Warum sind Gründungsdokumente so wichtig?
Die Gründungsdokumente sind der formelle Nachweis dafür, dass die Gesellschaft rechtmässig errichtet wurde und ins Handelsregister eingetragen werden kann. Bei der AG erklären die Gründerinnen und Gründer in öffentlicher Urkunde, dass sie eine Aktiengesellschaft gründen, die Statuten festlegen und die Organe bestellen (Art. 629 Abs. 1 OR). Bei der GmbH funktioniert die Errichtung sehr ähnlich. Auch dort erklären die Gründerinnen und Gründer in öffentlicher Urkunde, dass sie eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gründen, die Statuten festlegen und die Organe bestellen (Art. 777 Abs. 1 OR).
Praktisch bedeutet das: Die Gesellschaft entsteht nicht einfach durch eine private Vereinbarung zwischen den Beteiligten. Es braucht einen formellen Errichtungsakt, die richtigen Belege und die Eintragung im Handelsregister. Die Unterlagen sind deshalb nicht reine Bürokratie, sondern das Fundament der neuen Gesellschaft.
Welche Gründungsdokumente braucht eine GmbH?
Für eine GmbH brauchst du in der Regel die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, die Statuten, die Handelsregisteranmeldung, Nachweise zu den gewählten Organen, gegebenenfalls Unterlagen zur Revisionsstelle, eine Kapitalbestätigung und je nach Adresse eine Domizilannahmeerklärung.
Der Errichtungsakt ist das zentrale Dokument der GmbH-Gründung. Darin werden die Stammanteile gezeichnet und die Gründerinnen und Gründer bestätigen unter anderem, dass sämtliche Stammanteile gültig gezeichnet sind und die Einlagen dem gesamten Ausgabebetrag entsprechen (Art. 777 Abs. 2 OR). Bei der GmbH ist besonders wichtig, dass die Einlage für jeden Stammanteil vollständig geleistet sein muss (Art. 777c Abs. 1 OR). Das Stammkapital beträgt mindestens CHF 20'000 (Art. 773 Abs. 1 OR).
Die Statuten sind das Grunddokument der GmbH. Sie müssen mindestens die Firma und den Sitz, den Zweck, die Höhe des Stammkapitals, die Anzahl und den Nennwert der Stammanteile sowie die Form der Mitteilungen an die Gesellschafter enthalten (Art. 776 OR). In der Praxis regeln Statuten oft zusätzlich Themen wie Geschäftsführung, Vertretung, Vorkaufsrechte oder besondere Rechte und Pflichten der Gesellschafter.
Für die Eintragung der GmbH verlangt die Handelsregisterverordnung insbesondere die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, die Statuten, gegebenenfalls den Nachweis über die Annahme der Wahl durch Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, gegebenenfalls die Annahmeerklärung der Revisionsstelle, Beschlüsse über Vorsitz und Zeichnungsberechtigungen sowie bei Bareinlagen eine Bankbescheinigung, sofern die Bank nicht bereits in der öffentlichen Urkunde genannt wird (Art. 71 Abs. 1 HRegV). Wird eine c/o-Adresse als Rechtsdomizil verwendet, muss zusätzlich eine Erklärung der Domizilhalterin oder des Domizilhalters eingereicht werden (Art. 117 Abs. 3 HRegV).
Welche Gründungsdokumente braucht eine AG?
Für eine AG brauchst du ebenfalls eine öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, Statuten, die Handelsregisteranmeldung, Wahlannahmen der Verwaltungsratsmitglieder, gegebenenfalls eine Annahmeerklärung der Revisionsstelle, ein Konstituierungsprotokoll des Verwaltungsrats, eine Kapitalbestätigung und je nach Fall zusätzliche Belege.
Die AG hat ein Aktienkapital von mindestens CHF 100'000 (Art. 621 Abs. 1 OR). Bei der Gründung muss aber nicht zwingend das ganze Aktienkapital einbezahlt werden. Es müssen mindestens 20 Prozent des Nennwerts jeder Aktie geleistet sein und die geleisteten Einlagen müssen in jedem Fall mindestens CHF 50'000 betragen (Art. 632 Abs. 1 OR und Art. 632 Abs. 2 OR). Einlagen in Geld müssen bei einer Bank zur ausschliesslichen Verfügung der Gesellschaft hinterlegt werden, und die Bank gibt den Betrag erst frei, wenn die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (Art. 633 Abs. 1 OR und Art. 633 Abs. 2 OR).
Die Statuten der AG müssen mindestens die Firma und den Sitz, den Zweck, die Höhe und Währung des Aktienkapitals, den Betrag der geleisteten Einlagen, Anzahl, Nennwert und Art der Aktien sowie die Form der Mitteilungen an die Aktionärinnen und Aktionäre enthalten (Art. 626 Abs. 1 OR). Sie bilden damit den rechtlichen Rahmen der Gesellschaft.
Für die Handelsregistereintragung einer AG müssen insbesondere die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, die Statuten, Nachweise über die Annahme der Wahl durch die Mitglieder des Verwaltungsrats, gegebenenfalls die Annahmeerklärung der Revisionsstelle, das Protokoll des Verwaltungsrats über seine Konstituierung, die Regelung des Vorsitzes und die Zeichnungsbefugnisse sowie bei Bareinlagen eine Bankbescheinigung eingereicht werden, sofern die Bank nicht bereits in der öffentlichen Urkunde genannt wird (Art. 43 Abs. 1 HRegV). Auch bei der AG ist bei einer c/o-Adresse eine Domizilannahmeerklärung nötig (Art. 117 Abs. 3 HRegV).
Wann braucht es zusätzliche Unterlagen?
Zusätzliche Gründungsdokumente brauchst du vor allem dann, wenn die Gründung nicht nur mit einer einfachen Bareinlage erfolgt. Das betrifft insbesondere Sacheinlagen, Verrechnungstatbestände oder besondere Vorteile.
Eine Sacheinlage liegt vor, wenn das Kapital nicht oder nicht nur in Geld geleistet wird, sondern zum Beispiel durch Maschinen, Fahrzeuge, Software, Forderungen oder andere Vermögenswerte. Bei der AG gelten Gegenstände einer Sacheinlage nur dann als Deckung, wenn sie bilanziert, übertragen und verwertet werden können und die Gesellschaft nach der Eintragung frei darüber verfügen kann (Art. 634 Abs. 1 OR). Die Sacheinlage muss schriftlich vereinbart werden, und die Statuten müssen den Gegenstand, die Bewertung, den Namen des Einlegers und die dafür ausgegebenen Aktien nennen (Art. 634 Abs. 2 OR und Art. 634 Abs. 4 OR). Für die GmbH gelten die Vorschriften des Aktienrechts zur Leistung und Prüfung der Einlagen sinngemäss (Art. 777c Abs. 2 OR).
In solchen qualifizierten Fällen braucht es zusätzlich einen Gründungsbericht und eine Prüfungsbestätigung. Im Gründungsbericht legen die Gründerinnen und Gründer insbesondere Rechenschaft über Art und Zustand von Sacheinlagen, die Angemessenheit der Bewertung, den Bestand und die Verrechenbarkeit einer Schuld oder besondere Vorteile ab (Art. 635 OR). Ein zugelassener Revisor prüft diesen Bericht und bestätigt schriftlich, dass er vollständig und richtig ist (Art. 635a OR). Die Handelsregisterverordnung verlangt bei Sacheinlagen, Verrechnungstatbeständen oder besonderen Vorteilen zusätzlich die Sacheinlageverträge, den unterzeichneten Gründungsbericht und die vorbehaltlose Prüfungsbestätigung (Art. 43 Abs. 3 HRegV). Für die GmbH gilt diese Regel sinngemäss (Art. 71 Abs. 3 HRegV).
Was ist mit Revisionsstelle und Opting-out?
Viele kleine Gesellschaften möchten ohne Revisionsstelle starten. Das ist möglich, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn die Voraussetzungen für eine ordentliche Revision nicht gegeben sind, braucht die Gesellschaft grundsätzlich eine eingeschränkte Revision (Art. 727a Abs. 1 OR). Mit Zustimmung sämtlicher Aktionärinnen und Aktionäre kann aber auf die eingeschränkte Revision verzichtet werden, wenn die Gesellschaft nicht mehr als zehn Vollzeitstellen im Jahresdurchschnitt hat (Art. 727a Abs. 2 OR).
Für die Gründungsdokumente bedeutet das: Entweder wird eine Revisionsstelle gewählt und deren Wahlannahme eingereicht, oder es wird ein gültiger Revisionsverzicht dokumentiert. Bei der AG muss die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt auch enthalten, dass die Revisionsstelle gewählt wurde oder auf eine Revision verzichtet wird (Art. 44 lit. f HRegV). Bei der GmbH ist dies ebenfalls Teil der öffentlichen Urkunde (Art. 72 lit. g HRegV).
GmbH und AG im direkten Vergleich
Die Gründungsdokumente für GmbH und AG ähneln sich stark, unterscheiden sich aber in einigen wichtigen Details. Bei beiden Rechtsformen braucht es eine öffentliche Urkunde, Statuten, Organangaben, Kapitalnachweise und die Anmeldung beim Handelsregister. Bei der GmbH steht die vollständige Liberierung des Stammkapitals von mindestens CHF 20'000 im Vordergrund. Bei der AG beträgt das Mindestkapital CHF 100'000, wobei bei der Gründung mindestens CHF 50'000 einbezahlt sein müssen.
Ein weiterer Unterschied liegt bei den Organen. Die AG braucht einen Verwaltungsrat. Für die Handelsregistereintragung ist deshalb auch ein Protokoll des Verwaltungsrats über Konstituierung, Vorsitz und Zeichnungsbefugnisse erforderlich (Art. 43 Abs. 1 lit. e HRegV). Bei der GmbH geht es um die Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer sowie gegebenenfalls um Beschlüsse zum Vorsitz der Geschäftsführung und zur Ernennung weiterer vertretungsberechtigter Personen (Art. 71 Abs. 1 lit. c HRegV, Art. 71 Abs. 1 lit. e HRegV und Art. 71 Abs. 1 lit. f HRegV). Wenn du beim Thema Gründung Unterstützung benötigst, hilft dir Jurata jederzeit gerne weiter. Jurata übernimmt für dich die Erstellung aller notwendigen Gründungsdokumente und koordiniert den gesamten weiteren Prozess von A bis Z – und das bereits ab CHF 100.
Fazit: Gute Gründungsdokumente verhindern Verzögerungen
Die wichtigsten Gründungsdokumente für GmbH und AG sind die öffentliche Gründungsurkunde, die Statuten, die Handelsregisteranmeldung, die Wahlannahmen der Organe, die Kapitalbestätigung und je nach Situation zusätzliche Belege zur Revision, zum Domizil oder zu Sacheinlagen. Bei einfachen Bargründungen bleibt der Dokumentenaufwand überschaubar. Sobald Sacheinlagen, Verrechnungen, besondere Vorteile, c/o-Adressen oder besondere Statutenregelungen dazukommen, steigt der Abstimmungsbedarf deutlich.
Am besten klärst du vor dem Notariatstermin, wie das Kapital geleistet wird, wer welche Funktion übernimmt, ob eine Revisionsstelle gewählt oder ein Opting-out erklärt wird und ob das Rechtsdomizil eine eigene Adresse oder eine c/o-Adresse ist.
