Pourquoi les documents de constitution sont-ils si importants ?
Les documents de constitution constituent la preuve formelle que la société a été valablement créée et qu'elle peut être inscrite au registre du commerce. Dans le cas de la SA, les fondateurs déclarent par acte authentique qu'ils constituent une société anonyme, en fixent les statuts et désignent les organes (art. 629, al. 1, CO). Pour la Sàrl, la constitution est très similaire. Là aussi, les fondateurs déclarent par acte authentique qu'ils constituent une société à responsabilité limitée, en fixent les statuts et désignent les organes (art. 777, al. 1, CO).
En pratique, cela signifie que la société ne naît pas simplement d'un accord privé entre les parties. Elle requiert un acte officiel de constitution, des pièces justificatives adéquates et l'inscription au registre du commerce. Par conséquent, les documents ne relèvent pas de la simple bureaucratie, mais constituent le fondement même de la nouvelle société.
De quels documents de constitution une Sàrl a-t-elle besoin ?
Pour une Sàrl, vous avez généralement besoin de l'acte authentique de constitution, des statuts, de la réquisition d'inscription au registre du commerce, des justificatifs relatifs aux organes élus, le cas échéant des documents concernant l'organe de révision, d'une attestation de dépôt du capital et, selon l'adresse, d'une déclaration d'acceptation de domicile.
L'acte de constitution est le document central de la création d'une Sàrl. C'est là que sont souscrites les parts sociales et que les fondateurs confirment notamment que toutes les parts sociales sont valablement souscrites et que les apports correspondent à la totalité du prix d'émission (art. 777, al. 2, CO). Pour la Sàrl, il est particulièrement important que l'apport pour chaque part sociale soit entièrement libéré (art. 777c, al. 1, CO). Le capital social doit être d'au moins CHF 20'000 (art. 773, al. 1, CO).
Les statuts constituent le document de base de la Sàrl. Ils doivent mentionner au minimum la raison sociale et le siège, le but, le montant du capital social, le nombre et la valeur nominale des parts sociales, ainsi que la forme des communications aux associés (art. 776 CO). Dans la pratique, les statuts règlent souvent en plus des aspects tels que la gestion, la représentation, les droits de préemption ou des droits et obligations particuliers des associés.
Pour l'inscription de la Sàrl, l'ordonnance sur le registre du commerce exige notamment l'acte authentique de constitution, les statuts, le cas échéant la preuve de l'acceptation de leur mandat par les gérants, le cas échéant la déclaration d'acceptation de l'organe de révision, les décisions relatives à la présidence et aux pouvoirs de signature, ainsi que, pour les apports en numéraire, une attestation bancaire, à moins que la banque ne soit déjà mentionnée dans l'acte authentique (art. 71, al. 1, ORC). Si une adresse c/o est utilisée comme domicile légal, il convient de produire en outre une déclaration du détenteur du domicile (art. 117, al. 3, ORC).
De quels documents de constitution une SA a-t-elle besoin ?
Pour une SA, vous avez également besoin d'un acte authentique de constitution, des statuts, de la réquisition d'inscription au registre du commerce, des acceptations de mandat des membres du conseil d'administration, le cas échéant d'une déclaration d'acceptation de l'organe de révision, d'un procès-verbal de constitution du conseil d'administration, d'une attestation de dépôt du capital et, selon les cas, de pièces justificatives supplémentaires.
La SA dispose d'un capital-actions d'au moins CHF 100'000 (art. 621, al. 1, CO). Lors de la constitution, il n'est toutefois pas obligatoire de libérer la totalité du capital-actions. Les apports doivent représenter au moins 20 % de la valeur nominale de chaque action et s'élever dans tous les cas à CHF 50'000 au minimum (art. 632, al. 1, CO et art. 632, al. 2, CO). Les apports en espèces doivent être déposés auprès d'un établissement bancaire à la disposition exclusive de la société, et l'établissement ne libère le montant qu'une fois la société inscrite au registre du commerce (art. 633, al. 1, CO et art. 633, al. 2, CO).
Les statuts de la SA doivent mentionner au minimum la raison sociale et le siège, le but, le montant et la monnaie du capital-actions, le montant des apports libérés, le nombre, la valeur nominale et la catégorie des actions, ainsi que la forme des communications aux actionnaires (art. 626, al. 1, CO). Ils définissent ainsi le cadre juridique de la société.
Pour l'inscription au registre du commerce d'une SA, il convient notamment de présenter l'acte authentique de constitution, les statuts, les justificatifs d'acceptation de mandat par les membres du conseil d'administration, le cas échéant la déclaration d'acceptation de l'organe de révision, le procès-verbal du conseil d'administration concernant sa constitution, le règlement de la présidence et les pouvoirs de signature, ainsi que, pour les apports en numéraire, une attestation bancaire, à moins que l'établissement ne soit déjà mentionné dans l'acte authentique (art. 43, al. 1, ORC). Pour la SA également, une déclaration d'acceptation de domicile est requise en cas d'adresse c/o (art. 117, al. 3, ORC).
Quand des documents supplémentaires sont-ils requis ?
Des documents de constitution supplémentaires sont nécessaires en premier lieu lorsque la constitution ne s'effectue pas par un simple apport en numéraire. Cela concerne notamment les apports en nature, les cas de reprise de biens par compensation ou les avantages particuliers.
Il y a apport en nature lorsque le capital n'est pas ou pas seulement fourni en espèces, mais par exemple sous forme de machines, de véhicules, de logiciels, de créances ou d'autres actifs. Dans le cas de la SA, les biens constitutifs d'un apport en nature ne sont pris en compte comme couverture que s'ils peuvent être portés au bilan, transférés et réalisés, et si la société peut en disposer librement après son inscription (art. 634, al. 1, CO). L'apport en nature doit faire l'objet d'un contrat écrit, et les statuts doivent en préciser l'objet, l'estimation, le nom de l'apporteur ainsi que les actions attribuées en contrepartie (art. 634, al. 2, CO et art. 634, al. 4, CO). Pour la Sàrl, les dispositions du droit de la SA relatives à l'exécution et au contrôle des apports s'appliquent par analogie (art. 777c, al. 2, CO).
Dans ces cas qualifiés, un rapport de fondation et une attestation de contrôle sont requis en sus. Dans le rapport de fondation, les fondateurs rendent compte en particulier de la nature et de l'état des apports en nature, du bien-fondé de l'évaluation, de l'existence et de la possibilité de compensation d'une dette ou des avantages particuliers (art. 635 CO). Un réviseur agréé examine ce rapport et atteste par écrit qu'il est complet et exact (art. 635a CO). En présence d'apports en nature, de cas de compensation ou d'avantages particuliers, l'ordonnance sur le registre du commerce exige de surcroît les contrats d'apport en nature, le rapport de fondation signé et l'attestation de contrôle sans réserve (art. 43, al. 3, ORC). Cette règle s'applique par analogie à la Sàrl (art. 71, al. 3, ORC).
Qu'en est-il de l'organe de révision et du renoncement (opting-out) ?
De nombreuses petites sociétés souhaitent démarrer sans organe de révision. Cela est possible si les conditions légales sont remplies. Lorsque les conditions d'une révision ordinaire ne sont pas réunies, la société est en principe soumise à un contrôle restreint (art. 727a, al. 1, CO). Toutefois, avec le consentement de l'ensemble des actionnaires, il est possible de renoncer au contrôle restreint si la société ne compte pas plus de dix emplois à plein temps en moyenne annuelle (art. 727a, al. 2, CO).
Pour les documents de constitution, cela signifie : soit un organe de révision est élu et son acceptation de mandat est jointe, soit une renonciation valable à la révision est documentée. Concernant la SA, l'acte authentique de constitution doit également mentionner que l'organe de révision a été élu ou qu'il est renoncé à une révision (art. 44, let. f, ORC). Pour la Sàrl, cela fait également partie de l'acte authentique (art. 72, let. g, ORC).
Comparaison directe entre Sàrl et SA
Les documents de constitution pour la Sàrl et la SA sont très similaires, mais diffèrent sur quelques détails importants. Pour ces deux formes juridiques, un acte authentique, des statuts, des informations sur les organes, des pièces justificatives relatives au capital et l'inscription au registre du commerce sont nécessaires. Pour la Sàrl, l'accent est mis sur la libération totale du capital social d'au moins CHF 20'000. Pour la SA, le capital minimal est de CHF 100'000, un montant minimal de CHF 50'000 devant être libéré lors de la constitution.
Une autre différence réside au niveau des organes. La SA requiert un conseil d'administration. C'est pourquoi un procès-verbal du conseil d'administration concernant sa constitution, sa présidence et les pouvoirs de signature est également requis pour l'inscription au registre du commerce (art. 43, al. 1, let. e, ORC). Pour la Sàrl, il s'agit des gérants ainsi que, le cas échéant, des décisions relatives à la présidence de la gestion et à la nomination d'autres personnes habilitées à représenter la société (art. 71, al. 1, let. c, ORC, art. 71, al. 1, let. e, ORC et art. 71, al. 1, let. f, ORC). Si vous avez besoin de soutien lors de la constitution de votre société, Jurata se tient à votre entière disposition à tout moment. Jurata se charge pour vous de l'établissement de tous les documents de constitution nécessaires et coordonne l'ensemble du processus de A à Z – et ce dès CHF 100.
Conclusion : Des documents de constitution bien préparés évitent les retards
Les principaux documents de constitution pour la Sàrl et la SA sont l'acte authentique de constitution, les statuts, la réquisition d'inscription au registre du commerce, les déclarations d'acceptation des mandats par les organes, l'attestation de dépôt du capital et, selon la situation, des pièces justificatives supplémentaires relatives à la révision, au domicile ou aux apports en nature. Dans le cas de constitutions simples en numéraire, le volume des documents reste restreint. Dès que des apports en nature, des compensations, des avantages particuliers, des adresses c/o ou des clauses statutaires particulières s'y ajoutent, le besoin de coordination augmente de manière significative.
Le mieux est de clarifier avant le rendez-vous chez le notaire la manière dont le capital sera libéré, de définir qui assumera quelle fonction, de décider si un organe de révision sera élu ou si un opting-out sera déclaré, et de déterminer si le domicile légal sera une adresse propre ou une adresse c/o.
