Wann brauchst du einen Notar bei der Firmengründung?
Bei der Gründung einer GmbH oder AG brauchst du einen Notar, weil das Gesetz die Errichtung in öffentlicher Urkunde verlangt. Eine einfache schriftliche Vereinbarung zwischen den Gründerinnen und Gründern genügt dafür nicht.
Bei der AG erklären die Gründerinnen und Gründer in öffentlicher Urkunde, eine Aktiengesellschaft zu gründen. In derselben Urkunde legen sie die Statuten fest und bestellen die Organe (Art. 629 Abs. 1 OR). Bei der GmbH gilt dasselbe Grundprinzip: Die Gründerinnen und Gründer erklären in öffentlicher Urkunde, eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung zu gründen, legen die Statuten fest und bestellen die Organe (Art. 777 Abs. 1 OR).
Der Notar ist deshalb vor allem bei Kapitalgesellschaften wichtig. Dazu gehören insbesondere die GmbH und die AG. Bei einer Einzelfirma ist grundsätzlich keine öffentliche Beurkundung der Gründung nötig. Auch bei einfachen Personengesellschaften steht meist nicht der Notartermin im Vordergrund, sondern die Anmeldung beim Handelsregister, sofern eine Eintragungspflicht besteht.
Wichtig ist: Die notarielle Beurkundung allein macht die Gesellschaft noch nicht vollständig «lebendig». Bei der AG entsteht die Rechtspersönlichkeit erst mit dem Eintrag ins Handelsregister (Art. 643 Abs. 1 OR). Bei der GmbH ist es gleich: Sie erlangt ihre Rechtspersönlichkeit durch die Eintragung ins Handelsregister (Art. 779 Abs. 1 OR). Der Notartermin ist also ein entscheidender Schritt auf dem Weg zur Gründung, aber der eigentliche Abschluss folgt erst mit dem Handelsregistereintrag.
Welche Aufgaben übernimmt der Notar?
Der Notar sorgt dafür, dass die Firmengründung formell korrekt beurkundet wird. Er prüft die notwendigen Unterlagen, hält den Errichtungsakt in einer öffentlichen Urkunde fest und bestätigt, dass die relevanten Belege vorgelegen haben.
Bei der AG muss die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt unter anderem die Angaben zu den Gründerinnen und Gründern, die Erklärung zur Gründung der Aktiengesellschaft, die Bestätigung der festgelegten Statuten, die Zeichnung der Aktien, die Wahl des Verwaltungsrates und den Hinweis zur Revisionsstelle enthalten (Art. 44 HRegV). Bei der GmbH enthält der Errichtungsakt sinngemäss ähnliche Angaben, also insbesondere die Personenangaben, die Gründungserklärung, die Festlegung der Statuten, die Zeichnung der Stammanteile, Angaben zur Geschäftsführung und den Hinweis zur Revisionsstelle oder zum Revisionsverzicht (Art. 72 HRegV).
In der Praxis hat der Notar bei der Firmengründung mehrere Funktionen. Er stellt die Identität der beteiligten Personen fest, nimmt die Erklärungen der Gründerinnen und Gründer entgegen, beurkundet die Gründung, prüft die Vollständigkeit der Unterlagen und beglaubigt je nach Fall Unterschriften oder Dokumente. Oft koordiniert das Notariat auch die anschliessende Einreichung beim Handelsregisteramt.
Gerade bei Standardgründungen wirkt der Termin manchmal kurz und formal. Trotzdem ist er rechtlich zentral. Der Notar bestätigt nicht einfach irgendein Dokument, sondern beurkundet den Errichtungsakt einer neuen juristischen Person. Bei einer GmbH oder AG geht es also um den rechtlichen Startpunkt einer Gesellschaft, die später selbst Verträge abschliessen, Vermögen halten und gegenüber Dritten auftreten kann.
Welche Unterlagen braucht der Notar?
Für den Notartermin müssen die Gründungsunterlagen vorbereitet sein. Welche Dokumente genau nötig sind, hängt von der Rechtsform und von der konkreten Gründung ab.
Bei einer AG müssen mit der Anmeldung zur Eintragung insbesondere die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, die Statuten, Annahmeerklärungen der gewählten Verwaltungsratsmitglieder, gegebenenfalls der Revisionsstelle, das Protokoll des Verwaltungsrats zur Konstituierung und bei Bareinlagen eine Bankbescheinigung eingereicht werden, sofern diese nicht bereits in der öffentlichen Urkunde genannt wird (Art. 43 Abs. 1 HRegV). Bestehen Sacheinlagen, Verrechnungstatbestände oder besondere Vorteile, kommen zusätzliche Belege dazu, zum Beispiel Sacheinlageverträge, Gründungsbericht und Prüfungsbestätigung (Art. 43 Abs. 3 HRegV).
Bei der GmbH verlangt die Handelsregisterverordnung ebenfalls die öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt, die Statuten, je nach Organisation Annahmeerklärungen der Geschäftsführerinnen und Geschäftsführer, gegebenenfalls eine Annahmeerklärung der Revisionsstelle, Beschlüsse zur Regelung des Vorsitzes oder zu Zeichnungsberechtigungen sowie bei Bareinlagen eine Bankbescheinigung (Art. 71 Abs. 1 HRegV). Auch bei der GmbH können bei Sacheinlagen, Verrechnungstatbeständen oder besonderen Vorteilen zusätzliche Unterlagen nötig werden (Art. 71 Abs. 3 HRegV).
In einer einfachen Bargründung brauchst du typischerweise Statuten, Angaben zu Firma, Sitz und Zweck, Angaben zu Gesellschaftern oder Aktionären, Angaben zu Geschäftsführung oder Verwaltungsrat, Ausweisdokumente, die Kapitaleinzahlungsbestätigung der Bank und die Erklärungen rund um Revisionsstelle oder Revisionsverzicht. Wenn ein Domizil bei einer Drittperson verwendet wird, braucht es ausserdem eine Domizilhaltererklärung.
Wie läuft der Notartermin ab?
Der Ablauf ist bei vielen Gründungen ähnlich. Vor dem Termin werden die Gründungsdokumente vorbereitet, die Firma und der Sitz definiert, die Statuten erstellt, die Organe bestimmt und das Kapital auf ein Kapitaleinzahlungskonto einbezahlt. Anschliessend stellt die Bank eine Bestätigung aus, dass die Einlage hinterlegt ist.
Beim Notartermin prüfen Notarin oder Notar die Identität der anwesenden Personen und gehen die Gründungsdokumente durch. Danach wird der Errichtungsakt öffentlich beurkundet. Die Gründerinnen und Gründer erklären formell, dass sie die Gesellschaft gründen wollen, dass die Statuten festgelegt sind und dass die Aktien oder Stammanteile gezeichnet werden.
Bei der AG zeichnen die Gründerinnen und Gründer die Aktien und stellen unter anderem fest, dass sämtliche Aktien gültig gezeichnet sind, die versprochenen Einlagen dem gesamten Ausgabebetrag entsprechen und die Anforderungen an die geleisteten Einlagen erfüllt sind (Art. 629 Abs. 2 OR). Bei der GmbH zeichnen sie die Stammanteile und treffen entsprechende Feststellungen zu Einlagen, statutarischen Pflichten und besonderen Tatbeständen (Art. 777 Abs. 2 OR).
Nach der Beurkundung werden die Unterlagen beim zuständigen Handelsregisteramt eingereicht. Erst mit dem Eintrag im Handelsregister ist die GmbH oder AG als juristische Person entstanden. Das Handelsregister prüft die Anmeldung und nimmt danach die Eintragung vor. Die Dauer hängt vom Kanton, von der Auslastung des Handelsregisteramts und von der Qualität der eingereichten Unterlagen ab.
Was kostet der Notar bei der Firmengründung?
Die Kosten für den Notar bei der Firmengründung hängen stark vom Kanton, von der Rechtsform und von der Komplexität der Gründung ab. Bei einer einfachen GmbH- oder AG-Bargründung sind die Kosten meist deutlich tiefer als bei einer Gründung mit Sacheinlagen, speziellen Statuten oder umfangreicher Beratung.
Als grobe Orientierung musst du bei einer GmbH oder AG mit mehreren Kostenblöcken rechnen. Erstens fällt das Kapital an. Bei der GmbH beträgt das Stammkapital mindestens CHF 20'000 (Art. 773 Abs. 1 OR). Bei der AG beträgt das Aktienkapital mindestens CHF 100'000 (Art. 621 Abs. 1 OR). Bei der Errichtung einer AG müssen Einlagen von mindestens CHF 50'000 geleistet sein (Art. 632 Abs. 2 OR).
Zweitens entstehen Notariatskosten. Die offizielle KMU-Information des Bundes nennt für die GmbH als Orientierung Notariatskosten für Gründungsakten von etwa CHF 700 bis CHF 2'000. In der Praxis kann es je nach Kanton und Fall auch darunter oder darüber liegen. Besonders bei Sacheinlagen, komplexen Statuten oder zusätzlichem Beratungsbedarf steigen die Kosten.
Drittens kommen Handelsregistergebühren hinzu. Nach der Gebührenverordnung richten sich die Gebühren nach den Ansätzen im Anhang (Art. 3 Abs. 1 GebV-HReg). Die offizielle KMU-Übersicht des Bundes nennt für die Neueintragung einer AG oder GmbH eine Grundgebühr von CHF 420. Zusätzlich können beispielsweise CHF 20 pro Zeichnungsberechtigung und CHF 20 pro eingetragene Funktion anfallen. Bei besonderem Umfang, besonderer Schwierigkeit oder Dringlichkeit sind Zuschläge möglich (Art. 3 Abs. 3 GebV-HReg).
Als sehr grobe Gesamtorientierung liegen die externen Gründungskosten einer einfachen GmbH oder AG häufig im Bereich von rund CHF 1'000 bis CHF 3'000, ohne das einzuzahlende Kapital. Darin können je nach Anbieter und Kanton Notariat, Handelsregister, Beglaubigungen und Dokumentenerstellung enthalten sein. Wer zusätzlich individuelle Beratung, komplexe Statuten oder Sacheinlagen benötigt, sollte mehr Budget einplanen.
Warum lohnt sich eine gute Vorbereitung?
Eine gute Vorbereitung spart beim Notar Zeit, Kosten und Rückfragen des Handelsregisteramts. Viele Verzögerungen entstehen nicht beim eigentlichen Notartermin, sondern durch unvollständige Angaben, fehlende Annahmeerklärungen, unklare Zeichnungsberechtigungen oder Statuten, die nicht sauber zur geplanten Organisation passen.
Besonders wichtig ist, dass Firma, Sitz, Zweck, Kapital, Beteiligungsverhältnisse und Organe vor dem Termin feststehen. Bei der GmbH sollte klar sein, wer wie viele Stammanteile übernimmt. Bei der AG muss feststehen, wie viele Aktien ausgegeben werden, welchen Nennwert sie haben und welche Personen in den Verwaltungsrat gewählt werden.
Wenn du beim Thema Gründung Unterstützung benötigst, hilft dir Jurata jederzeit gerne weiter. Dank Partnerschaften mit Notaren ist Jurata in der Lage, den Prozess deutlich günstiger anzubieten: Eine Firmengründung ist bereits ab CHF 100 möglich – und das inklusive der Kosten für die Beurkundung beim Notar.
Häufige Fragen zum Notar bei der Firmengründung
Kann ich eine GmbH ohne Notar gründen?
Nein. Eine GmbH kann in der Schweiz nicht ohne öffentliche Beurkundung gegründet werden. Die Gründerinnen und Gründer müssen in öffentlicher Urkunde erklären, dass sie eine GmbH gründen, die Statuten festlegen und die Organe bestellen (Art. 777 Abs. 1 OR).
Entsteht die Firma bereits beim Notartermin?
Nein. Der Notartermin ist notwendig, aber die GmbH oder AG entsteht als juristische Person erst mit dem Handelsregistereintrag. Für die AG ergibt sich das aus Art. 643 Abs. 1 OR, für die GmbH aus Art. 779 Abs. 1 OR.
Muss ich persönlich beim Notar erscheinen?
In vielen Gründungen erscheinen die Gründerinnen und Gründer persönlich oder lassen sich gültig vertreten. Entscheidend ist, dass die Urkundsperson die erforderlichen Erklärungen korrekt beurkunden kann und die notwendigen Vollmachten und Identitätsnachweise vorliegen.
Warum unterscheiden sich die Notarkosten je nach Kanton?
Notariatsgebühren und die Organisation des Notariats sind kantonal geprägt. Deshalb können die Kosten je nach Kanton, Notariat und Aufwand unterschiedlich ausfallen. Zusätzlich beeinflussen Komplexität, Sacheinlagen, besondere Statuten und zusätzlicher Beratungsbedarf den Preis.
Fazit
Der Notar ist bei der Firmengründung einer GmbH oder AG kein optionaler Dienstleister, sondern Teil des gesetzlich vorgeschriebenen Gründungsprozesses. Er beurkundet den Errichtungsakt, prüft zentrale Unterlagen und schafft damit die Grundlage für den Handelsregistereintrag.
Für Gründerinnen und Gründer bedeutet das: Plane den Notartermin frühzeitig ein, bereite die Unterlagen sauber vor und rechne neben dem Kapital auch mit Notariats- und Handelsregisterkosten. Je klarer Firma, Sitz, Zweck, Kapital, Beteiligungsverhältnisse und Organe vorab definiert sind, desto schneller und reibungsloser läuft die Gründung.
