Was bedeutet ein Geschäftsführerwechsel bei der GmbH?
Ein Geschäftsführerwechsel bei der GmbH bedeutet, dass eine bisherige Geschäftsführerin oder ein bisheriger Geschäftsführer aus der Organfunktion ausscheidet und eine neue Person eingesetzt wird oder dass sich die Vertretungsberechtigung ändert.
Bei der GmbH ist wichtig, zwischen drei Ebenen zu unterscheiden. Erstens geht es um die Organstellung als Geschäftsführer. Zweitens geht es um die Vertretungsberechtigung, also darum, wer die GmbH nach aussen rechtsgültig vertreten darf. Drittens kann zusätzlich ein Arbeits- oder Auftragsverhältnis bestehen, das separat beurteilt werden muss.
Die GmbH ist gesetzlich stark auf ihre Gesellschafterinnen und Gesellschafter ausgerichtet. Oberstes Organ ist die Gesellschafterversammlung, und ihr stehen unter anderem die Bestellung und Abberufung von Geschäftsführern zu (Art. 804 Abs. 1 OR, Art. 804 Abs. 2 Ziff. 2 OR). Das Bundesgericht hält fest, dass die Gesellschafterversammlung der GmbH wichtige unübertragbare Befugnisse hat, über welche die Gesellschafterinnen und Gesellschafter Einfluss auf die Geschäftsführung nehmen können (BGE 145 V 200 E. 4.5.1). Zudem beschreibt das Bundesgericht die GmbH als personenbezogen ausgestaltete Kapitalgesellschaft mit persönlicher Nähe zwischen Gesellschaftern und Gesellschaft (BGE 145 V 200 E. 4.5.2).
Wer führt die Geschäfte einer GmbH?
Grundsätzlich führen alle Gesellschafter die Geschäfte der GmbH gemeinsam. Die Statuten können aber eine andere Ordnung vorsehen (Art. 809 Abs. 1 OR).
Das ist für jeden Geschäftsführerwechsel bei der GmbH zentral. Viele GmbHs verwenden Statuten, die vorsehen, dass bestimmte Personen als Geschäftsführer gewählt werden. In diesem Fall erfolgt der Wechsel meistens durch Beschluss der Gesellschafterversammlung. Fehlt eine abweichende statutarische Regelung, gilt dagegen die gesetzliche Selbstorganschaft. Alle Gesellschafter sind Geschäftsführer. In einem solchen Modell kann ein einzelner Gesellschafter nicht einfach wie ein externer Geschäftsführer «abgewählt» werden. Dann braucht es in der Regel eine statutarische Neuregelung oder eine andere gesellschaftsrechtliche Lösung (Art. 809 Abs. 1 OR).
Als Geschäftsführer kommen nur natürliche Personen infrage. Ist eine juristische Person oder eine Handelsgesellschaft an der GmbH beteiligt, muss sie gegebenenfalls eine natürliche Person bezeichnen, welche die Funktion ausübt (Art. 809 Abs. 2 OR). Hat die GmbH mehrere Geschäftsführer, muss zudem der Vorsitz geregelt werden (Art. 809 Abs. 3 OR).
Wie wird ein Geschäftsführer abberufen oder neu eingesetzt?
Die Gesellschafterversammlung kann Geschäftsführer, die sie gewählt hat, jederzeit abberufen (Art. 815 Abs. 1 OR). Ein wichtiger Grund ist dafür grundsätzlich nicht erforderlich. Das ist praktisch wichtig, weil die Organstellung flexibel geändert werden kann.
Anders sieht es aus, wenn die Geschäftsführungsbefugnis nicht auf einer Wahl durch die Gesellschafterversammlung beruht, sondern direkt aus dem Gesetz oder aus den Statuten folgt. Dann reicht ein einfacher Abberufungsbeschluss unter Umständen nicht. Die Statuten müssen zuerst geprüft werden. Genau hier passieren in der Praxis viele Fehler: Die Gesellschaft meldet eine Personalmutation an, obwohl die Statuten die gewünschte Ordnung gar nicht tragen.
Ein Geschäftsführer kann seine Funktion auch verlieren, wenn ein Gericht ihm auf Antrag eines Gesellschafters die Geschäftsführungs- und Vertretungsbefugnis entzieht oder beschränkt. Dafür braucht es einen wichtigen Grund, etwa eine grobe Pflichtverletzung oder den Verlust der Fähigkeit zu einer guten Geschäftsführung (Art. 815 Abs. 2 OR).
Wichtig ist ausserdem: Die Abberufung als Geschäftsführer beendet nicht automatisch ein allfälliges Arbeitsverhältnis, Mandatsverhältnis oder Honorarverhältnis. Das Gesetz behält Entschädigungsansprüche ausdrücklich vor (Art. 815 Abs. 5 OR).
Muss der Geschäftsführerwechsel ins Handelsregister?
Ja. Wenn eine Tatsache im Handelsregister eingetragen ist, muss auch jede Änderung dieser Tatsache eingetragen werden (Art. 933 Abs. 1 OR). Bei der GmbH gehören die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sowie die zur Vertretung berechtigten Personen zum Inhalt des Handelsregistereintrags (Art. 73 Abs. 1 lit. p HRegV, Art. 73 Abs. 1 lit. q HRegV).
Die Anmeldung muss die Rechtseinheit klar identifizieren und die einzutragenden Tatsachen angeben oder auf die Belege verweisen (Art. 16 Abs. 1 HRegV). Sie kann auf Papier oder elektronisch eingereicht werden (Art. 16 Abs. 2 HRegV).
Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich durch eine oder mehrere zeichnungsberechtigte Personen gemäss ihrer Zeichnungsberechtigung oder durch eine bevollmächtigte Drittperson (Art. 17 Abs. 1 HRegV). Eine ausgeschiedene Person hat zudem das Recht, die Löschung ihres Eintrags selbst anzumelden (Art. 933 Abs. 2 OR, Art. 17 Abs. 2 lit. a HRegV). Das ist besonders relevant, wenn die Gesellschaft die Löschung verzögert.
Der Handelsregistereintrag ist aber nicht in jeder Hinsicht der Moment, in dem intern alles erst wirksam wird. Nach der Rechtsprechung kann die Abberufung im Innenverhältnis bereits vor der Registereintragung wirksam sein (BGE 111 II 480 E. 1b). Trotzdem sollte die Änderung rasch angemeldet werden, weil der Registereintrag nach aussen Klarheit schafft und falsche Einträge zu Missverständnissen führen können.
Welche Unterlagen braucht es beim Geschäftsführerwechsel?
Die genauen Anforderungen können je nach Kanton und konkreter Konstellation leicht unterschiedlich gehandhabt werden. Typischerweise braucht es aber eine Handelsregisteranmeldung, den Beschluss der Gesellschafterversammlung oder einen entsprechenden Protokollauszug, eine Annahmeerklärung der neu gewählten Person, gegebenenfalls eine Rücktrittserklärung der ausscheidenden Person sowie ein beglaubigtes Unterschriftenmuster, wenn die neue Person zeichnungsberechtigt wird.
Die Belege sind im Original oder in beglaubigter Kopie einzureichen, auf Papier oder elektronisch (Art. 20 Abs. 1 HRegV). Sie müssen rechtskonform unterzeichnet sein (Art. 20 Abs. 2 HRegV).
Wird eine zeichnungsberechtigte Person zur Eintragung angemeldet, muss sie ihre eigenhändige Unterschrift beim Handelsregisteramt hinterlegen. Das kann durch Zeichnung beim Handelsregisteramt, durch eine beglaubigte Unterschrift oder unter den gesetzlichen Voraussetzungen elektronisch erfolgen (Art. 21 Abs. 1 HRegV, Art. 21 Abs. 3 HRegV).
Praktisch lohnt sich vor der Anmeldung ein Blick in die Statuten. Dort steht oft, ob die Geschäftsführer durch die Gesellschafterversammlung gewählt werden, wie die Zeichnungsberechtigung ausgestaltet ist und ob ein Vorsitz der Geschäftsführung vorgesehen ist.
Was gilt für Zeichnungsberechtigung und Vertretung?
Jeder Geschäftsführer ist von Gesetzes wegen zur Vertretung der GmbH berechtigt, sofern die Statuten nichts anderes vorsehen (Art. 814 Abs. 1 OR, Art. 814 Abs. 2 OR). Die Statuten können zum Beispiel Einzelunterschrift oder Kollektivunterschrift zu zweien vorsehen. Mindestens ein Geschäftsführer muss aber zur Vertretung befugt sein (Art. 814 Abs. 2 OR).
Beschränkungen der Vertretungsbefugnis wirken intern oft stärker als extern. Gegenüber gutgläubigen Dritten kann die GmbH sich nicht ohne Weiteres auf interne Kompetenzbeschränkungen berufen. Anders ist es insbesondere bei eintragbaren Beschränkungen wie Kollektivunterschrift oder einer Beschränkung auf eine Niederlassung (Art. 814 Abs. 4 OR).
Beim Geschäftsführerwechsel bei der GmbH sollte deshalb immer geprüft werden, ob nur die Organstellung oder auch die Zeichnungsberechtigung geändert werden soll. Es macht einen grossen Unterschied, ob jemand weiterhin Geschäftsführer bleibt, aber nicht mehr zeichnungsberechtigt ist, oder ob die Person vollständig aus der Geschäftsführung ausscheidet.
Braucht die GmbH eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz?
Ja. Die GmbH muss durch eine Person vertreten werden können, die Wohnsitz in der Schweiz hat. Diese Person muss Geschäftsführer oder Direktor sein und Zugang zum Anteilbuch sowie zum Verzeichnis über die wirtschaftlich berechtigten Personen haben (Art. 814 Abs. 3 OR).
Das bedeutet: Wenn die einzige in der Schweiz wohnhafte vertretungsberechtigte Person ausscheidet, muss rechtzeitig Ersatz organisiert werden. Sonst kann die GmbH ihre gesetzliche Vertretungsanforderung nicht mehr erfüllen. Gerade bei internationalen Gründerteams oder Holdings mit ausländischen Gesellschaftern ist dieser Punkt beim Geschäftsführerwechsel besonders wichtig.
Welche Fehler passieren in der Praxis häufig?
Ein häufiger Fehler ist, dass die Gesellschaft die Statuten nicht prüft. Je nach statutarischer Ordnung kann ein Geschäftsführer nicht einfach mit einem Standardbeschluss ersetzt werden.
Ein weiterer Fehler ist die Vermischung von Organstellung und Arbeitsvertrag. Wer als Geschäftsführer abberufen wird, ist gesellschaftsrechtlich nicht mehr Organ. Ein Arbeitsvertrag, Honoraranspruch oder Auftrag kann aber separat weiterbestehen oder separat beendet werden müssen (Art. 815 Abs. 5 OR). Umgekehrt begründet ein fortbestehender Handelsregistereintrag allein nicht automatisch einen Honoraranspruch, wenn die Person den Geschäftsgang tatsächlich nicht mehr beeinflussen konnte (BGE 111 II 480 E. 2a).
Ebenfalls heikel ist eine unvollständige Handelsregisteranmeldung. Fehlen Protokoll, Annahmeerklärung, Rücktrittserklärung oder beglaubigte Unterschrift, verzögert sich die Eintragung. Wenn du beim Thema Mutationen Unterstützung benötigst, hilft dir Jurata jederzeit gerne weiter: Handelsregistermutation.
Fazit: Geschäftsführerwechsel bei der GmbH sauber planen
Ein Geschäftsführerwechsel bei der GmbH ist mehr als ein Formular für das Handelsregister. Entscheidend sind die Statuten, der richtige Beschluss, die korrekte Anmeldung und eine saubere Regelung der Zeichnungsberechtigung.
Besonders wichtig ist die Unterscheidung zwischen Organstellung, Vertretungsrecht und vertraglichem Verhältnis. Die Organstellung kann gesellschaftsrechtlich beendet sein, während ein Arbeits- oder Auftragsverhältnis separat behandelt werden muss. Gleichzeitig muss der Handelsregistereintrag rasch aktualisiert werden, damit nach aussen klar ist, wer die GmbH führen und vertreten darf.
Häufige Fragen zum Geschäftsführerwechsel bei der GmbH
Kann ein Geschäftsführer einer GmbH jederzeit abberufen werden?
Ein von der Gesellschafterversammlung gewählter Geschäftsführer kann grundsätzlich jederzeit abberufen werden (Art. 815 Abs. 1 OR). Ob ein einfacher Beschluss genügt, hängt aber von den Statuten und der konkreten Geschäftsführungsordnung ab.
Muss der ausgeschiedene Geschäftsführer selbst unterschreiben?
Nicht immer. Die Anmeldung erfolgt grundsätzlich durch zeichnungsberechtigte Personen oder eine bevollmächtigte Drittperson (Art. 17 Abs. 1 HRegV). Eine ausgeschiedene Person kann die Löschung ihres Eintrags aber auch selbst anmelden (Art. 933 Abs. 2 OR, Art. 17 Abs. 2 lit. a HRegV).
Darf eine GmbH nur Geschäftsführer im Ausland haben?
Die GmbH muss durch mindestens eine Person mit Wohnsitz in der Schweiz vertreten werden können. Diese Person muss Geschäftsführer oder Direktor sein (Art. 814 Abs. 3 OR). Rein ausländische Vertretungsstrukturen sind daher problematisch, wenn keine vertretungsberechtigte Person mit Wohnsitz in der Schweiz vorhanden ist.
Beendet die Abberufung auch den Arbeitsvertrag?
Nein, nicht automatisch. Die Abberufung betrifft die Organstellung. Ein Arbeitsvertrag, Auftrag oder Honorarverhältnis muss separat geprüft und gegebenenfalls separat beendet werden (Art. 815 Abs. 5 OR, BGE 111 II 480 E. 1a).
