Quand as-tu besoin d'un notaire pour la création d'entreprise ?
Lors de la création d'une Sàrl ou d'une SA, tu as besoin d'un notaire car la loi exige que la constitution soit faite par acte authentique. Un simple accord écrit entre les fondateurs ne suffit pas.
Pour la SA, les fondateurs déclarent par acte authentique vouloir fonder une société anonyme. Dans le même acte, ils établissent les statuts et nomment les organes (art. 629, al. 1, CO). Pour la Sàrl, le même principe de base s'applique : les fondateurs déclarent par acte authentique vouloir fonder une société à responsabilité limitée, établissent les statuts et nomment les organes (art. 777, al. 1, CO).
Le notaire est donc particulièrement important pour les sociétés de capitaux. Cela comprend notamment la Sàrl et la SA. Pour une entreprise individuelle, aucune constatation authentique de la création n'est en principe requise. De même, pour les sociétés de personnes simples, ce n'est généralement pas le rendez-vous chez le notaire qui prime, mais l'inscription au registre du commerce, dans la mesure où il existe une obligation d'inscription.
Il est important de noter que l'acte notarié à lui seul ne donne pas encore pleinement « vie » à la société. Pour la SA, la personnalité juridique ne naît qu'avec l'inscription au registre du commerce (art. 643, al. 1, CO). Il en va de même pour la Sàrl : elle acquiert la personnalité juridique par son inscription au registre du commerce (art. 779, al. 1, CO). Le rendez-vous chez le notaire est donc une étape décisive sur la voie de la création, mais la finalisation proprement dite n'intervient qu'avec l'inscription au registre du commerce.
Quelles tâches le notaire prend-il en charge ?
Le notaire veille à ce que la création de l'entreprise soit formellement constatée de manière correcte. Il examine les documents nécessaires, consigne l'acte de constitution dans un acte authentique et confirme que les pièces justificatives requises ont été présentées.
Pour la SA, l'acte authentique de constitution doit notamment contenir les informations relatives aux fondateurs, la déclaration de fondation de la société anonyme, la confirmation des statuts établis, la souscription des actions, l'élection du conseil d'administration et la mention de l'organe de révision (art. 44 ORC). Pour la Sàrl, l'acte de constitution contient par analogie des informations similaires, à savoir notamment les données personnelles, la déclaration de fondation, l'établissement des statuts, la souscription des parts sociales, les informations relatives à la gestion et la mention de l'organe de révision ou de la renonciation à un tel organe (art. 72 ORC).
En pratique, le notaire a plusieurs fonctions lors de la création d'entreprise. Il établit l'identité des personnes concernées, reçoit les déclarations des fondateurs, instrumente la création, vérifie l'exhaustivité des documents et légalise les signatures ou les documents selon les cas. Souvent, l'étude notariale coordonne également le dépôt qui s'ensuit auprès de l'office du registre du commerce.
Surtout pour les créations standard, le rendez-vous semble parfois court et formel. Pourtant, il est central sur le plan juridique. Le notaire ne se contente pas de confirmer un document quelconque, il authentifie l'acte de constitution d'une nouvelle personne morale. Pour une Sàrl ou une SA, il s'agit donc du point de départ juridique d'une société qui pourra plus tard conclure des contrats, détenir des actifs et agir envers des tiers.
Quels documents le notaire a-t-il besoin ?
Pour le rendez-vous chez le notaire, les documents de création doivent être préparés. Les documents exacts nécessaires dépendent de la forme juridique et de la création concrète.
Pour une SA, la demande d'inscription doit notamment être accompagnée de l'acte authentique de constitution, des statuts, des déclarations d'acceptation des membres du conseil d'administration élus, de l'organe de révision le cas échéant, du procès-verbal du conseil d'administration concernant sa constitution et, en cas d'apports en espèces, d'une attestation bancaire, à moins que celle-ci ne soit déjà mentionnée dans l'acte authentique (art. 43, al. 1, ORC). En présence d'apports en nature, de reprises de biens ou d'avantages particuliers, des pièces justificatives supplémentaires s'y ajoutent, par exemple les contrats d'apport en nature, le rapport de fondation et l'attestation de vérification (art. 43, al. 3, ORC).
Pour la Sàrl, l'ordonnance sur le registre du commerce exige également l'acte authentique de constitution, les statuts, selon l'organisation les déclarations d'acceptation des gérants, le cas échéant une déclaration d'acceptation de l'organe de révision, les décisions relatives à la réglementation de la présidence ou aux pouvoirs de signature ainsi qu'une attestation bancaire en cas d'apports en espèces (art. 71, al. 1, ORC). Pour la Sàrl également, des documents supplémentaires peuvent être nécessaires en cas d'apports en nature, de reprises de biens ou d'avantages particuliers (art. 71, al. 3, ORC).
Dans le cas d'une simple création par apports en espèces, tu as généralement besoin des statuts, des indications sur la raison de commerce, le siège et le but, des indications sur les associés ou les actionnaires, des indications sur la gestion ou le conseil d'administration, des documents d'identité, de l'attestation de versement du capital de la banque et des déclarations relatives à l'organe de révision ou à la renonciation à celui-ci. Si un domicile est utilisé chez un tiers, une déclaration du fournisseur de domicile est également requise.
Comment se déroule le rendez-vous chez le notaire ?
Le déroulement est similaire pour de nombreuses créations. Avant le rendez-vous, les documents de création sont préparés, la raison de commerce et le siège sont définis, les statuts sont rédigés, les organes sont déterminés et le capital est versé sur un compte de consignation de capital. Ensuite, la banque délivre une attestation confirmant que l'apport a été déposé.
Lors du rendez-vous chez le notaire, la notaire ou le notaire vérifie l'identité des personnes présentes et passe en revue les documents de création. L'acte de constitution est ensuite instrumenté de manière authentique. Les fondateurs déclarent formellement vouloir créer la société, que les statuts sont établis et que les actions ou parts sociales sont souscrites.
Pour la SA, les fondateurs souscrivent les actions et constatent notamment que toutes les actions sont valablement souscrites, que les apports promis correspondent à la totalité du montant d'émission et que les exigences relatives aux apports libérés sont satisfaites (art. 629, al. 2, CO). Pour la Sàrl, ils souscrivent les parts sociales et font les constatations correspondantes relatives aux apports, aux obligations statutaires et aux faits particuliers (art. 777, al. 2, CO).
Après l'authentification, les documents sont déposés auprès de l'office du registre du commerce compétent. Ce n'est qu'avec l'inscription au registre du commerce que la Sàrl ou la SA existe en tant que personne morale. Le registre du commerce examine la demande puis procède à l'inscription. La durée dépend du canton, de la charge de travail de l'office du registre du commerce et de la qualité des documents soumis.
Combien coûte le notaire lors de la création d'entreprise ?
Les frais de notaire pour la création d'entreprise dépendent fortement du canton, de la forme juridique et de la complexité de la création. Pour une simple création de Sàrl ou de SA par apports en espèces, les coûts sont généralement nettement inférieurs à ceux d'une création avec apports en nature, statuts spécifiques ou conseil approfondi.
À titre indicatif, pour une Sàrl ou une SA, il faut compter avec plusieurs blocs de coûts. Premièrement, le capital. Pour la Sàrl, le capital social s'élève au moins à CHF 20'000 (art. 773, al. 1, CO). Pour la SA, le capital-actions est d'au moins CHF 100'000 (art. 621, al. 1, CO). Lors de la constitution d'une SA, des apports d'au moins CHF 50'000 doivent être libérés (art. 632, al. 2, CO).
Deuxièmement, il y a les frais de notaire. L'information officielle de la Confédération pour les PME mentionne, à titre indicatif pour la Sàrl, des frais de notaire pour les actes de constitution d'environ CHF 700 à CHF 2'000. En pratique, selon le canton et le cas, cela peut être inférieur ou supérieur. Les coûts augmentent notamment en cas d'apports en nature, de statuts complexes ou de besoins de conseil supplémentaires.
Troisièmement, des émoluments de registre du commerce s'y ajoutent. Conformément à l'ordonnance sur les émoluments, les émoluments sont fixés selon les tarifs figurant en annexe (art. 3, al. 1, Emol-ORC). L'aperçu officiel de la Confédération pour les PME mentionne un émolument de base de CHF 420 pour la nouvelle inscription d'une SA ou d'une Sàrl. De plus, des frais peuvent s'appliquer, par exemple CHF 20 par pouvoir de signature et CHF 20 par fonction inscrite. Des suppléments sont possibles en cas d'ampleur particulière, de difficulté spéciale ou d'urgence (art. 3, al. 3, Emol-ORC).
À titre d'orientation générale très globale, les coûts de création externes d'une simple Sàrl ou SA se situent souvent dans une fourchette d'environ CHF 1'000 à CHF 3'000, sans le capital à verser. Selon le prestataire et le canton, cela peut inclure le notariat, le registre du commerce, les légalisations et la rédaction des documents. Les personnes qui ont en plus besoin de conseils personnalisés, de statuts complexes ou d'apports en nature doivent prévoir un budget plus important.
Pourquoi une bonne préparation en vaut-elle la peine ?
Une bonne préparation permet d'économiser du temps, de l'argent chez le notaire et d'éviter les demandes de précision de l'office du registre du commerce. De nombreux retards ne surviennent pas lors du rendez-vous proprement dit chez le notaire, mais en raison d'indications incomplètes, de déclarations d'acceptation manquantes, de pouvoirs de signature peu clairs ou de statuts qui ne correspondent pas proprement à l'organisation prévue.
Il est particulièrement important que la raison de commerce, le siège, le but, le capital, la répartition des parts et les organes soient définis avant le rendez-vous. Pour la Sàrl, il doit être clair qui reprend combien de parts sociales. Pour la SA, il faut déterminer combien d'actions seront émises, quelle est leur valeur nominale et quelles personnes seront élues au conseil d'administration.
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Questions fréquentes sur le notaire lors de la création d'entreprise
Puis-je créer une Sàrl sans notaire ?
Non. En Suisse, une Sàrl ne peut pas être créée sans acte authentique. Les fondateurs doivent déclarer par acte authentique vouloir fonder une Sàrl, établir les statuts et nommer les organes (art. 777, al. 1, CO).
L'entreprise existe-t-elle déjà lors du rendez-vous chez le notaire ?
Non. Le rendez-vous chez le notaire est nécessaire, mais la Sàrl ou la SA ne naît en tant que personne morale qu'avec l'inscription au registre du commerce. Pour la SA, cela découle de l'art. 643, al. 1, CO, pour la Sàrl de l'art. 779, al. 1, CO.
Dois-je comparaître personnellement chez le notaire ?
Pour de nombreuses créations, les fondateurs comparaissent personnellement ou se font valablement représenter. L'essentiel est que l'officier public puisse authentifier correctement les déclarations requises et que les procurations ainsi que les pièces d'identité nécessaires soient disponibles.
Pourquoi les frais de notaire diffèrent-ils selon les cantons ?
Les émoluments de notariat et l'organisation du notariat sont de compétence cantonale. C'est pourquoi les coûts peuvent varier selon le canton, l'étude notariale et la charge de travail. De plus, la complexité, les apports en nature, les statuts particuliers et les besoins de conseil supplémentaires influencent le prix.
Conclusion
Lors de la création d'une Sàrl ou d'une SA, le notaire n'est pas un prestataire de services facultatif, mais fait partie du processus de création prescrit par la loi. Il authentifie l'acte de constitution, vérifie les documents essentiels et crée ainsi la base de l'inscription au registre du commerce.
Pour les créatrices et créateurs d'entreprise, cela signifie : prévois le rendez-vous chez le notaire suffisamment tôt, prépare soigneusement les documents et compte, en plus du capital, avec des frais de notaire et de registre du commerce. Plus la raison de commerce, le siège, le but, le capital, la répartition des parts et les organes sont clairement définis au préalable, plus la création sera rapide et fluide.
