Die UID-Nummer in der Schweiz

Was ist die UID-Nummer in der Schweiz?

Die UID ist die Unternehmens-Identifikationsnummer. Sie dient dazu, Unternehmen und andere wirtschaftlich oder administrativ relevante Einheiten eindeutig zu identifizieren.

Das Ziel ist gesetzlich klar formuliert. Mit einer einheitlichen Unternehmens-Identifikationsnummer sollen Unternehmen eindeutig identifiziert werden, damit Informationen in administrativen und statistischen Prozessen einfach und sicher ausgetauscht werden können (Art. 1 UIDG). Das Gesetz regelt insbesondere die Zuweisung und Verwendung der UID sowie das UID-Register (Art. 2 UIDG).

Die UID ist damit nicht einfach eine interne Behördennummer. Sie ist der zentrale Identifikator für Unternehmen in der Schweiz. Sie hilft Behörden, Register und Unternehmen, dieselbe Einheit zuverlässig zu erkennen.

Eine UID sieht zum Beispiel so aus.

• CHE-123.456.789

Rechtlich besteht sie aus dem Präfix «CHE», einer zufällig zugeteilten achtstelligen Zahl und einer Prüfziffer (Art. 5 UIDV). Die Schreibweise mit Bindestrich und Punkten ist üblich und besser lesbar. Die UID selbst bleibt aber dieselbe Nummer.

Wer erhält eine UID?

Eine UID erhält nicht nur die klassische GmbH oder AG. Das Gesetz verwendet den breiteren Begriff der UID-Einheit.

Zu den UID-Einheiten gehören unter anderem im Handelsregister eingetragene Rechtsträger, gewisse nicht eingetragene natürliche und juristische Personen, natürliche Personen mit kaufmännisch geführtem Gewerbe oder freiem Beruf, gewisse Personengesamtheiten ohne Rechtsfähigkeit, ausländische oder internationale juristische Personen mit Bezug zur Schweiz, bestimmte Einheiten aus Landwirtschaft, Forstwirtschaft, Tierseuchen-, Tierschutz- oder Lebensmittelrecht sowie Verwaltungseinheiten und Einrichtungen mit öffentlich-rechtlichen Aufgaben (Art. 3 Abs. 1 lit. c UIDG).

Für Einzelpersonen ist wichtig, dass die UID nicht einfach für die Person als Privatperson vergeben wird. Bei natürlichen Personen, die ein kaufmännisch geführtes Gewerbe betreiben oder einen freien Beruf ausüben, wird die UID für die wirtschaftliche Tätigkeit vergeben (Art. 3 Abs. 1 lit. c Ziff. 3 UIDG). Die UIDV präzisiert zudem, dass solche natürlichen Personen nur als UID-Einheiten gelten, wenn sie bei mindestens einer UID-Stelle registriert sind (Art. 1 Abs. 1 UIDV).

Praktisch bedeutet das: Wenn du geschäftlich bei einer relevanten Behörde, einem Register oder einer Stelle erfasst wirst, kann dadurch eine UID entstehen. Du meldest dich aber nicht einfach selbst beim Bundesamt für Statistik an. Eine UID-Einheit kann sich nicht selber beim BFS anmelden (Art. 3 Abs. 4 UIDV).

Ist die UID-Nummer Pflicht?

Für UID-Einheiten ist die UID kein freiwilliges Branding-Element, sondern Teil des gesetzlichen Identifikationssystems. Das Bundesamt für Statistik weist jeder UID-Einheit unentgeltlich eine einzige UID zu (Art. 4 Abs. 1 UIDG). Jede UID wird nur einmal zugewiesen (Art. 4 Abs. 2 UIDG).

Die Pflicht trifft vor allem die Behörden und weiteren UID-Stellen. Sie müssen die UID als Identifikator anerkennen, in ihren Datenbanken verwenden und im Verkehr untereinander sowie mit UID-Einheiten verwenden (Art. 5 Abs. 1 UIDG). Für Unternehmen selbst gilt: UID-Einheiten können ihre UID im Verkehr untereinander und mit einer UID-Stelle verwenden, sofern keine spezialgesetzlichen Regeln etwas anderes verlangen (Art. 5 Abs. 3 UIDG).

Das heisst in einfachen Worten: Du musst die UID nicht auf jedes Dokument drucken, nur weil dein Unternehmen eine UID hat. In bestimmten Bereichen, etwa bei der Mehrwertsteuer oder im Handelsregister, wird sie aber praktisch und rechtlich sehr wichtig.

Wie wird die UID zugeteilt?

Die UID wird vom Bundesamt für Statistik vergeben. Die Zuweisung erfolgt, wenn die zuständige UID-Stelle dem BFS die relevanten Merkmale meldet (Art. 4 Abs. 3 UIDG). Zu den UID-Stellen gehören Verwaltungseinheiten von Bund, Kantonen und Gemeinden, öffentlich-rechtliche Anstalten sowie private Einrichtungen mit öffentlich-rechtlichen Aufgaben, soweit sie aufgrund wirtschaftlicher Tätigkeiten Datenbanken über UID-Einheiten führen (Art. 3 Abs. 1 lit. d UIDG).

Die UIDV legt fest, aus welchen Registern Daten gemeldet werden. Dazu gehören insbesondere Handelsregister, bestimmte Branchenregister, AHV-Ausgleichskassen, kantonale Steuerregister und das Mehrwertsteuerregister (Art. 3 Abs. 1 UIDV).

Hat eine Rechtseinheit beim Handelsregistereintrag noch keine UID, wird ihr diese spätestens anlässlich der Eintragung in das Tagesregister zugeteilt (Art. 116 Abs. 1 HRegV). Im Handelsregister eingetragene Rechtseinheiten erhalten eine Unternehmens-Identifikationsnummer nach dem UIDG (Art. 930 OR).

Bleibt die UID immer gleich?

Die UID ist grundsätzlich dauerhaft. Sie ist eine nichtsprechende und unveränderliche Nummer, die eine UID-Einheit eindeutig identifiziert (Art. 3 Abs. 1 lit. a UIDG). Auch die Handelsregisterverordnung hält fest, dass die UID eine Rechtseinheit dauerhaft identifiziert und unveränderlich ist (Art. 116 Abs. 2 HRegV).

Das ist praktisch wichtig. Ein Unternehmen kann seinen Namen ändern, den Sitz verlegen oder andere Stammdaten anpassen. Die UID bleibt grundsätzlich dieselbe. Bei gelöschten Rechtseinheiten darf die UID grundsätzlich nicht neu vergeben werden (Art. 116 Abs. 3 HRegV).

Bei Umstrukturierungen gibt es Spezialregeln. Bei einer Absorptionsfusion behält die übernehmende Rechtseinheit ihre bisherige UID. Bei einer Kombinationsfusion erhält die neu entstehende Rechtseinheit eine neue UID (Art. 116 Abs. 4 HRegV). Entsteht bei einer Spaltung eine neue Rechtseinheit, erhält diese ebenfalls eine neue UID (Art. 116 Abs. 5 HRegV).

Für Einzelunternehmen ist besonders wichtig: Bei Geschäftsübergabe eines Einzelunternehmens entsteht eine neue UID-Einheit, die eine neue UID erhält (Art. 7 Abs. 3 UIDV).

Was ist der Unterschied zwischen UID, HR und MWST?

Die UID ist die eigentliche Unternehmens-Identifikationsnummer. Die Zusätze «HR» und «MWST» sind UID-Ergänzungen.

Das Gesetz definiert die UID-Ergänzung als ergänzende Bezeichnung, falls eine UID-Einheit im Handelsregister als nicht gelöscht oder im Mehrwertsteuerregister als steuerpflichtig eingetragen ist (Art. 3 Abs. 1 lit. b UIDG). Die Verordnung legt die Begriffe fest. Für das Handelsregister lautet die Ergänzung auf Deutsch «HR», für das Mehrwertsteuerregister «MWST» (Art. 8 Abs. 1 UIDV, Art. 8 Abs. 2 UIDV).

Beispiele.

• CHE-123.456.789 HR

• CHE-123.456.789 MWST

• CHE-123.456.789 HR/MWST

Die Ergänzung wird der UID nachgestellt (Art. 8 Abs. 3 UIDV). Sie ist aber nicht die UID selbst. Die UID bleibt gleich, auch wenn sich der Handelsregister- oder Mehrwertsteuerstatus ändert.

Die Verwendung der UID-Ergänzung durch UID-Einheiten ist grundsätzlich freiwillig, solange keine spezialgesetzlichen Vorschriften etwas anderes vorsehen (Art. 8 Abs. 5 UIDV).

Wann brauchst du die UID auf Rechnungen?

Bei normalen Geschäftsunterlagen kann die UID hilfreich sein, weil Geschäftspartner dich leichter eindeutig identifizieren können. Besonders wichtig wird sie aber bei der Mehrwertsteuer.

Wer mehrwertsteuerpflichtig ist, muss auf Verlangen eine Rechnung ausstellen, welche die gesetzlichen Anforderungen erfüllt (Art. 26 Abs. 1 MWSTG). Die Rechnung muss den Leistungserbringer, den Leistungsempfänger und die Art der Leistung eindeutig identifizieren. Sie enthält in der Regel beim Leistungserbringer den Namen und Ort, den Hinweis auf den Eintrag im Register der steuerpflichtigen Personen sowie die Nummer, unter der er oder sie eingetragen ist (Art. 26 Abs. 2 lit. a MWSTG).

Praktisch ist die MWST-Nummer die UID mit dem Zusatz «MWST», also zum Beispiel «CHE-123.456.789 MWST». Die ESTV weist darauf hin, dass die Zusätze «TVA» und «IVA» ebenfalls sprachabhängig verwendet werden können, «VAT» hingegen nicht als schweizerischer MWST-Zusatz gilt. Diese Information findest du bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung zur UID.

Wichtig ist auch: Nur weil ein Unternehmen eine UID hat, ist es nicht automatisch mehrwertsteuerpflichtig. Die UID identifiziert das Unternehmen. Die Ergänzung «MWST» zeigt, dass ein Eintrag im Mehrwertsteuerregister besteht.

Ist die Schweizer UID dasselbe wie die EU-Umsatzsteuer-ID?

Nein. Die UID-Nummer in der Schweiz ist nicht dasselbe wie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der EU.

Die Schweizer UID beginnt mit «CHE» und dient der Identifikation von Unternehmen in der Schweiz. Die EU-Umsatzsteuer-ID wird für innergemeinschaftliche Leistungen innerhalb der EU verwendet. Die ESTV hält ausdrücklich fest, dass die schweizerische Unternehmens-Identifikationsnummer und die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der EU zwar beide mit UID abgekürzt werden können, aber nichts miteinander zu tun haben. Auch diese Klarstellung findest du bei der ESTV zur Unternehmens-Identifikationsnummer.

Für Schweizer Unternehmen ist deshalb wichtig, internationale Rechnungsprozesse sauber zu trennen. Für die Schweiz verwendest du die CHE-Nummer. Für EU-spezifische Umsatzsteuerfragen gelten andere Regeln.

Was steht im UID-Register?

Das UID-Register wird vom Bundesamt für Statistik geführt (Art. 6 Abs. 1 UIDG). Es enthält unter anderem die UID, den Status des Eintrags, die UID-Ergänzung, Name oder Firma, Adresse, den Handelsregisterstatus und den Status im Mehrwertsteuerregister (Art. 6 Abs. 2 lit. a UIDG).

Das BFS macht die Daten zu den Kernmerkmalen der UID-Einheiten im Internet öffentlich zugänglich und beschränkt die Abfragemöglichkeiten auf Abfragen zu einzelnen UID-Einheiten (Art. 11 Abs. 1 UIDG). Die AHV-Nummer ist nicht öffentlich (Art. 11 Abs. 6 UIDG).

Für Unternehmen ist das UID-Register nützlich, weil es Geschäftspartner, Behördenkontakte und Stammdaten überprüfbarer macht. Gerade bei Rechnungen, Verträgen und Lieferantenprüfungen kann eine UID-Abfrage helfen, Verwechslungen zu vermeiden.

Wie solltest du die UID im Alltag verwenden?

Für den Alltag gilt eine einfache Regel: Verwende die UID überall dort, wo eine eindeutige Identifikation deines Unternehmens sinnvoll oder rechtlich relevant ist.

Typische Einsatzbereiche sind:

• Rechnungen, insbesondere bei MWST-Pflicht

• Offerten und Verträge

• Handelsregister- und Behördenkorrespondenz

• Zoll-, AHV-, Steuer- und andere Verwaltungsprozesse

• Prüfung von Geschäftspartnern

• Stammdaten in Buchhaltungs- und ERP-Systemen

Achte darauf, die UID korrekt zu schreiben. Für die meisten Fälle ist die lesbare Form mit Bindestrich und Punkten ideal. Wenn dein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, ergänzt du bei MWST-relevanten Rechnungen den Zusatz «MWST».

Fazit

Die UID-Nummer in der Schweiz ist der zentrale Identifikator für Unternehmen und andere UID-Einheiten. Sie macht Behördenkontakte, Registerdaten und Geschäftsbeziehungen einfacher und zuverlässiger.

Für dich ist vor allem wichtig: Die UID bleibt grundsätzlich gleich, sie ist nicht automatisch eine MWST-Nummer und sie wird normalerweise nicht direkt beim BFS beantragt. Wenn du im Handelsregister eingetragen oder bei einer relevanten Behörde registriert bist, wird die UID über das gesetzliche System zugeteilt. Im Geschäftsalltag solltest du sie sauber führen, besonders auf MWST-relevanten Rechnungen und in deinen Unternehmensstammdaten.

Häufige Fragen zur UID-Nummer in der Schweiz

Kann ich eine UID direkt beim BFS beantragen?

In der Regel nein. Eine UID-Einheit kann sich nicht selbst beim BFS anmelden (Art. 3 Abs. 4 UIDV). Die Zuweisung erfolgt über die zuständige UID-Stelle, zum Beispiel über ein Register oder eine Behörde.

Hat jedes Unternehmen im Handelsregister eine UID?

Ja. Im Handelsregister eingetragene Rechtseinheiten erhalten eine UID nach dem UIDG (Art. 930 OR). Falls noch keine UID besteht, wird sie spätestens bei der Eintragung ins Tagesregister zugeteilt (Art. 116 Abs. 1 HRegV).

Ist die UID vertraulich?

Die UID selbst und bestimmte Kernmerkmale sind im UID-Register öffentlich zugänglich (Art. 11 Abs. 1 UIDG). Nicht öffentlich ist die AHV-Nummer (Art. 11 Abs. 6 UIDG).

Bedeutet eine UID automatisch, dass ich MWST abrechnen muss?

Nein. Die UID identifiziert dein Unternehmen. Die MWST-Pflicht ist eine separate steuerliche Frage. Auf Rechnungen mehrwertsteuerpflichtiger Unternehmen erscheint die UID typischerweise mit dem Zusatz «MWST».