Arbeitszeiterfassung in der Schweiz: Das sind die Pflichten

In der Schweiz haben Arbeitgeber die gesetzliche Verpflichtung, genaue Aufzeichnungen über die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter zu führen. Dies dient dazu, die Anzahl der geleisteten Arbeitsstunden und Überstunden zuverlässig zu erfassen. Durch diese Massnahme werden Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer vor Überlastung und unbezahlter Arbeit geschützt. In diesem Artikel werden wir Ihnen erklären, wie die Arbeitszeiterfassung in der Schweiz funktioniert, welche Ausnahmen es gibt und welche Möglichkeiten es gibt, auf die Erfassung zu verzichten.

Gesetzliche Grundlagen der Arbeitszeiterfassung 

Das Arbeitsgesetz (ArG) regelt die Arbeits- und Ruhezeiten der Arbeitnehmer und gilt sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitnehmer. Es handelt sich hauptsächlich um Schutzvorschriften für Arbeitnehmer. Diejenigen Betriebe und Arbeitnehmer, die nicht unter das ArG fallen, werden in den Artikeln 1 bis 5 des ArG behandelt.

✅ Auf dieser Checkliste können Sie überprüfen, ob die Bestimmungen zur Arbeitszeiterfassung korrekt umgesetzt sind.

Was bedeutet Arbeitszeit genau? 

Als Arbeitszeit gilt die Zeit, in welcher der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber zur Verfügung stehen muss. Zur Arbeitszeit gehören demnach auch reine Präsenzzeiten oder der Bereitschaftsdienst am Arbeitsplatz, das Umkleiden am Arbeitsplatz sowie Vor- oder Nacharbeiten im Zusammenhang mit dem eigentlichen Einsatz. Wenn der Arbeitnehmer ausserhalb des Betriebs Arbeitsorte aufsuchen muss, wird die dafür aufgewendete zusätzliche Zeit als Arbeitszeit betrachtet.

💡Der Weg zur Arbeit und von der Arbeit nach Hause gilt nicht als Arbeitszeit (Pikettdienste sind hiervon ausgenommen).

Korrekte Arbeitszeiterfassung im Geschäft

Im Allgemeinen trägt der Arbeitgeber die Verantwortung, die Arbeitszeit der Arbeitnehmer festzuhalten. Es besteht jedoch die Möglichkeit, dass er diese Aufgabe an die Arbeitnehmer selbst überträgt. 

Es gibt bestimmte Informationen, die erfasst werden müssen. Darunter fällt die tägliche und wöchentliche Arbeitszeit, einschliesslich Ausgleichszeiten, Überstunden und Pausen von mehr als einer halben Stunde. 

☝️Die Erfassung muss so erfolgen, dass der Arbeitgeber den Behörden detaillierte Informationen bereitstellen kann. 

Die erstellten Aufzeichnungen und Unterlagen müssen alle erforderlichen Informationen enthalten, die zur Umsetzung des Gesetzes notwendig sind. Insbesondere sollten die folgenden Informationen ersichtlich sein:

• Personalien der Arbeitnehmer
• Art der Beschäftigung sowie Ein- und Austritt der Arbeitnehmer
• Geleistete (tägliche und wöchentliche) Arbeitszeit einschliesslich Ausgleichs- und Überstunden sowie deren Verteilung
• Gewährte wöchentliche Ruhe- oder Ersatzruhetage, sofern diese nicht regelmässig auf einen Sonntag fallen
• Lage und Dauer von Pausen von einer halben Stunde oder mehr
• Betriebliche Abweichungen von den Definitionen für Tag-, Nacht- und Sonntagsarbeit 
• Regelungen für den Zeitzuschlag
• Gesetzlich geschuldete Lohn- und/oder Zeitzuschläge
• Ergebnisse medizinischer Untersuchungen zur Eignung oder Nichteignung bei Nachtarbeit oder Mutterschaft
• Vorliegen von Ausschlussgründen oder Ergebnisse der Risikobeurteilung bei Mutterschaft und darauf basierende betriebliche Massnahmen

☝️Die Verzeichnisse und Unterlagen müssen mindestens fünf Jahre lang nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden.

Vereinfachte Zeiterfassung

Es besteht zum Teil die Möglichkeit, eine vereinfachte Arbeitszeiterfassung durchzuführen oder ganz auf die Erfassung zu verzichten. Die genauen Anforderungen für die vereinfachte Arbeitszeiterfassung sind in Art. 73b der Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) festgelegt. Mit der vereinfachten Arbeitszeiterfassung entfällt die Notwendigkeit, die genaue Lage der Arbeits- und Ruhezeiten zu dokumentieren. Wichtig ist jedoch, dass der Beginn und das Ende von Nacht- und Sonntagsarbeit weiterhin dokumentiert werden müssen. 

In der Vereinbarung müssen folgende Punkte festgelegt werden:

• Die Kategorien oder Positionen der Mitarbeiter, für die die vereinfachte Arbeitszeiterfassung gilt.
• Besondere Bestimmungen zur Einhaltung der Arbeits- und Ruhezeitvorschriften.
• Ein paritätisches Verfahren zur Überprüfung der Einhaltung der Vereinbarung.

In der Vereinbarung muss zudem auf die Einhaltung und Kontrolle der geltenden Arbeits- und Ruhezeitvorschriften hingewiesen werden. Darüber hinaus muss jährlich ein Abschlussgespräch über die Arbeitsbelastung geführt und dokumentiert werden.
💡In Unternehmen mit weniger als 50 Mitarbeitern kann die vereinfachte Arbeitszeiterfassung auch individuell zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitern vereinbart werden. Entscheidend ist die Anzahl der Beschäftigten und nicht der Stellenprozentsatz, wobei temporäre Mitarbeiter nicht  nicht inbegriffen sind. .

☝️Sie gilt in der Regel hauptsächlich für das mittlere und obere Management. 

✅ Weitere Informationen zum Verzicht auf Zeiterfassung finden Sie hier.

Verzicht auf Zeiterfassung

Damit auf die Zeiterfassung verzichtet werden kann, ist es erforderlich, dass Arbeitgeber und beteiligte Arbeitnehmerorganisationen (Gewerkschaften) einen Gesamtarbeitsvertrag (GAV) abschliessen. Gemäss diesem Vertrag müssen bestimmte Informationen nicht in den Aufzeichnungen und Unterlagen enthalten sein. 

☝️ Der GAV muss von der Mehrheit der repräsentativen Arbeitnehmerorganisationen unterzeichnet sein und spezielle Massnahmen zum Gesundheitsschutz und zur Einhaltung der gesetzlich vorgeschriebenen Ruhezeiten enthalten. Es muss sich um einen GAV handeln, der mit unabhängigen Verbänden abgeschlossen wurde. 

Folgende 3 Voraussetzungen müssen gemäss Art. 73a ArGV 1 kumulativ erfüllt sein, damit auf die Zeiterfassung verzichtet werden kann.

✅ Weitere Informationen zum Verzicht auf Zeiterfassung finden Sie hier.

Gestaltungsfreiheit

Arbeitnehmer, die bei ihrer Arbeit eine hohe Freiheit bei der Gestaltung ihrer Tätigkeit haben und überwiegend selbst über ihre Arbeits- und Ruhezeiten bestimmen können (mindestens 50%), können vollständig auf die Zeiterfassung verzichten. Dabei muss das gesamte Arbeitsumfeld berücksichtigt werden. 

Gemäss den Richtlinien des SECO sind insbesondere folgende Faktoren zu in Bezug auf die Gestaltungsfreiheit der Tätigkeit zu berücksichtigen:

Positive Faktoren

• Telearbeit ohne festgelegten Zeitplan
• Flexible Arbeitszeiten
• Keine zwingenden Anwesenheitszeiten

Negative Faktoren

• Obligatorische Sitzungen usw.
• Blockzeiten
• Pflicht zur ständigen Erreichbarkeit
• Pflichtenheft, das eine ständige Präsenz erfordert
• Hoher Koordinationsaufwand mit zwingender Verfügbarkeit

Lohn

Darüber hinaus muss das Bruttogehalt der Arbeitnehmer mindestens CHF 120'000 pro Jahr betragen (inklusive Boni usw., aber ohne Sozialleistungen). Dieser Betrag basiert auf demjenigen des UVG und wird entsprechend angepasst. 

💡Bei Teilzeitarbeit verringert sich der Betrag entsprechend.

Individuelle Vereinbarung

Dieser Verzicht auf Zeiterfassung muss auch schriftlich und individuell mit jedem Mitarbeiter vereinbart werden und kann von beiden Parteien jährlich zum Jahresende widerrufen werden.

💡Der Arbeitgeber ist verpflichtet, eine interne Anlaufstelle für Fragen zu den Arbeitszeiten einzurichten.

Möglichkeiten zur Arbeitszeiterfassung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, die Arbeitszeit zu erfassen. Einige der gängigsten Methoden sind:

• Erfassung mit einem Smartphone oder Laptop: Mit Hilfe spezieller Apps oder Software können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten über ihre Mobiltelefone oder Laptops erfassen.
• Erfassung durch Login-/Logout-Badge: Unternehmen können auch Systeme implementieren, bei denen Mitarbeiter beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes eine Karte oder ein Badge scannen, um ihre Anwesenheitszeit zu erfassen.
• Manuelle Erfassung in einem Zeiterfassungsprogramm oder Excel: Viele Unternehmen verwenden spezielle Zeiterfassungsprogramme oder Tabellenkalkulationen wie Excel, in denen Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden manuell eingeben können.
• Manuelle Erfassung auf Papier: In einigen Fällen werden Arbeitszeiten immer noch auf Papier erfasst, indem Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden auf einem Formular oder einem speziellen Arbeitszeitblatt notieren.
• Stempelkarten: Traditionell wurden Stempelkarten verwendet, um Arbeitszeiten zu erfassen. Mitarbeiter stempeln beim Betreten und Verlassen des Arbeitsplatzes ihre Karten.

💡Wenn es feste vorgegebene Arbeits- und Pausenzeiten oder Schichtpläne gibt, müssen nur Abweichungen von diesen vorgegebenen Zeiten erfasst werden.

Wir helfen Ihnen

Wenn Sie Probleme bei der Arbeitszeiterfassung haben, egal ob Sie Arbeitnehmer oder Arbeitgeber sind, stehen Ihnen unsere ArbeitsrechtsspezialistInnen zur Verfügung. Unsere erfahrenen AnwältInnen stehen Ihnen zur Seite, um Ihre Situation zu analysieren, Ihre Rechte zu schützen und Ihnen bei der Durchsetzung Ihrer Ansprüche zu helfen.

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