Firma anmelden Schweiz: Schritt für Schritt erklärt

Was bedeutet es, eine Firma in der Schweiz anzumelden?

Eine Firma anzumelden bedeutet nicht immer dasselbe. Je nach Rechtsform kann damit der Handelsregistereintrag, die AHV-Anmeldung, die Mehrwertsteuerregistrierung oder eine branchenspezifische Bewilligung gemeint sein.

Die wichtigste Unterscheidung lautet so: Eine Einzelfirma kann bereits durch Aufnahme der Geschäftstätigkeit entstehen, während eine GmbH oder AG erst mit dem Handelsregistereintrag rechtlich entsteht. Für die AG hält das Gesetz ausdrücklich fest, dass sie ihre Rechtspersönlichkeit erst durch den Eintrag ins Handelsregister erlangt (Art. 643 Abs. 1 OR). Für die GmbH gilt dasselbe (Art. 779 Abs. 1 OR).

Wenn du ein Unternehmen gründen willst, solltest du deshalb zuerst klären, welche Rechtsform du wählst. Davon hängt ab, ob du zuerst zum Notariat musst, ob Kapital einzuzahlen ist und welche Dokumente für die Anmeldung nötig sind.

Schritt 1: Wähle die passende Rechtsform

Die Rechtsform bestimmt, wie du haftest, wie viel Startkapital nötig ist und wie aufwendig die Anmeldung wird.

Bei der Einzelfirma schreibt das Gesetz vor, dass eine natürliche Person ihr Einzelunternehmen ins Handelsregister eintragen lassen muss, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 100'000 erzielt hat (Art. 931 Abs. 1 OR). Unterhalb dieser Schwelle ist der Eintrag freiwillig möglich (Art. 931 Abs. 3 OR).

Bei der GmbH beträgt das Stammkapital mindestens CHF 20'000 (Art. 773 Abs. 1 OR). Bei der AG beträgt das Aktienkapital mindestens CHF 100'000 (Art. 621 Abs. 1 OR). Wer ein Unternehmen gründen möchte und Wert auf Haftungsbeschränkung legt, prüft deshalb oft zuerst GmbH und AG.

Schritt 2: Prüfe den Firmennamen

Der Firmenname ist mehr als Marketing. Er muss den gesetzlichen Regeln entsprechen.

Bei einer Einzelfirma muss der wesentliche Inhalt der Firma aus dem Familiennamen der Inhaberin oder des Inhabers bestehen (Art. 945 Abs. 1 OR). Ein Zusatz darf ausserdem kein Gesellschaftsverhältnis vortäuschen (Art. 945 Abs. 3 OR). Eine Einzelfirma darf also nicht so wirken, als ob mehrere Gesellschafter beteiligt wären.

Handelsgesellschaften und Genossenschaften können ihre Firma grundsätzlich frei wählen. Die Rechtsform muss aber im Namen angegeben werden (Art. 950 Abs. 1 OR). Eine GmbH braucht also den Zusatz «GmbH», eine AG den Zusatz «AG».

Wichtig ist auch die Unterscheidbarkeit. Die Firma einer Handelsgesellschaft oder Genossenschaft muss sich von allen bereits in der Schweiz eingetragenen Firmen von Handelsgesellschaften und Genossenschaften deutlich unterscheiden (Art. 951 OR). Praktisch solltest du deshalb vor der Anmeldung im zentralen Firmenindex Zefix prüfen, ob es bereits identische oder sehr ähnliche Namen gibt.

Wenn du bei der Wahl oder Prüfung deines Firmennamens Unterstützung benötigst, hilft dir Jurata mit der Firmennamenrecherche jederzeit gerne weiter.

Schritt 3: Bereite die Gründungsunterlagen vor

Welche Dokumente du brauchst, hängt von der Rechtsform ab.

Bei einer Einzelfirma ist die Anmeldung vergleichsweise einfach. Typischerweise brauchst du Angaben zur Inhaberin oder zum Inhaber, zur Adresse, zum Zweck und zur Firma. Wenn der Handelsregistereintrag nötig oder gewünscht ist, muss die Anmeldung beim zuständigen Handelsregisteramt eingereicht werden.

Bei einer Kollektivgesellschaft ist die Gesellschaft am Ort ihres Sitzes ins Handelsregister einzutragen (Art. 554 OR). Die Anmeldung muss von allen Gesellschaftern persönlich beim Handelsregisteramt unterzeichnet oder schriftlich mit beglaubigten Unterschriften eingereicht werden (Art. 556 Abs. 1 OR).

Bei einer GmbH oder AG ist der Ablauf formeller. Die Gründerinnen und Gründer errichten die Gesellschaft in einer öffentlichen Urkunde. Für die AG verlangt das Gesetz, dass die Gründer in öffentlicher Urkunde erklären, eine Aktiengesellschaft zu gründen, die Statuten festlegen und die Organe bestellen (Art. 629 Abs. 1 OR). Für die GmbH gilt eine entsprechende Regel (Art. 777 Abs. 1 OR).

Bei der AG sind dem Errichtungsakt bestimmte Belege beizulegen, darunter die Statuten und je nach Fall weitere Gründungsunterlagen (Art. 631 Abs. 2 OR). Wenn du eine GmbH oder AG als Unternehmen gründen willst, führt deshalb kaum ein Weg an sauber vorbereiteten Statuten, Kapitalnachweis und öffentlicher Beurkundung vorbei.

Schritt 4: Reiche die Anmeldung beim Handelsregister ein

Das Handelsregister ist kantonal organisiert. Zuständig ist grundsätzlich das Handelsregisteramt am Sitz oder Ort der Niederlassung.

Für die AG schreibt das Gesetz vor, dass die Gesellschaft ins Handelsregister des Ortes einzutragen ist, an dem sie ihren Sitz hat (Art. 640 OR). Für die GmbH gilt dasselbe (Art. 778 OR). Bei der GmbH werden zudem die Gesellschafter mit Anzahl und Nennwert ihrer Stammanteile ins Handelsregister eingetragen (Art. 791 OR).

Die Anmeldung wird durch das Handelsregisteramt geprüft. Wenn Unterlagen fehlen oder Angaben nicht stimmen, musst du nachbessern. Erst nach erfolgreicher Prüfung wird die Eintragung vorgenommen und im Schweizerischen Handelsamtsblatt veröffentlicht.

Für die Praxis bedeutet das: Plane genug Zeit ein. Gerade bei GmbH und AG solltest du Notariat, Bank, Statuten und Handelsregister nicht erst am Tag vor dem geplanten Geschäftsstart organisieren.

Schritt 5: Melde dich bei der AHV-Ausgleichskasse

Der Handelsregistereintrag ersetzt die sozialversicherungsrechtliche Anmeldung nicht.

Selbständigerwerbende bezahlen AHV-Beiträge auf dem Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit (Art. 8 Abs. 1 AHVG). Als Einkommen aus selbständiger Erwerbstätigkeit gilt jedes Erwerbseinkommen, das nicht Lohn aus unselbständiger Stellung ist (Art. 9 Abs. 1 AHVG). Die AHV prüft deshalb bei Einzelfirmen, ob tatsächlich eine selbständige Erwerbstätigkeit vorliegt.

Bei einer GmbH oder AG bist du als mitarbeitende Gesellschafterin, Geschäftsführer oder Verwaltungsrat häufig arbeitsrechtlich und sozialversicherungsrechtlich anders einzuordnen als bei einer Einzelfirma. Die Gesellschaft ist eine eigene Rechtsperson. Lohnzahlungen werden grundsätzlich wie Lohn aus unselbständiger Erwerbstätigkeit behandelt.

Wenn du ein Unternehmen gründen und Mitarbeitende beschäftigen willst, musst du ausserdem Arbeitgeberpflichten beachten. Dazu gehören insbesondere AHV-Abrechnung, Unfallversicherung und je nach Lohnhöhe berufliche Vorsorge.

Schritt 6: Kläre die Mehrwertsteuerpflicht

Nicht jedes neue Unternehmen ist sofort mehrwertsteuerpflichtig. Entscheidend sind Tätigkeit und Umsatz.

Mehrwertsteuerpflichtig ist, wer unabhängig von Rechtsform, Zweck und Gewinnabsicht ein Unternehmen betreibt und mit diesem Unternehmen Leistungen im Inland erbringt oder Sitz, Wohnsitz oder Betriebsstätte im Inland hat (Art. 10 Abs. 1 MWSTG). Ein Unternehmen betreibt, wer eine selbständige berufliche oder gewerbliche Tätigkeit nachhaltig auf die Erzielung von Einnahmen aus Leistungen ausrichtet und unter eigenem Namen nach aussen auftritt (Art. 10 Abs. 1bis MWSTG).

Von der Steuerpflicht ist grundsätzlich befreit, wer innerhalb eines Jahres weniger als CHF 100'000 Umsatz aus steuerbaren Leistungen erzielt (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG). Wird die Schwelle erreicht oder ist absehbar, dass sie innerhalb von 12 Monaten überschritten wird, endet die Befreiung (Art. 14 Abs. 3 MWSTG). Wer steuerpflichtig wird, muss sich unaufgefordert innert 30 Tagen bei der ESTV anmelden (Art. 66 Abs. 1 MWSTG).

Für Gründerinnen und Gründer heisst das: Prüfe die Mehrwertsteuer nicht erst bei der ersten grossen Rechnung. Die Pflicht kann schon zu Beginn absehbar sein.

Schritt 7: Organisiere Buchhaltung und laufende Pflichten

Nach der Anmeldung beginnt die eigentliche Unternehmensführung. Dazu gehört eine passende Buchhaltung.

Einzelunternehmen und Personengesellschaften müssen ordentlich Buch führen und Rechnung legen, wenn sie im letzten Geschäftsjahr einen Umsatzerlös von mindestens CHF 500'000 erzielt haben (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 1 OR). Juristische Personen, also etwa GmbH und AG, unterliegen der Buchführungs- und Rechnungslegungspflicht unabhängig vom Umsatz (Art. 957 Abs. 1 Ziff. 2 OR).

Einzelunternehmen und Personengesellschaften unterhalb der Schwelle müssen zumindest über Einnahmen, Ausgaben und Vermögenslage Buch führen (Art. 957 Abs. 2 Ziff. 1 OR). Das ist weniger aufwendig, aber nicht bedeutungslos. Auch eine einfache Buchhaltung sollte von Anfang an sauber eingerichtet werden.

Welche Reihenfolge ist in der Praxis sinnvoll?

Wenn du in der Schweiz ein Unternehmen gründen willst, hilft diese Reihenfolge:

1. Entscheide dich für eine Rechtsform.

2. Prüfe den Firmennamen.

3. Kläre Kapital, Sitz, Zweck und Beteiligte.

4. Bereite Statuten oder Anmeldeunterlagen vor.

5. Organisiere bei GmbH und AG die Kapitaleinzahlung und öffentliche Beurkundung.

6. Reiche die Anmeldung beim Handelsregister ein.

7. Melde dich bei der AHV-Ausgleichskasse.

8. Prüfe die Mehrwertsteuerpflicht.

9. Richte Buchhaltung, Versicherungen und Verträge ein.

Diese Reihenfolge verhindert typische Fehler. Besonders häufig werden Handelsregister, AHV und Mehrwertsteuer vermischt. Tatsächlich sind das verschiedene Themen mit verschiedenen Behörden.

Fazit: Die Anmeldung einer Firma beginnt mit der richtigen Struktur

Die Anmeldung einer Firma in der Schweiz ist gut planbar, wenn du zuerst die Rechtsform klärst. Bei der Einzelfirma ist der Einstieg einfach, der Handelsregistereintrag wird aber ab CHF 100'000 Umsatzerlös im letzten Geschäftsjahr Pflicht. Bei GmbH und AG ist die Gründung formeller, dafür entsteht eine eigene Rechtsperson mit klarer Struktur.

Wer ein Unternehmen gründen möchte, sollte deshalb nicht nur an den Handelsregistereintrag denken. Genauso wichtig sind AHV, Mehrwertsteuer, Buchhaltung, Versicherungen und ein rechtlich sauberer Firmenname.

Häufige Fragen zur Firmenanmeldung in der Schweiz

Muss ich eine Einzelfirma sofort anmelden?

Nein. Eine Einzelfirma muss erst ab einem Umsatzerlös von mindestens CHF 100'000 im letzten Geschäftsjahr ins Handelsregister eingetragen werden (Art. 931 Abs. 1 OR). Ein freiwilliger Eintrag ist aber möglich (Art. 931 Abs. 3 OR).

Entsteht eine GmbH schon vor dem Handelsregistereintrag?

Nein. Eine GmbH erlangt ihre Rechtspersönlichkeit erst durch die Eintragung ins Handelsregister (Art. 779 Abs. 1 OR).

Ab wann muss ich mich für die Mehrwertsteuer anmelden?

Wenn du steuerpflichtig wirst, musst du dich unaufgefordert innert 30 Tagen bei der ESTV anmelden (Art. 66 Abs. 1 MWSTG). Die Umsatzgrenze liegt grundsätzlich bei CHF 100'000 pro Jahr (Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG).