entreprise individuelle peut suffire. Pour les prestations informatiques professionnelles, les offres SaaS ou les projets clients plus importants, la Sàrl s'impose souvent comme la structure la plus solide. La SA devient particulièrement intéressante lorsque des investisseurs, des plans de participation ou une croissance forte sont envisagés.
Le meilleur moment pour mettre en place des contrats clairs, des politiques de confidentialité et prendre les décisions fiscales fondamentales n'est pas après l'apparition du premier différend, mais bien avant la signature de votre premier mandat d'envergure.
Foire aux questions sur l'entreprise informatique en Suisse
Ai-je besoin d'une Sàrl pour une entreprise informatique ?
Non, la Sàrl n'est pas obligatoire. Vous pouvez dans un premier temps opter pour l'entreprise individuelle. Toutefois, la constitution d'une Sàrl s'avère souvent judicieuse pour projeter une image plus professionnelle, structurer les risques de responsabilité ou s'associer avec d'autres personnes.
Dois-je inscrire mon entreprise informatique au registre du commerce ?
La Sàrl ou la SA doivent impérativement être inscrites au registre du commerce. Une entreprise individuelle doit y être inscrite dès lors qu'elle réalise un chiffre d'affaires annuel d'au moins CHF 100'000 (art. 931, al. 1, CO).
À qui appartient le logiciel que je développe pour des clients ?
Cela dépend du contrat. Les programmes d'ordinateur sont protégés par le droit d'auteur (art. 2, al. 3, LDA), et les droits d'utilisation spécifiques ne sont transférés que dans la mesure où cela a été expressément convenu (art. 16, al. 2, LDA). Par conséquent, le contrat doit définir clairement si le client obtient un simple droit d'usage, un droit exclusif ou également l'accès au code source.
À partir de quel chiffre d'affaires dois-je déclarer la TVA ?
En principe, la libération de l'assujettissement à la TVA s'applique tant que le chiffre d'affaires provenant de prestations non exclues reste inférieur à CHF 100'000 sur une période d'un an (art. 10, al. 2, let. a, LTVA). Si le seuil d'assujettissement est franchi, l'inscription doit être effectuée dans un délai de 30 jours (art. 66, al. 1, LTVA).
