Quand as-tu besoin d'un notaire lors de la création d'entreprise ?
Lors de la création d'une Sàrl ou d'une SA, tu as besoin d'un notaire car la loi exige la constitution par acte authentique. Un simple accord écrit entre les fondateurs ne suffit pas.
Pour la SA, les fondateurs déclarent dans un acte authentique qu'ils fondent une société anonyme. Dans ce même acte, ils établissent les statuts et nomment les organes (art. 629, al. 1, CO). Pour la Sàrl, le principe de base est le même : les fondateurs déclarent dans un acte authentique qu'ils créent une société à responsabilité limitée, établissent les statuts et nomment les organes (art. 777, al. 1, CO).
Le notaire est donc particulièrement important pour les sociétés de capitaux. Cela comprend notamment la Sàrl et la SA. Pour une entreprise individuelle, aucune constatation authentique de la création n'est en principe requise. De même, pour les sociétés de personnes simples, l'accent n'est généralement pas mis sur le rendez-vous chez le notaire, mais plutôt sur l'inscription au registre du commerce, si une obligation d'inscription existe.
Il est important de noter que l'acte authentique notarié ne suffit pas à lui seul à donner pleinement « vie » à la société. Pour la SA, la personnalité juridique ne naît qu'avec l'inscription au registre du commerce (art. 643, al. 1, CO). Pour la Sàrl, c'est identique : elle acquiert la personnalité juridique par son inscription au registre du commerce (art. 779, al. 1, CO). Le rendez-vous chez le notaire est donc une étape décisive sur le chemin de la création, mais l'aboutissement réel ne suit qu'avec l'inscription au registre du commerce.
Quelles tâches le notaire assume-t-il ?
Le notaire veille à ce que la création de l'entreprise soit formellement constatée de manière correcte. Il vérifie les documents nécessaires, consigne l'acte de constitution dans un acte authentique et confirme que les pièces justificatives pertinentes ont été présentées.
Pour la SA, l'acte authentique de constitution doit notamment contenir les informations relatives aux fondateurs, la déclaration de fondation de la société anonyme, la confirmation des statuts établis, la souscription des actions, l'élection du conseil d'administration et la mention de l'organe de révision (art. 44 ORC). Pour la Sàrl, l'acte de constitution contient par analogie des informations similaires, à savoir notamment les données personnelles, la déclaration de fondation, l'établissement des statuts, la souscription des parts sociales, les informations relatives à la gestion et la mention de l'organe de révision ou de la renonciation au contrôle restreint (art. 72 ORC).
En pratique, le notaire a plusieurs fonctions lors de la création d'entreprise. Il établit l'identité des personnes impliquées, reçoit les déclarations des fondateurs, authentifie la création, vérifie l'exhaustivité des documents et légalise selon le cas les signatures ou les documents. Souvent, l'étude notariale coordonne également le dépôt ultérieur auprès de l'office du registre du commerce.
Surtout pour les créations standards, le rendez-vous semble parfois court et formel. Néanmoins, il est central sur le plan juridique. Le notaire ne confirme pas simplement n'importe quel document, mais authentifie l'acte de constitution d'une nouvelle personne morale. Pour une Sàrl ou une SA, il s'agit donc du point de départ juridique d'une société qui pourra plus tard conclure elle-même des contrats, détenir des actifs et agir envers des tiers.
Quels documents le notaire a-t-il besoin ?
Pour le rendez-vous chez le notaire, les documents de création doivent être préparés. Les documents exacts requis dépendent de la forme juridique et de la création concrète.
Pour une SA, l'inscription doit notamment être accompagnée de l'acte authentique de constitution, des statuts, des déclarations d'acceptation des membres élus du conseil d'administration, le cas échéant de l'organe de révision, du procès-verbal de constitution du conseil d'administration et, en cas d'apports en numéraire, d'une attestation bancaire, à moins que celle-ci ne soit déjà mentionnée dans l'acte authentique (art. 43, al. 1, ORC). S'il y a des apports en nature, des reprises de biens ou des avantages particuliers, des pièces justificatives supplémentaires s'ajoutent, par exemple les contrats d'apport en nature, le rapport de fondation et l'attestation de vérification (art. 43, al. 3, ORC).
Pour la Sàrl, l'ordonnance sur le registre du commerce exige également l'acte authentique de constitution, les statuts, selon l'organisation les déclarations d'acceptation des gérants, le cas échéant une déclaration d'acceptation de l'organe de révision, les décisions régissant la présidence ou les pouvoirs de signature ainsi qu'une attestation bancaire en cas d'apports en numéraire (art. 71, al. 1, ORC). Pour la Sàrl également, des documents supplémentaires peuvent être nécessaires en cas d'apports en nature, de reprises de biens ou d'avantages particuliers (art. 71, al. 3, ORC).
Dans le cas d'une création simple en espèces, tu as généralement besoin des statuts, des informations sur la raison de commerce, le siège et le but, des informations sur les associés ou les actionnaires, des informations sur la gestion ou le conseil d'administration, des documents d'identité, de l'attestation de dépôt de capital de la banque et des déclarations relatives à l'organe de révision ou à la renonciation à la révision. Si le domicile est établi chez un tiers, une déclaration de subordination de domicile est également requise.
Comment se déroule le rendez-vous chez le notaire ?
Le déroulement est similaire pour de nombreuses créations. Avant le rendez-vous, les documents de création sont préparés, la raison de commerce et le siège sont définis, les statuts sont rédigés, les organes sont déterminés et le capital est versé sur un compte de consignation de capital. Ensuite, la banque délivre une attestation confirmant que le dépôt a été effectué.
Lors du rendez-vous chez le notaire, la notaire ou le notaire vérifie l'identité des personnes présentes et examine les documents de création. L'acte de constitution est ensuite authentifié publiquement. Les fondateurs déclarent formellement qu'ils souhaitent fonder la société, que les statuts sont établis et que les actions ou parts sociales sont souscrites.
Pour la SA, les fondateurs souscrivent les actions et constatent notamment que toutes les actions sont valablement souscrites, que les apports promis correspondent à la totalité du montant d'émission et que les exigences relatives aux apports libérés sont remplies (art. 629, al. 2, CO). Pour la Sàrl, ils souscrivent les parts sociales et font les constatations correspondantes relatives aux apports, aux obligations statutaires et aux faits particuliers (art. 777, al. 2, CO).
Après l'authentification, les documents sont déposés auprès de l'office du registre du commerce compétent. Ce n'est qu'avec l'inscription au registre du commerce que la Sàrl ou la SA naît en tant que personne morale. Le registre du commerce examine la réquisition d'inscription puis procède à l'inscription. La durée dépend du canton, de la charge de travail de l'office du registre du commerce et de la qualité des documents soumis.
Combien coûte le notaire lors de la création d'entreprise ?
Les frais de notaire lors de la création d'une entreprise dépendent fortement du canton, de la forme juridique et de la complexité de la création. Pour une création simple de Sàrl ou de SA en espèces, les coûts sont généralement nettement inférieurs à ceux d'une création avec des apports en nature, des statuts spécifiques ou un conseil approfondi.
À titre de repère général, tu dois t'attendre à plusieurs blocs de coûts pour une Sàrl ou une SA. Premièrement, il y a le capital. Pour la Sàrl, le capital social est de CHF 20'000 au moins (art. 773, al. 1, CO). Pour la SA, le capital-actions est de CHF 100'000 au moins (art. 621, al. 1, CO). Lors de la constitution d'une SA, des apports d'au moins CHF 50'000 doivent être libérés (art. 632, al. 2, CO).
Deuxièmement, il y a les frais de notaire. Les informations officielles de la Confédération pour les PME indiquent, à titre indicatif pour la Sàrl, des frais de notaire pour les actes de création d'environ CHF 700 à CHF 2'000. En pratique, selon le canton et le cas, cela peut être inférieur ou supérieur. Les coûts augmentent particulièrement en cas d'apports en nature, de statuts complexes ou de besoin de conseil supplémentaire.
Troisièmement, s'ajoutent les émoluments du registre du commerce. Selon l'ordonnance sur les émoluments, les émoluments sont fixés selon les tarifs figurant en annexe (art. 3, al. 1, Emol-ORC). L'aperçu officiel de la Confédération pour les PME mentionne un émolument de base de CHF 420 pour la nouvelle inscription d'une SA ou d'une Sàrl. De plus, par exemple, CHF 20 par pouvoir de signature et CHF 20 par fonction inscrite peuvent s'appliquer. Des suppléments sont possibles en cas d'ampleur particulière, de difficulté spéciale ou d'urgence (art. 3, al. 3, Emol-ORC).
À titre de repère global très indicatif, les frais de création externes d'une Sàrl ou d'une SA simple se situent souvent dans une fourchette d'environ CHF 1'000 à CHF 3'000, hors capital à libérer. Selon le prestataire et le canton, cela peut inclure le notaire, le registre du commerce, les légalisations et la rédaction des documents. Les personnes qui ont en plus besoin de conseils individuels, de statuts complexes ou d'apports en nature doivent prévoir un budget plus important.
Pourquoi une bonne préparation en vaut-elle la peine ?
Une bonne préparation permet d'économiser du temps, des coûts chez le notaire et d'éviter les demandes de précision de l'office du registre du commerce. De nombreux retards ne surviennent pas lors du rendez-vous chez le notaire en lui-même, mais sont dus à des informations incomplètes, des déclarations d'acceptation manquantes, des pouvoirs de signature peu clairs ou des statuts qui ne correspondent pas proprement à l'organisation prévue.
Il est particulièrement important que la raison de commerce, le siège, le but, le capital, les rapports de participation et les organes soient fixés avant le rendez-vous. Pour la Sàrl, il doit être clair qui détient combien de parts sociales. Pour la SA, il doit être défini combien d'actions sont émises, quelle est leur valeur nominale et quelles personnes sont élues au conseil d'administration.
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Questions fréquentes sur le notaire lors de la création d'entreprise
Puis-je créer une Sàrl sans notaire ?
Non. En Suisse, une Sàrl ne peut pas être créée sans constatation par acte authentique. Les fondateurs doivent déclarer dans un acte authentique qu'ils créent une Sàrl, fixent les statuts et nomment les organes (art. 777, al. 1, CO).
L'entreprise existe-t-elle déjà lors du rendez-vous chez le notaire ?
Non. Le rendez-vous chez le notaire est nécessaire, mais la Sàrl ou la SA ne naît en tant que personne morale qu'avec l'inscription au registre du commerce. Pour la SA, cela découle de l'art. 643, al. 1, CO, pour la Sàrl de l'art. 779, al. 1, CO.
Dois-je me présenter personnellement chez le notaire ?
Dans de nombreuses créations, les fondateurs se présentent personnellement ou se font valablement représenter. L'essentiel est que l'officier public puisse authentifier correctement les déclarations requises et que les procurations ainsi que les justificatifs d'identité nécessaires soient disponibles.
Pourquoi les frais de notaire diffèrent-ils selon les cantons ?
Les émoluments de notariat et l'organisation du notariat sont de compétence cantonale. C'est pourquoi les coûts peuvent varier selon le canton, l'étude notariale et la charge de travail. De plus, la complexité, les apports en nature, des statuts particuliers et un besoin accru de conseil influencent le prix.
Conclusion
Le notaire n'est pas un prestataire de services facultatif lors de la création d'une Sàrl ou d'une SA, mais fait partie intégrante du processus de création prescrit par la loi. Il authentifie l'acte de constitution, vérifie les documents clés et jette ainsi les bases de l'inscription au registre du commerce.
Pour les fondateurs, cela signifie : planifie le rendez-vous chez le notaire suffisamment à l'avance, prépare soigneusement les documents et prévois, en plus du capital, les frais de notaire et de registre du commerce. Plus la raison de commerce, le siège, le but, le capital, les rapports de participation et les organes sont clairement définis au préalable, plus la création se déroulera rapidement et sans encombre.
