Wann liegt rechtlich ein Arbeitsverhältnis vor?
Ein Arbeitsverhältnis liegt vor, wenn eine Person im Dienst des Arbeitgebers Arbeit leistet und dafür Lohn erhält. Das gilt auch bei Teilzeitarbeit, wenn jemand regelmässig stunden-, halbtage- oder tageweise für den Betrieb arbeitet (Art. 319 Abs. 1 OR, Art. 319 Abs. 2 OR).
Für KMU ist wichtig: Ein Arbeitsvertrag muss grundsätzlich nicht schriftlich sein. Er kann auch mündlich oder sogar stillschweigend entstehen, wenn ein Betrieb Arbeit entgegennimmt, die nach den Umständen nur gegen Lohn zu erwarten ist (Art. 320 Abs. 1 OR, Art. 320 Abs. 2 OR). Genau deshalb ist ein schriftlicher Vertrag in der Praxis fast immer sinnvoll. Er verhindert Missverständnisse über Funktion, Pensum, Lohn, Ferien, Probezeit, Kündigungsfristen und Spesen.
Auch wenn kein ausführlicher Vertrag besteht, muss der Arbeitgeber bei einem unbefristeten Arbeitsverhältnis oder bei einem Arbeitsverhältnis von mehr als einem Monat spätestens einen Monat nach Beginn schriftlich über die wichtigsten Punkte informieren. Dazu gehören die Namen der Parteien, der Beginn, die Funktion, der Lohn und die wöchentliche Arbeitszeit (Art. 330b Abs. 1 OR).
Was gehört in den Arbeitsvertrag?
Ein guter Arbeitsvertrag macht die Zusammenarbeit planbar. Rechtlich zwingend ist nicht jeder einzelne Vertragspunkt, praktisch aber schon. Wer Mitarbeitende in der Schweiz einstellen will, sollte mindestens regeln, wer angestellt wird, ab wann das Arbeitsverhältnis beginnt, welche Funktion die Person übernimmt, wie hoch das Pensum ist, welcher Lohn bezahlt wird, wann der Lohn fällig ist, wie viele Ferien gewährt werden und welche Kündigungsfrist gilt.
Beim Lohn gilt, dass der Arbeitgeber den vereinbarten, üblichen oder durch Normalarbeitsvertrag oder Gesamtarbeitsvertrag bestimmten Lohn bezahlen muss (Art. 322 Abs. 1 OR). Zudem muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer eine schriftliche Lohnabrechnung übergeben (Art. 323b Abs. 1 OR). Ferien dürfen während des laufenden Arbeitsverhältnisses grundsätzlich nicht einfach durch Geld ersetzt werden (Art. 329d Abs. 2 OR). Der gesetzliche Mindestanspruch beträgt vier Wochen Ferien pro Dienstjahr, bei Arbeitnehmenden bis zum vollendeten 20. Altersjahr fünf Wochen (Art. 329a Abs. 1 OR).
Wichtig ist auch, dass nicht alles frei verhandelbar ist. Gewisse arbeitsrechtliche Regeln sind zwingend. Von den in Art. 361 OR genannten Vorschriften darf nicht zuungunsten einer Partei abgewichen werden. Von den in Art. 362 OR genannten Vorschriften darf nicht zuungunsten der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers abgewichen werden. Ein Vertrag ist also nur dann wirklich hilfreich, wenn er die gesetzlichen Mindeststandards einhält.
Welche Sozialversicherungen muss ein KMU organisieren?
Sobald ein KMU Lohn bezahlt, wird es sozialversicherungsrechtlich relevant. Arbeitgeber ist, wer obligatorisch versicherten Personen Arbeitsentgelte ausrichtet (Art. 12 Abs. 1 AHVG). Arbeitgeber mit Betriebsstätte in der Schweiz sind grundsätzlich beitragspflichtig (Art. 12 Abs. 2 AHVG).
In der Praxis bedeutet das: Das Unternehmen muss sich bei der zuständigen Ausgleichskasse anmelden, die Löhne korrekt deklarieren, Arbeitnehmerbeiträge vom Lohn abziehen und zusammen mit den eigenen Beiträgen abrechnen. Das AHVG hält ausdrücklich fest, dass Arbeitgeber von jedem massgebenden Lohn den Arbeitnehmerbeitrag abziehen und mit der Ausgleichskasse über die abgezogenen und selbst geschuldeten Beiträge periodisch abrechnen müssen (Art. 51 Abs. 1 AHVG, Art. 51 Abs. 3 AHVG).
Auch die Arbeitslosenversicherung knüpft an das Arbeitsverhältnis an. Beitragspflichtig sind Arbeitnehmer, die nach AHVG versichert und für Einkommen aus unselbstständiger Tätigkeit beitragspflichtig sind, sowie Arbeitgeber, die nach Art. 12 AHVG beitragspflichtig sind (Art. 2 Abs. 1 AVIG). Der Arbeitgeber zieht den Arbeitnehmeranteil bei jeder Lohnzahlung ab und entrichtet ihn zusammen mit seinem eigenen Anteil der zuständigen AHV-Ausgleichskasse (Art. 5 Abs. 1 AVIG).
Wann ist die Pensionskasse obligatorisch?
Die berufliche Vorsorge wird relevant, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind. Arbeitnehmer, die das 17. Altersjahr überschritten haben und bei einem Arbeitgeber einen Jahreslohn von mehr als CHF 22'680 beziehen, unterstehen der obligatorischen Versicherung (Art. 2 Abs. 1 BVG, Art. 7 Abs. 1 BVG). Wer weniger als ein Jahr beschäftigt ist, wird so betrachtet, als würde der Lohn auf ein ganzes Jahr hochgerechnet (Art. 2 Abs. 2 BVG).
Für KMU ist besonders wichtig, dass die obligatorische Versicherung mit dem Antritt des Arbeitsverhältnisses beginnt (Art. 10 Abs. 1 BVG). Wer obligatorisch zu versichernde Arbeitnehmende beschäftigt, muss sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung anschliessen oder eine solche errichten (Art. 11 Abs. 1 BVG). Der Arbeitgeber muss der Vorsorgeeinrichtung alle versicherungspflichtigen Arbeitnehmenden melden und die nötigen Angaben für Alterskonten und Beiträge liefern (Art. 10 BVV 2).
Welche Unfallversicherung braucht es?
Die Unfallversicherung gehört zu den Pflichten, die vor dem ersten Arbeitstag geregelt sein sollten. Berufsunfälle sind Unfälle, die Arbeitnehmende bei Arbeiten auf Anordnung des Arbeitgebers oder in dessen Interesse erleiden. Erfasst sind auch Unfälle während Arbeitspausen sowie vor und nach der Arbeit, wenn sich die Person befugterweise auf der Arbeitsstätte oder im Gefahrenbereich der beruflichen Tätigkeit aufhält (Art. 7 Abs. 1 UVG).
Die Prämien für die obligatorische Versicherung der Berufsunfälle und Berufskrankheiten trägt der Arbeitgeber (Art. 91 Abs. 1 UVG). Die Prämien für die obligatorische Versicherung der Nichtberufsunfälle gehen grundsätzlich zulasten des Arbeitnehmers, wobei der Arbeitgeber den gesamten Prämienbetrag schuldet und den Arbeitnehmeranteil vom Lohn abzieht (Art. 91 Abs. 2 UVG, Art. 91 Abs. 3 UVG).
Neben der Versicherung gibt es auch Präventionspflichten. Der Arbeitgeber muss zur Verhütung von Berufsunfällen und Berufskrankheiten alle Massnahmen treffen, die nach der Erfahrung notwendig, nach dem Stand der Technik anwendbar und den Verhältnissen angemessen sind (Art. 82 Abs. 1 UVG). Erfährt der Arbeitgeber von einem Unfall, der eine ärztliche Behandlung, eine Arbeitsunfähigkeit oder den Tod zur Folge hat, muss er den Versicherer unverzüglich informieren (Art. 45 Abs. 2 UVG).
Was gilt für Arbeitszeit, Gesundheitsschutz und Datenschutz?
Wer Mitarbeiter einstellen in der Schweiz plant, sollte nicht erst beim Lohn ansetzen. Auch Arbeitszeit, Gesundheitsschutz und Personaldaten müssen von Anfang an organisiert sein.
Das Arbeitsgesetz gilt grundsätzlich für öffentliche und private Betriebe, die Arbeitnehmende beschäftigen (Art. 1 Abs. 1 ArG, Art. 1 Abs. 2 ArG). Arbeitgeber müssen die für den Vollzug notwendigen Unterlagen bereithalten (Art. 46 ArG). Die Verordnung verlangt insbesondere Angaben zu Personalien, Ein- und Austritt, geleisteter täglicher und wöchentlicher Arbeitszeit, Ausgleichs- und Überzeitarbeit, Pausen sowie Ruhe- oder Ersatzruhetagen (Art. 73 Abs. 1 ArGV 1). Diese Unterlagen sind mindestens fünf Jahre aufzubewahren (Art. 73 Abs. 2 ArGV 1).
Beim Gesundheitsschutz treffen Arbeitgeber weitreichende Pflichten. Sie müssen die Persönlichkeit der Arbeitnehmenden achten, deren Gesundheit schützen und Massnahmen zum Schutz von Leben, Gesundheit und persönlicher Integrität treffen (Art. 328 Abs. 1 OR, Art. 328 Abs. 2 OR). Zusätzlich verpflichtet das Arbeitsgesetz Arbeitgeber, alle notwendigen, technisch anwendbaren und betrieblich angemessenen Massnahmen zum Schutz der Gesundheit zu treffen (Art. 6 Abs. 1 ArG).
Beim Datenschutz gilt im Arbeitsverhältnis ein besonderer Grundsatz: Arbeitgeber dürfen Daten über Arbeitnehmende nur bearbeiten, soweit sie deren Eignung für das Arbeitsverhältnis betreffen oder zur Durchführung des Arbeitsvertrags erforderlich sind (Art. 328b OR).
Was gilt bei ausländischen Mitarbeitenden?
Bei ausländischen Mitarbeitenden muss der Arbeitgeber vor Stellenantritt prüfen, ob die Person in der Schweiz arbeiten darf. Das AIG verlangt ausdrücklich, dass sich der Arbeitgeber vor dem Stellenantritt durch Einsicht in den Ausweis oder durch Nachfrage bei den zuständigen Behörden vergewissert, dass die Berechtigung zur Erwerbstätigkeit besteht (Art. 91 Abs. 1 AIG).
Grundsätzlich benötigen Ausländerinnen und Ausländer, die in der Schweiz erwerbstätig sein wollen, eine Bewilligung. Bei unselbstständiger Erwerbstätigkeit ist diese Bewilligung vom Arbeitgeber zu beantragen (Art. 11 Abs. 1 AIG, Art. 11 Abs. 3 AIG). Für EU- und EFTA-Angehörige gelten besondere Regeln. Bei einem Stellenantritt bis zu drei Monaten innerhalb eines Kalenderjahres gilt sinngemäss ein Meldeverfahren, wobei die Meldung spätestens am Tag vor Beginn der Tätigkeit erfolgen muss (Art. 9 Abs. 1bis VFP).
Das ist ein Bereich, in dem KMU besonders sorgfältig sein sollten. Je nach Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus, Dauer des Einsatzes und Arbeitsort können unterschiedliche Verfahren greifen.
Wann kommt Quellensteuer dazu?
Quellensteuer betrifft insbesondere ausländische Arbeitnehmende ohne Niederlassungsbewilligung, die in der Schweiz steuerrechtlichen Wohnsitz oder Aufenthalt haben (Art. 83 Abs. 1 DBG). Arbeitgeber müssen die Beschäftigung quellensteuerpflichtiger Personen der zuständigen Steuerbehörde innert acht Tagen ab Stellenantritt melden (Art. 5 Abs. 1 QStV).
Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die geschuldete Steuer bei Fälligkeit der Geldleistung zurückzubehalten, dem Arbeitnehmer eine Bestätigung über den Steuerabzug auszustellen und die Steuer periodisch der zuständigen Steuerbehörde abzuliefern (Art. 88 Abs. 1 DBG). Der Quellensteuerabzug ist auch dann vorzunehmen, wenn die betroffene Person in einem anderen Kanton Wohnsitz oder Aufenthalt hat (Art. 88 Abs. 2 DBG).
Welche weiteren Pflichten gehen oft vergessen?
Familienzulagen gehen in der Hektik einer Neueinstellung leicht vergessen. Arbeitgeber, die nach Art. 12 AHVG beitragspflichtig sind, unterstehen dem Familienzulagengesetz (Art. 11 Abs. 1 FamZG). Die anwendbare Familienzulagenordnung richtet sich grundsätzlich nach dem Kanton, in dem das Unternehmen seinen rechtlichen Sitz hat. Zweigniederlassungen unterstehen der Ordnung des Kantons, in dem sie sich befinden (Art. 12 Abs. 2 FamZG). Die Familienzulagen werden den anspruchsberechtigten Arbeitnehmenden in der Regel durch den Arbeitgeber ausbezahlt (Art. 15 Abs. 2 FamZG).
Ebenfalls wichtig ist eine saubere Lohnadministration. Dazu gehören vollständige Personalangaben, monatliche Lohnabrechnungen, korrekte Abzüge, Spesenregelungen, Ferien- und Arbeitszeiterfassung sowie die rechtzeitige Meldung von Änderungen.
Fazit
Wer Mitarbeitende in der Schweiz einstellen möchte, sollte den Prozess nicht erst mit der Vertragsunterzeichnung beginnen. Rechtlich sauber ist eine Anstellung erst, wenn Arbeitsvertrag, Lohnabrechnung, Sozialversicherungen, Unfallversicherung, Pensionskasse, Arbeitszeiterfassung, Gesundheitsschutz, ausländerrechtliche Prüfung und Quellensteuer sauber zusammenspielen.
Für KMU lohnt sich eine einfache Regel: Vor dem ersten Arbeitstag müssen die wichtigsten rechtlichen Grundlagen stehen. Danach braucht es laufende, saubere Administration. So wird aus der ersten Anstellung kein Haftungsrisiko, sondern ein professioneller nächster Schritt im Wachstum des Unternehmens.
Häufige Fragen zum Einstellen von Mitarbeitenden
Muss ein Arbeitsvertrag in der Schweiz schriftlich sein?
Nein. Ein Einzelarbeitsvertrag ist grundsätzlich formfrei und kann auch mündlich oder stillschweigend zustande kommen (Art. 320 Abs. 1 OR, Art. 320 Abs. 2 OR). Trotzdem ist ein schriftlicher Vertrag dringend empfehlenswert, weil er die wichtigsten Punkte beweisbar festhält.
Ab wann muss ein KMU eine Pensionskasse haben?
Sobald ein KMU obligatorisch zu versichernde Arbeitnehmende beschäftigt, muss es sich einer registrierten Vorsorgeeinrichtung anschliessen (Art. 11 Abs. 1 BVG). Obligatorisch versichert sind Arbeitnehmende mit einem Jahreslohn von mehr als CHF 22'680, sofern auch die Altersvoraussetzungen erfüllt sind (Art. 2 Abs. 1 BVG, Art. 7 Abs. 1 BVG).
Wer bezahlt die Unfallversicherung?
Die Prämien für Berufsunfälle und Berufskrankheiten trägt der Arbeitgeber (Art. 91 Abs. 1 UVG). Die Prämien für Nichtberufsunfälle gehen grundsätzlich zulasten des Arbeitnehmers, sofern keine günstigere Abrede besteht (Art. 91 Abs. 2 UVG).
Was muss ich bei ausländischen Mitarbeitenden zuerst prüfen?
Vor dem Stellenantritt muss der Arbeitgeber prüfen, ob die Person in der Schweiz arbeiten darf (Art. 91 Abs. 1 AIG). Je nach Staatsangehörigkeit, Aufenthaltsstatus und Dauer der Tätigkeit braucht es eine Bewilligung oder eine Meldung.
