Quiconque crée une entreprise en Suisse se retrouve tôt ou tard confronté au registre du commerce. Pour certains, l'inscription n'est qu'une étape administrative. Pour d'autres, c'est le moment précis où l'entreprise naît juridiquement.
C'est pourquoi il est essentiel, en particulier pour les fondatrices et les fondateurs, de savoir quand l'inscription au registre du commerce est obligatoire, comment fonctionne la réquisition et quels documents doivent être préparés. En effet, des signatures manquantes, des statuts incomplets ou un domicile légal mal justifié peuvent rapidement retarder l'inscription.
Qu'est-ce que le registre du commerce ?
Le registre du commerce est un registre public contenant des faits juridiquement pertinents relatifs aux entreprises et autres entités juridiques. Il indique par exemple la raison de commerce d'une entreprise, le lieu de son siège, son but et les personnes qui disposent du pouvoir de la représenter valablement. Juridiquement, le registre du commerce a pour but l'enregistrement et la publicité de ces faits. Il sert à la sécurité juridique et à la protection des tiers (art. 927, al. 1, CO).
Cela peut sembler théorique, mais c'est d'une grande importance pratique. Quiconque conclut des contrats avec votre entreprise doit pouvoir vérifier si celle-ci existe et qui est habilité à signer pour elle. Le Tribunal fédéral décrit ainsi le registre du commerce comme un instrument qui crée de la transparence dans les relations d'affaires et rend publics les faits juridiquement pertinents (TF 4A_64/2024 consid. 3.3.7).
Quand l'inscription au registre du commerce est-elle obligatoire ?
L'obligation de s'inscrire au registre du commerce dépend principalement de la forme juridique choisie.
Pour une entreprise individuelle, un seuil de chiffre d'affaires s'applique. Lorsqu'une personne physique exploite une entreprise commerciale et a réalisé au cours du dernier exercice un chiffre d'affaires annuel d'au moins CHF 100 000, elle doit faire inscrire son entreprise individuelle au registre du commerce du lieu de son établissement. Les professions libérales et les agriculteurs sont exclus, à moins qu'ils n'exploitent une entreprise d'une forme commerciale (art. 931, al. 1, CO). Les personnes qui restent en dessous de ce seuil peuvent s'inscrire à titre facultatif (art. 931, al. 3, CO).
Pour une société en nom collectif, l'inscription est obligatoire. Les associés doivent requérir l'inscription de la société au registre du commerce (art. 552, al. 2, CO). Il en va de même pour la société en commandite (art. 594, al. 3, CO).
Pour une SA ou une Sàrl, l'inscription au registre du commerce est encore plus cruciale. La SA n'acquiert la personnalité juridique que par son inscription au registre du commerce (art. 643, al. 1, CO). Il en va de même pour la Sàrl : elle ne naît en tant que personne morale qu'avec son inscription au registre du commerce (art. 779, al. 1, CO).
En résumé : une entreprise individuelle en croissance doit être attentive dès qu'elle approche du seuil de chiffre d'affaires. Une Sàrl ou une SA n'existe pas juridiquement en tant que société propre sans cette inscription.
Pourquoi l'inscription au registre du commerce est plus qu'une simple formalité administrative
Une inscription au registre du commerce suscite de la confiance. Une entreprise inscrite paraît plus tangible dans les relations d'affaires. Banques, partenaires contractuels, autorités et clients peuvent ainsi vérifier des informations clés.
S'y ajoute un effet juridique souvent sous-estimé. Lorsqu'un fait a été inscrit au registre du commerce, nul ne peut en principe faire valoir qu'il ne l'a pas connu (art. 936b, al. 1, CO). Inversement, un fait soumis à l'obligation d'inscription mais non inscrit ne peut en principe être opposé à des tiers que s'il est prouvé qu'ils en avaient connaissance (art. 936b, al. 2, CO).
Pour les fondatrices et les fondateurs, cela signifie que l'inscription au registre n'est pas une simple vitrine. Elle détermine ce sur quoi les tiers peuvent se fier et ce que votre entreprise communique de manière efficace vers l'extérieur.
Comment fonctionne l'inscription auprès du registre du commerce ?
L'inscription repose en principe sur une réquisition. Les faits à inscrire doivent être justifiés par des pièces justificatives (art. 929, al. 2, CO). L'ordonnance sur le registre du commerce régit à cet égard la procédure, la réquisition, les pièces justificatives, les transactions électroniques et la consultation (art. 1 ORC).
La réquisition doit identifier clairement l'entité juridique et indiquer les faits à inscrire ou faire référence aux pièces justificatives correspondantes (art. 16, al. 1, ORC). Elle peut être déposée sur papier ou par voie électronique (art. 16, al. 2, ORC). En pratique, la réquisition s'effectue auprès de l'office du registre du commerce du canton dans lequel l'entreprise a son siège ou sa succursale.
Pour les structures simples comme les entreprises individuelles, la réquisition peut souvent être préparée directement. Pour la SA et la Sàrl, un acte de fondation notarié est requis en plus. L'inscription au registre du commerce de ces sociétés n'intervient donc qu'après l'authentification officielle de la fondation.
Signatures et légalisations : l'obstacle le plus fréquent
Les réquisitions d'inscription au registre du commerce ne se limitent pas à remplir un formulaire. La réquisition doit être signée correctement. Si elle est déposée sur papier, elle doit être signée soit auprès de l'office du registre du commerce, soit être munie de signatures légalisées (art. 18, al. 2, ORC). Les personnes qui signent directement auprès de l'office doivent prouver leur identité au moyen d'une pièce d'identité valable (art. 18, al. 3, ORC).
Pour les réquisitions électroniques, une signature électronique qualifiée assortie d'un horodatage électronique qualifié est nécessaire (art. 18, al. 4, ORC).
Lorsqu'une personne ayant le droit de signer est inscrite, elle doit également déposer sa signature manuscrite auprès de l'office du registre du commerce. Cela peut se faire directement à l'office, au moyen d'un document papier légalisé ou, sous certaines conditions, par voie électronique (art. 21, al. 1, ORC).
Pour les fondatrices et les fondateurs, c'est un aspect très pratique : si les signatures ne sont pas correctement légalisées ou déposées, la réquisition est fréquemment mise en attente.
Quels documents sont nécessaires pour une entreprise individuelle ?
Pour l'entreprise individuelle, le volume de documents requis est relativement limité. Légalement, la réquisition doit identifier clairement l'entité juridique et indiquer les faits à inscrire ou faire référence aux pièces justificatives (art. 16, al. 1, ORC). Les signatures doivent répondre aux exigences de forme (art. 18, ORC). Si une personne ayant le droit de signer est inscrite, la signature doit être déposée (art. 21, ORC).
En pratique, vous aurez généralement besoin d'un formulaire de réquisition, d'une pièce d'identité et d'une déclaration de signature dûment légalisée. Le canton de Zurich mentionne par exemple, pour la nouvelle inscription d'une entreprise individuelle, la réquisition, une pièce d'identité et une déclaration de signature comme justificatifs requis.
Quels documents sont nécessaires pour une Sàrl ?
Pour la Sàrl, la fondation est plus formaliste. La réquisition d'inscription de la fondation doit notamment s'accompagner de l'acte authentique de fondation et des statuts (art. 71, al. 1, let. a, ORC, art. 71, al. 1, let. b, ORC). Si des gérants ont été nommés, il convient de fournir la preuve qu'ils ont accepté leur élection, selon la constellation (art. 71, al. 1, let. c, ORC).
S'il existe un organe de révision prescrit par la loi, la preuve de l'acceptation de son mandat doit être déposée (art. 71, al. 1, let. d, ORC). En cas d'apports en espèces, une attestation bancaire peut être requise, indiquant auprès de quelle banque les apports ont été déposés, à moins que cette banque ne soit déjà mentionnée dans l'acte authentique (art. 71, al. 1, let. g, ORC).
Le domicile légal est également un point crucial. Si la société est domiciliée auprès d'un tiers (domiciliataire), il convient de fournir une déclaration écrite selon laquelle elle dispose d'un domicile légal au lieu de son siège (art. 71, al. 1, let. h, ORC).
S'il existe des apports en nature, des faits de reprise de biens ou des avantages particuliers, des exigences supplémentaires s'appliquent (art. 71, al. 3, ORC). Dans ce cas, la fondation s'avère nettement plus complexe et doit être préparée avec soin.
Quels documents sont nécessaires pour une SA ?
Pour la SA, les documents requis sont similaires, mais adaptés à la structure spécifique du droit des actions. La réquisition d'inscription de la fondation doit s'accompagner de l'acte authentique de fondation et des statuts (art. 43, al. 1, let. a, ORC, art. 43, al. 1, let. b, ORC). De plus, il convient de fournir la preuve que les membres du conseil d'administration ont accepté leur élection (art. 43, al. 1, let. c, ORC).
S'il existe un organe de révision prescrit par la loi, l'acceptation de son mandat doit également être prouvée (art. 43, al. 1, let. d, ORC). Il faut également le procès-verbal du conseil d'administration concernant sa constitution, la présidence et les pouvoirs de signature (art. 43, al. 1, let. e, ORC).
En cas d'apports en espèces, une attestation bancaire peut s'avérer nécessaire, à moins que la banque ne soit déjà mentionnée dans l'acte authentique (art. 43, al. 1, let. f, ORC). Si le domicile se trouve chez un tiers, une déclaration de domicile correspondante doit être fournie (art. 43, al. 1, let. g, ORC).
Pour la SA également, des obligations supplémentaires de justification s'appliquent en présence d'apports en nature, de reprises de biens ou d'avantages particuliers (art. 43, al. 3, ORC).
Qu'est-ce qui figure ensuite dans le registre du commerce ?
L'inscription au registre du commerce contient des indications différentes selon la forme juridique.
Pour une SA, on y inscrit notamment la raison de commerce, le numéro d'identification des entreprises, le siège, le domicile légal, la forme juridique, la date des statuts, le but, le capital-actions, les membres du conseil d'administration, les personnes habilitées à représenter la société, l'organe de révision ou la mention de la renonciation au contrôle restreint, ainsi que l'organe de publication (art. 45, al. 1, ORC).
Pour une Sàrl, on y trouve notamment la raison de commerce, le numéro d'identification des entreprises, le siège, le domicile légal, la forme juridique, la date des statuts, le but, le capital social, les associés, les gérants, les personnes habilitées à représenter la société, l'organe de révision ou la mention de la renonciation au contrôle restreint, ainsi que l'organe de publication (art. 73, al. 1, ORC).
Ces informations ne restent pas simplement internes par la suite. Elles deviennent publiques et opposables dans les relations d'affaires.
Quand l'inscription devient-elle publique ?
Les inscriptions sont publiées par voie électronique dans la Feuille officielle suisse du commerce (art. 35, al. 1, ORC). C'est à ce moment-là que l'inscription devient pleinement visible pour les tiers.
Cette étape est cruciale, en particulier pour la SA et la Sàrl, car la société n'existe en tant que personne morale propre qu'à partir de son inscription au registre du commerce (art. 643, al. 1, CO, art. 779, al. 1, CO).
Que se passe-t-il après l'inscription au registre du commerce ?
Après l'inscription, la phase de création n'est pas tout à fait terminée sur le plan administratif. Selon la situation, d'autres démarches s'ensuivent : compte bancaire, comptabilité, assurances sociales, clarification concernant la TVA, assurances de l'entreprise, contrats de travail et registres internes.
La tenue de la comptabilité est également un point crucial. L'obligation de tenir une comptabilité et de présenter des comptes s'applique notamment aux personnes morales, ainsi qu'aux entreprises individuelles et sociétés de personnes qui ont réalisé un chiffre d'affaires d'au moins CHF 500 000 lors du dernier exercice (art. 957, al. 1, CO). Les entreprises individuelles et sociétés de personnes d'une taille inférieure doivent au moins tenir une comptabilité des recettes, des dépenses et du patrimoine (art. 957, al. 2, CO).
Cela signifie que l'inscription au registre du commerce et les obligations comptables sont liées, mais ne sont pas identiques. Surtout pour l'entreprise individuelle, il convient de garder un œil sur ces deux seuils distincts.
Résumé
L'inscription au registre du commerce est une étape majeure pour les fondatrices et les fondateurs. Pour l'entreprise individuelle, elle devient obligatoire en principe à partir de CHF 100 000 de chiffre d'affaires (art. 931, al. 1, CO). Les sociétés en nom collectif et en commandite doivent obligatoirement être inscrites (art. 552, al. 2, CO, art. 594, al. 3, CO). La SA et la Sàrl ne naissent en tant que personnes morales qu'au moment de leur inscription (art. 643, al. 1, CO, art. 779, al. 1, CO).
Le processus suit un schéma précis : préparer les documents, légaliser correctement les signatures ou signer électroniquement, déposer la réquisition, attendre l'examen par l'office du registre du commerce et enfin la publication dans la FOSC. Les documents requis varient fortement selon la forme juridique. Les entreprises individuelles nécessitent généralement peu de justificatifs. Les Sàrl et les SA requièrent en revanche un acte authentique, des statuts, les preuves relatives aux organes, au capital, à l'organe de révision, aux pouvoirs de signature et au domicile légal.
Une préparation soignée permet de gagner du temps. En cas de doute, il est recommandé de faire vérifier les documents avant leur dépôt, tout particulièrement pour les Sàrl et SA, en présence d'apports en nature, de plusieurs fondateurs ou en cas de domiciliation.
